DocumentatieAEM GuidesDocumentatie voor AEM Guides

Documentstatussen configureren id181GB0400UI

Last update: Mon May 05 2025 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Gemaakt voor:

  • Ervaren
  • Beheerder

Met AEM Guides kunt u de documentstatussen voor uw DITA-onderwerpen definiëren volgens de vereisten van uw organisatie. U kunt verschillende statussen van het document definiëren, van het begin tot het einde. De eerste status kan bijvoorbeeld Concept zijn en naar Revisie, Goedgekeurd, Vertaald en tot slot naar Gepubliceerd worden verplaatst.

Er zijn twee manieren waarin een onderwerp van één staat aan een ander-hand en automatisch kan overgaan. De documentstatussen die in een profiel zijn gedefinieerd, kunnen worden gebruikt voor het handmatig wijzigen van de documentstatus. Dit kan van de pagina van Eigenschappen van een onderwerpdossier worden gedaan. U kunt ook bepalen wie het document van het ene naar het andere frame kan verplaatsen. Een auteur kan bijvoorbeeld een document maken en de standaardstatus van het document kan Concept zijn. Wanneer de auteur het document ter controle verzendt, kan hij de documentstatus wijzigen in In-Review. De controleur kan de documentstatus wijzigen in Goedgekeurd of in Concept op basis van het revisieproces. Als het document is goedgekeurd, kan de uitgever de documentstatus wijzigen in Vertaald of Gepubliceerd, afhankelijk van de workflow.

NOTE
Als een gebruiker tot de beheerders groep behoort, kan de gebruiker de staat van een document van om het even welke staat veranderen ongeacht de overgangen van de documentstaat die in het systeem worden bepaald.

Een documentstatus maken

AEM Guides wordt geleverd met een set standaardstatussen van documenten. Deze staten zijn:

  • Concept
  • Bewerken
  • Evaluatieversie
  • Goedgekeurd
  • Bekeken
  • Gereed

Deze standaardstaten zijn beschikbaar aan alle onderwerpen DITA die onder DAM worden gecreeerd. U kunt uw eigen documentstaten maken en deze toewijzen aan een specifieke map. Alle DITA-bestanden die in die map worden gemaakt, hebben vervolgens toegang tot de nieuwe documentstatussen.

Voer de volgende stappen uit om documentstatussen te maken met behulp van het mapprofiel:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Assets States wordt weergegeven. Standaard wordt op de pagina een standaardprofiel weergegeven.

  4. Klik creëren Profiel en ga de volgende details in:

    • Voer in het veld Profiel de naam voor het profiel in.

    • Geef het pad op waarop u het nieuwe profiel wilt toepassen.

    • Specificeer de staten van het document in de Toegestane Staten onder Staten. De standaarddocumentstatussen zijn Concept, Bewerken, In-Review, Goedgekeurd en Gereed.-

      Klik toevoegen knoop om een documentstaat toe te voegen.

      • Klik op het pictogram Verwijderen om een documentstatus te verwijderen.
      note note
      NOTE
      Verwijder geen documentstatus als de documenten zich nog in die status bevinden. Als u een documentstaat schrapt, zult u niet de documentstaat van dergelijke documenten kunnen veranderen tenzij u tot de beheerder gebruikersgroep behoort.

    • Specificeer de beginstaat van het document in de Staat van het Begin.

    • Specificeer de eindstaat van het document in de Staat van het Eind.

    • Specificeer de staatsovergang van het document in van en aan onder Overgang van de Staat.

      • Specificeer de gebruikers en gebruikersgroepen die de documentstaat in Groepen kunnen veranderen.

      • Klik toevoegen knoop om een staatsovergang toe te voegen.

      • Klik op het pictogram Verwijderen om een frameovergang te verwijderen.

      note note
      NOTE
      Verwijder een statusovergang niet als de documenten nog steeds de status From hebben. Als u een staatsovergang schrapt, zult u niet de documentstaat van dergelijke documenten kunnen veranderen tenzij u tot de beheerder gebruikersgroep behoort.

