Juridische contracten beheren

Met digitalisering komen er uitdagingen. Vandaag, hebben de meeste organisaties vele soorten juridische contracten dat ze moeten maken, bewerken, goedkeuren en hebben ondertekend door verschillende partijen. Deze juridische contracten vereisen vaak unieke aanpassingen en branding. Organisaties moeten ze mogelijk ook opslaan in een beveiligde indeling nadat ze zijn ondertekend om ze veilig te houden. Om al deze dingen te doen, hebben ze een krachtige oplossing voor het genereren en beheren van documenten nodig.

Veel oplossingen bieden de mogelijkheid om documenten te genereren, maar kunnen geen gegevensinvoer en voorwaardelijke logica aanpassen, zoals clausules die alleen van toepassing zijn op specifieke scenario's. Het handmatig bijwerken van de juridische sjablonen van een bedrijf is lastig en vatbaar voor fouten omdat deze documenten steeds uitgebreider worden. De noodzaak om deze processen te automatiseren is aanzienlijk.

Wat je kunt leren

In deze praktische zelfstudie verkent u de functies van Adobe Acrobat Services API's in het genereren van aangepaste invoervelden in documenten. Ga ook na hoe u deze gegenereerde documenten eenvoudig kunt converteren naar een beveiligde, draagbare documentindeling (PDF) om gegevensmanipulatie te voorkomen.

Deze zelfstudie omvat een beetje programmeren bij het verkennen van de conversie van contracten naar PDF. Om effectief mee te gaan, Microsoft Word en Node.js moet op uw pc zijn geïnstalleerd. Een basisbegrip van Node.js en ES6-syntaxis wordt aanbevolen.

Relevante API's en bronnen

Een sjabloondocument maken

U kunt juridische documenten maken met de toepassing Microsoft Word of door Adobe te downloaden voorbeeldsjablonen van Word. Toch is het niet eenvoudig om invoer aan te passen en deze documenten digitaal te ondertekenen zonder gebruik te maken van handige tools zoals Invoegtoepassing Adobe-documentgeneratietag voor Microsoft Word.

Tagger voor het genereren van documenten is een Microsoft Word-invoegtoepassing waarmee u documenten naadloos kunt aanpassen met behulp van codes. Hiermee kunt u dynamische velden in documentsjablonen maken die dynamisch worden gevuld met JSON-gegevens.

Als u het gebruik van Document Generation Tagger wilt illustreren, installeert u deze invoegtoepassing en maakt u vervolgens een JSON-gegevensmodel dat wordt gebruikt voor het coderen van een eenvoudig juridisch contractdocument.

Generatietag document in Word installeren door op de knop Invoegen in de groep Add-ins klikt u op Mijn invoegtoepassingen. Zoek in het menu Office Add-ins naar "Document Generation Adobe" en klik vervolgens op Toevoegen en volg het proces. U kunt deze stappen zien in de bovenstaande schermvastlegging.

Nadat u de invoegtoepassing Document Generation Tagger voor Word hebt geïnstalleerd, maakt u een eenvoudig JSON-gegevensmodel om het juridische document te coderen.

Als u verder wilt gaan, opent u een gewenste editor, maakt u een bestand met de naam Agreement.json en plakt u het codefragment hieronder in het JSON-bestand dat u hebt gemaakt.

{
"Agreement": {
"Date": "1/24/2021",
"Prime Contractor Name": "Ogbonna Vitalis Corp",
"Prime State": "Lagos",
"Address": "Maryland Ave, Lagos State, Ng",
"Sub Contractor Name": "Vivvaa Soln",
"Sub Contractor State": "California",
"Sub Contractor Address": "Molusi Avenue, Dallas Texas, CA",
"Agreement Date": "1/24/2021",
"Length": 5
}
}

Nadat u dit JSON-document hebt opgeslagen, importeert u het in de invoegtoepassing Tagger voor documentgeneratie. Importeer het document door op Documenten genereren in de Adobe-groep rechtsboven in het Word-scherm, zoals weergegeven in het onderstaande scherm.

Hiermee wordt een video weergegeven om u te begeleiden. U kunt het bekijken of direct naar het etiketgebied gaan door te klikken Aan de slag. Na het klikken Aan de slag verschijnt er een uploadformulier. Klikken JSON-bestand uploaden en selecteer het JSON-bestand dat u zojuist hebt gemaakt. Wanneer het importeren is voltooid, klikt u Label genereren om de tags te genereren.

Nadat u tags hebt geïmporteerd en gegenereerd, kunt u deze tags aan uw document toevoegen. Plaats de cursor op de plaats waar u de tag wilt invoegen om de tags toe te voegen. Selecteer vervolgens een tag uit de API voor documentgeneratie en klik op Tekst invoegen. Deze procedure wordt beschreven in de onderstaande schermvastlegging.

