Documentstatussen configureren

Laatst bijgewerkt: 5 mei 2025

Gemaakt voor:

  • Ervaren
  • Beheerder

Met AEM Guides kunt u de documentstatussen voor uw DITA-onderwerpen definiëren volgens de vereisten van uw organisatie. U kunt verschillende statussen van het document definiëren, van het begin tot het einde. De eerste status kan bijvoorbeeld Concept zijn en naar Revisie, Goedgekeurd, Vertaald en tot slot naar Gepubliceerd worden verplaatst.

Er zijn twee manieren waarop een onderwerp van één staat aan een andere kan overgaan - handboek en automatisch. De documentstatussen die in een profiel zijn gedefinieerd, kunnen worden gebruikt voor het handmatig wijzigen van de documentstatus. Dit kan van de pagina van Eigenschappen van een onderwerpdossier worden gedaan. U kunt ook bepalen wie het document van het ene naar het andere frame kan verplaatsen. Een auteur kan bijvoorbeeld een document maken en de standaardstatus van het document kan Concept zijn. Wanneer de auteur het document ter controle verzendt, kan hij de documentstatus wijzigen in In-Review. De controleur kan de documentstatus wijzigen in Goedgekeurd of in Concept op basis van het revisieproces. Als het document is goedgekeurd, kan de uitgever de documentstatus wijzigen in Vertaald of Gepubliceerd, afhankelijk van de workflow.

OPMERKING
Als een gebruiker tot de beheerders groep behoort, kan de gebruiker de staat van een document van om het even welke staat veranderen ongeacht de overgangen van de documentstaat die in het systeem worden bepaald.

Een documentstatus maken

AEM Guides wordt geleverd met een set standaardstatussen van documenten. Deze staten zijn:

  • Concept
  • Bewerken
  • Evaluatieversie
  • Goedgekeurd
  • Bekeken
  • Gereed

Deze standaardstaten zijn beschikbaar aan alle onderwerpen DITA die onder DAM worden gecreeerd. U kunt uw eigen documentstaten maken en deze toewijzen aan een specifieke map. Alle DITA-bestanden die in die map worden gemaakt, hebben vervolgens toegang tot de nieuwe documentstatussen.

Voer de volgende stappen uit om documentstatussen te maken met behulp van het mapprofiel:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Assets States wordt weergegeven. Standaard wordt op de pagina een standaardprofiel weergegeven.

  4. Klik creëren Profiel en ga de volgende details in:

    • Voer in het veld Profiel de naam voor het profiel in.

    • Geef het pad op waarop u het nieuwe profiel wilt toepassen.

    • Specificeer de staten van het document in de Toegestane Staten onder Staten. De standaarddocumentstatussen zijn Concept, Bewerken, In-Review, Goedgekeurd en Gereed.-

      Klik toevoegen knoop om een documentstaat toe te voegen.

      • Klik op het pictogram Verwijderen om een documentstatus te verwijderen.
      OPMERKING
      Verwijder geen documentstatus als de documenten zich nog in die status bevinden. Als u een documentstaat schrapt, zult u niet de documentstaat van dergelijke documenten kunnen veranderen tenzij u tot de beheerder gebruikersgroep behoort.

    • Specificeer de beginstaat van het document in de Staat van het Begin.

    • Specificeer de eindstaat van het document in de Staat van het Eind.

    • Specificeer de staatsovergang van het document in van en aan onder Overgang van de Staat.

      • Specificeer de gebruikers en gebruikersgroepen die de documentstaat in Groepen kunnen veranderen.

      • Klik toevoegen knoop om een staatsovergang toe te voegen.

      • Klik op het pictogram Verwijderen om een frameovergang te verwijderen.

      OPMERKING
      Verwijder een statusovergang niet als de documenten nog steeds de status From hebben. Als u een staatsovergang schrapt, zult u niet de documentstaat van dergelijke documenten kunnen veranderen tenzij u tot de beheerder gebruikersgroep behoort.

  5. Klik Gedaan.

Een kopie van een documentstatusprofiel maken

Afhankelijk van uw vereiste kunt u een kopie van een bestaand documentstatusprofiel maken. U kunt de kopie gebruiken als basis voor het maken van een ander documentprofiel.

Voer de volgende stappen uit om een kopie van een documentstatusprofiel te maken:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Assets States wordt weergegeven.

  4. Selecteer het profiel van de documentstaat dat u wilt dupliceren en klikken dupliceert Profiel.

  5. Breng vereiste veranderingen aan en klik Gedaan.

Een documentstatus of statusovergang verwijderen

OPMERKING
Verwijder een documentstatus of statusovergang niet als de documenten zich nog in de status of in een statusovergang bevinden. Als u een staat of staatsovergang schrapt, zult u niet de documentstaat van dergelijke documenten kunnen veranderen tenzij u tot de beheerder gebruikersgroep behoort.

Voer de volgende stappen uit om een documentstatus of statusovergang te verwijderen uit een documentstatusprofiel:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Assets States wordt weergegeven.

  4. Selecteer het profiel van de documentstaat van waar u de documentstaat wilt schrappen en klikken geeft Profiel uit.

  5. Schrap de documentstaat of staatsovergang en klik Gedaan.

Een documentstatusprofiel verwijderen

Voer de volgende stappen uit om een documentstatusprofiel te verwijderen:

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Gidsen van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel van de Staten van het 0} Document {.

    De pagina Assets States wordt weergegeven.

  4. Selecteer het profiel van de documentstaat dat u wilt schrappen en Profiel van de Schrapping klikken.

De documentstatuswijziging automatiseren

Als u de documentstatus niet handmatig wilt wijzigen, kunt u een workflow maken en de wijziging van de documentstatus automatiseren.

OPMERKING
Geautomatiseerde workflows moeten in overeenstemming zijn met de documentstatussen en overgangen die in de configuratie zijn gedefinieerd. Het systeem voert geen controles uit op statuswijzigingen die via geautomatiseerde workflows zijn uitgevoerd.

  1. Klik op de verbinding van Adobe Experience Manager bij de bovenkant en kies Hulpmiddelen.

  2. Selecteer Werkschema van de lijst van hulpmiddelen.

  3. Klik op de tegel van 0} Modellen {.

  4. Selecteer de relevante workflow, Lees de onderwerpen van de revisie.

  5. Klik uitgeven.

    De workflow wordt geopend op een nieuw tabblad.

  6. Klik uitgeven \ (top-right ).

  7. Open Stappen browser; het gebruiken Knevel Zijpaneel, bij de verre linkerzijde van de hoogste toolbar

  8. Sleep de gewenste stap naar de gewenste locatie in het model.

  9. Klik de nieuwe stap u in het werkschemamodel toevoegde en selecteert vormt van de componententoolbar

  10. Open het Proces lusje.

  11. In de drop-down lijst van het Proces, uitgezochte plaats de Staat van het Document voor Om het even welk element DAM.

  12. Selecteer de optie van de vooruitgang van de 0} Handler {.

  13. In het de tekstvakje van Argumenten, ga een documentstaat in waarnaar u van het geselecteerde werkschema wilt overgaan.

    OPMERKING
    Zorg ervoor dat u de juiste documentstatus invoert in het tekstvak Argumenten. Als u een onjuiste waarde opgeeft, wordt de status van het document onjuist.

  14. Bevestig de verandering met sparen & sluit.