  5. Klik Gedaan.

Een kopie van een documentstatusprofiel maken

Afhankelijk van uw vereiste kunt u een kopie van een bestaand documentstatusprofiel maken. U kunt de kopie gebruiken als basis voor het maken van een ander documentprofiel.

Voer de volgende stappen uit om een kopie van een documentstatusprofiel te maken:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Assets States wordt weergegeven.

  4. Selecteer het profiel van de documentstaat dat u wilt dupliceren en klikken dupliceert Profiel.

  5. Breng vereiste veranderingen aan en klik Gedaan.

Een documentstatus of statusovergang verwijderen

NOTE
Verwijder een documentstatus of statusovergang niet als de documenten zich nog in de status of in een statusovergang bevinden. Als u een staat of staatsovergang schrapt, zult u niet de documentstaat van dergelijke documenten kunnen veranderen tenzij u tot de beheerder gebruikersgroep behoort.

Voer de volgende stappen uit om een documentstatus of statusovergang te verwijderen uit een documentstatusprofiel:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Assets States wordt weergegeven.

  4. Selecteer het profiel van de documentstaat van waar u de documentstaat wilt schrappen en klikken geeft Profiel uit.

  5. Schrap de documentstaat of staatsovergang en klik Gedaan.

Een documentstatusprofiel verwijderen

Voer de volgende stappen uit om een documentstatusprofiel te verwijderen:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Assets States wordt weergegeven.

  4. Selecteer het profiel van de documentstaat dat u wilt schrappen en Profiel van de Schrapping klikken.

De documentstatuswijziging automatiseren

Als u de documentstatus niet handmatig wilt wijzigen, kunt u een workflow maken en de wijziging van de documentstatus automatiseren.

NOTE
Geautomatiseerde workflows moeten in overeenstemming zijn met de documentstatussen en overgangen die in de configuratie zijn gedefinieerd. Het systeem voert geen controles uit op statuswijzigingen die via geautomatiseerde workflows zijn uitgevoerd.

Voer de volgende stappen uit om de documentstatuswijziging te automatiseren:

  1. Open de werkstroompagina via de URL van de AEM server.

    <AEM_Server_URL>:<port>/workflow

  2. Open een workflow op de pagina met workflows. Bijvoorbeeld Revisieonderwerp.

  3. Selecteer Stap van het Proces van de 3} sectie van het Werkschema {van de AEM dialoog en belemmering-daling op het werkschema.

  4. Dubbelklik het proces en open de dialoog van de Eigenschappen van de Stap.

  5. Ga de volgende details in het Proces lusje van de dialoog in en klik O.K.:

    • Selecteer Vastgestelde de Staat van het Document voor om het even welke activa van DAM van het drop-down Proces.

    • Schakel het selectievakje Handler Advance in.

    • Ga de naam van de documentstaat in het de tekstvakje van Argumenten in.

      note note
      NOTE
      Zorg ervoor dat u de juiste documentstatus invoert in het tekstvak Argument. Als u een verkeerde naam opgeeft, wordt de verkeerde documentstatus ingesteld.

  6. Klik sparen om het werkschema te bewaren.

Goedkeuringswerkstroom inschakelen

AEM Guides biedt een workflow voor documentgoedkeuring waarmee u de levenscyclus van het ontwikkelingsproces van uw document kunt bepalen. Voer de volgende stappen uit om de goedkeuringswerkstroom in te schakelen:

  1. Meld u aan bij AEM en open de modus CRXDE Lite.

  2. Navigeer naar het standaardconfiguratiebestand dat beschikbaar is op de volgende locatie:

    /libs/fmdita/clientlibs/clientlibs/xmleditor/ui_config.json

  3. Maak een kopie van het standaardconfiguratiebestand op de volgende locatie:

    /apps/fmdita/xmleditor/ui_config.json

  4. Navigeer naar het ui_config.json -bestand in het knooppunt apps en open het voor bewerking.

  5. In het ui_config.json dossier, laat de eigenschap van het goedkeuringswerkschema door de eigenschappen sectie te veranderen zoals hieronder getoond:

    code language-json 
    "features":
{
   "approvalWorkflow":  true
}
recommendation-more-help
11125c99-e1a1-4369-b5d7-fb3098b9b178