Naast de basiscodes die zijn gemaakt met behulp van het geïmporteerde JSON-gegevensmodel, kunt u ook geavanceerde functies gebruiken voor meer opties zoals afbeeldingen, voorwaardelijke logica, berekeningen, herhalende elementen en voorwaardelijke woordgroepen. U hebt toegang tot deze functies door op Gedeeld in het deelvenster Tags voor het genereren van documenten. U kunt dit zien in de schermvastlegging hieronder.

Deze geavanceerde functies verschillen niet van de basiscodes. Als u voorwaardelijke logica wilt opnemen, selecteert u het deel van het document dat u wilt invullen. Configureer vervolgens de regel die de invoeging van de tag bepaalt.

Ter illustratie, bijvoorbeeld in de overeenkomst, is er een sectie die u wilt opnemen, alleen voorwaardelijk. Selecteer in het veld Inhoudstype selecteren de optie Sectie. Selecteer in het veld Records selecteren de optie die bepaalt of de voorwaardelijke sectie wordt weergegeven. Selecteer de gewenste voorwaardelijke operator en stel de waarde in waarop u wilt testen in het veld Waarde. Klik vervolgens op Voorwaarde invoegen. De schermvastlegging hieronder illustreert dit proces.

Selecteer voor berekeningen de optie Rekenkundig of Aggregatie en neem vervolgens de relevante eerste record, operator en de tweede record op op op basis van de beschikbare sjabloontags. Klik vervolgens op Berekening invoegen.

Ook juridische contracten vereisen vaak handtekeningen van de betrokken partijen. U kunt een e-handtekening invoegen met behulp van Adobe Sign-tekstcodes die zich direct onder de sectie Numerieke berekeningen bevinden. Als u de e-handtekening wilt opnemen, moet u het aantal ontvangers opgeven en Ondertekenaar en het veldtype uit de vervolgkeuzelijsten. Klik op Adobe Sign-teksttag invoegen om het proces af te ronden.

Sla juridische documenten op in een beveiligde indeling om de gegevensintegriteit te waarborgen. Met Acrobat Services API's kunt u documenten snel omzetten in de PDF-indeling. U kunt een eenvoudige express Node.js-toepassing maken, hierin de API voor het genereren van documenten integreren en met deze eenvoudige toepassing uw gecodeerde document omzetten van Word naar PDF-indeling.

Projectinstelling

Eerst stelt u de mapstructuur in voor de toepassing Node.js. In dit voorbeeld roept u deze eenvoudige toepassing AdobeLegalContractAPI aan. U kunt de broncode ophalen hier.

Directorystructuur

Maak een map met de naam AdobeLegalContractAPI en open deze in een editor naar keuze. Maak een basistoepassing van Node.js met de npm init gebruiken met behulp van de onderstaande mapstructuur:

###Directory Structure
AdobeLegalContractAPI
-----config
----------default.json
-----controllers
----------createPDFController.js
----------previewController.js
-----models
----------document.js
-----routes
----------web.js
-----services
-----------upload.js
-----uploads
-----views
-----index.js

Hierboven vindt u een eenvoudige Node.js-toepassingsstructuur voor uw toepassing. Ga nu verder met de installatie van de benodigde npm-pakketten.

Pakketinstallatie

Installeer de vereiste pakketten met de npm-installatieopdracht, zoals weergegeven in het codefragment hieronder:

npm install express body-parser morgan multer hbs path config mongoose

Nadat u de pakketten hebt geïnstalleerd, controleert u of de inhoud van het bestand package.json overeenkomt met het codefragment hieronder:

###package.json
{
"name": "adobelegalcontractapi",
"version": "1.0.0",
"description": "",
"main": "index.js",
"directories": {
"test": "test"
},
"dependencies": {
"body-parser": "^1.19.0",
"config": "^3.3.6",
"express": "^4.17.1",
"hbs": "^4.1.1",
"mongoose": "^5.12.1",
"morgan": "^1.10.0",
"multer": "^1.4.2",
"path": "^0.12.7"
},
"devDependencies": {},
"scripts": {
"start": "node index.js"
},
"repository": {
"type": "git",
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts.git"
},
"author": "Ogbonna Vitalis",
"license": "ISC",
"bugs": {
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts/issues"
},
"homepage": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts#readme"
}

In deze codefragmenten, installeerde u de toepassingsgebiedsdelen, met inbegrip van de de sjabloonmotor van Handlebars voor de mening.

In deze zelfstudie is het gebruik van Acrobat Services API's om documenten om te zetten in PDF. Er is dus geen stapsgewijs proces voor het bouwen van deze Node.js-toepassing. U kunt echter wel de volledige toepassingscode van Node.js ophalen op GitHub.

Integreren Adobe Acrobat Services API's in een Node.js-toepassing

Adobe Acrobat Services API's zijn cloudgebaseerde, betrouwbare services die zijn ontworpen voor een naadloze bewerking van documenten. Het biedt drie API's:

U hebt referenties nodig om te gebruiken Acrobat Services API's (anders dan uw PDF Embed API-referenties). Als u geen geldige gegevens hebt, registreren en voltooi de workflow zoals wordt geïllustreerd in de onderstaande schermvastlegging. Geniet van gratis proefversie van zes maanden, dan betaal-als-je-gaat, slechts USD 0,05 per documenttransactie.

Als het aanmeldingsproces is voltooid, wordt er automatisch een codevoorbeeld gedownload naar uw pc om u te helpen met starten. U kunt dit codevoorbeeld extraheren en er mee volgen. Vergeet niet de bestanden pdftools-api-credentials.json en private.key uit het geëxtraheerde codevoorbeeld te kopiëren naar de hoofdmap van het project Node.js. De referenties zijn vereist voordat u toegang kunt krijgen tot Acrobat Services API-eindpunten. U kunt ook SDK-voorbeelden downloaden met uw persoonlijke gegevens, zodat u de sleutel in de voorbeeldcode niet hoeft bij te werken.

Installeer nu de SDK van Adobe PDF Services Node door het npm install \--save @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk gebruiken in de hoofdmap van uw toepassing. Wanneer de installatie is voltooid, kunt u Acrobat Services API's voor het bewerken van documenten in uw toepassing.

Een PDF-document maken

Acrobat Services API's ondersteunen het maken van PDF uit Microsoft Office-documenten (Word, Excel en PowerPoint) en andere ondersteunde bestandsindelingen zoals .txt, .rtf, .bmp, .jpeg, gif, .tiff en .png. Je kunt eenvoudig juridische contracten van elke andere bestandsindeling converteren naar PDF met behulp van Acrobat Service API’s.

Met de API voor het genereren van Adobe-documenten kunt u converteren naar een Word-bestand of -PDF. U kunt bijvoorbeeld een Word-sjabloon gebruiken om een contract te genereren, waaronder een redliner om bewerkte tekst te markeren. Converteer het document vervolgens naar een PDF en gebruik de PDF Services-API om het document te beveiligen met een wachtwoord, het ter ondertekening te verzenden, en meer.

Als u het maken van PDF-documenten wilt implementeren op basis van de beschikbare ondersteunde bestandsindelingen, is er een formulier om een document te uploaden voor transformatie met Acrobat Services.

Het ontworpen uploadformulier wordt weergegeven in de schermvastlegging hieronder, en u hebt toegang tot de HTML- en CSS-bestanden op GitHub.

Voeg nu de volgende codefragmenten toe aan het bestand controllers /createPDFController.js. Met deze code wordt het geüploade document opgehaald en omgezet in PDF. Acrobat Services Hiermee worden het oorspronkelijke geüploade bestand en het getransformeerde bestand in verschillende mappen opgeslagen.

###controllers/createPDFController.js
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk');
const Document = require('../models/document');
/*
* GET / route to show the createPDF form.
*/
function createPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let response = req.query.response
res.render('index', { response })
}
/*
* POST /createPDF to create a new PDF File.
*/
function createPDFPost(req, res) {
let filePath = req.file.path;
let fileName = req.file.filename;
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials),
createPdfOperation = PDFToolsSdk.CreatePDF.Operation.createNew();
// Set operation input from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile(filePath);
createPdfOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
createPdfOperation.execute(executionContext)
.then(async(result) => {
let newFileName = `createPDFFromDOCX-${Math.random() * 171}.pdf`
let newFilePath = require('path').resolve('./') + `\\output\\${newFileName}`
await result.saveAsFile(`views/output/${newFileName}`)
//Creates a new document
let newDocument = new Document({
documentName: newFileName,
url: newFilePath
});
//Save it into the DB.
newDocument.save((err, docs) => {
if (err) {
res.send(err);
}
else {
res.redirect('/?response=PDF Successfully created')
}
});
})
.catch(err => {
if (err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
}
//export all the functions
module.exports = { createPDF, createPDFPost };

Voor het bovenstaande codefragment zijn het documentmodel en Acrobat Services Node SDK die u eerder hebt geïnstalleerd. Er zijn twee functies:

De functies slaan de getransformeerde PDF-documenten op in de map views/output, waar u ze kunt downloaden naar uw pc.

U kunt ook een voorvertoning van het getransformeerde PDF-bestand weergeven met de gratis PDF Embed-API. Met PDF Embed API kunt u Adobe-referenties genereren hier (anders dan uw Acrobat Services referenties) en registreer toegestane domeinen om de API te openen. Volg het proces en genereer PDF Embed API-referenties voor uw toepassing. U kunt ook de demonstratie bekijken hier, waarmee je eenvoudig codes kunt genereren om snel aan de slag te gaan.

Maak list.hbs- en preview.hbs-bestanden in de weergavemap van uw toepassing en plak het codefragment hieronder in respectievelijk de bestanden list.hbs en preview.hbs.

###views/list.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Legal Contract</title>
<!-- Meta tags -->
<meta charset="UTF-8">
<meta name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1.0">
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="ie=edge">
<!-- //Meta tags -->
<link
href=".min.css" rel="stylesheet" integrity="sha384-eOJMYsd53ii+scO/
bJGFsiCZc+5NDVN2yr8+0RDqr0Ql0h+rP48ckxlpbzKgwra6" crossorigin="anonymous">
<link rel="stylesheet" href="css/style.css" type="text/css"
media="all" /><!-- Style-CSS -->
<link href="css/font-awesome.css" rel="stylesheet" /><!--
font-awesome-icons -->
</head>
<body>
<section>
<div class="form-36-mian section-gap">
<div class="wrapper">
<div class="container">
<div class="row">
{{#each documents}}
<div class="col-md-4 mb-2">
<div class="card" style="width:
18rem;">
<img class="card-img-top"
src="./images/pdf.png"
alt="Card image cap">
<div class="card-body">
<h5
class="card-title">{{documentName}}</h5>
<a
href="/downloadPDF/{{_id}}" class="btn btn-primary"><i class="fa
fa-download" aria-hidden="true"></i> Download</a>
<a
href="/previewPDF/{{_id}}" class="btn btn-info"><i class="fa fa-eye"
aria-hidden="true"></i> Preview</a>
</div>
</div>
</div>
{{/each}}
</div>
</div>
<!-- copyright -->
<div class="copy-right">
<p>(c) 2021 Vitalis</p>
</div>
<!-- //copyright -->
</div>
</div>
</section>
</body>
</html>
###views/preview.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Acrobat Services PDF Embed API</title>
<meta charset="utf-8" />
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="IE=edge,chrome=1" />
<meta id="viewport" name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1" />
</head>
<body style="margin: 0px">
<input type="hidden" id="pdfDocumentName"
value={{document.documentName}} />
<input type="hidden" id="pdfDocumentUrl" value={{document.url}} />
<div id="adobe-dc-view"></div>
<script
src="https://documentcloud.adobe.com/view-sdk/main.js"></script>
<script type="text/javascript">
let pdfDocumentName =
document.getElementById("pdfDocumentName").value;
let pdfDocumentUrl =
document.getElementById("pdfDocumentUrl").value;
document.addEventListener("adobe_dc_view_sdk.ready", function
() {
var adobeDCView = new AdobeDC.View({ clientId:
"XXXXXXXXXXXXXXXX", divId: "adobe-dc-view" });
adobeDCView.previewFile({
content: { location: { url:
`http://localhost:5000/output/${pdfDocumentName}` } },
metaData: { fileName: pdfDocumentName }
}, {});
});
</script>
</body>
</html>

Maak ook een controller/previewController.js-bestand en plak de onderstaande codefragmenten in het bestand.

const Document = require('../models/document');
/*
* GET /listFiles route to show PDF file lists.
*/
async function listFiles(req, res) {
let documents = await Document.find({});
res.render('lists', { documents })
}
/*
* GET /previewPDF route to show PDF file in AdobeEmbedAPI.
*/
async function previewPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.render('preview', { document })
}
/*
* GET /downloadPDF To Download PDF Documents.
*/
async function downloadPDF(req, res) {
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.download(document.url);
}
//export all the functions
module.exports = {listFiles, previewPDF, downloadPDF };

Het controllerbestand hierboven bevat drie functies: listFiles, previewPDF en downloadPDF. De functie listFiles geeft een overzicht van alle PDF-bestanden die tot nu toe zijn gegenereerd met Acrobat Services API's. Met de functie previewPDF kunt u PDF-bestanden voorvertonen met de PDF Embed-API, terwijl u met de functie downloadPDF het gegenereerde PDF-bestand naar uw pc kunt downloaden. Hieronder ziet u een voorbeeld van de PDF-voorvertoning met de PDF Embed-API.

Samenvatting

In deze praktische zelfstudie hebt u een document gelabeld met gebruik van de invoegtoepassing Microsoft Word Tagger voor documentgeneratie. Vervolgens, geïntegreerd Acrobat Services API's zijn omgezet in een Node.js-toepassing en hebben een gecodeerd document omgezet in een downloadbare PDF-indeling, hoewel u het juridische contract ook rechtstreeks in PDF had kunnen maken. Tot slot hebt u de Adobe PDF Embed API gebruikt om een voorvertoning van de gegenereerde PDF te bekijken voor verificatie en ondertekening.

De voltooide toepassing maakt het veel eenvoudiger om tags toe te wijzen juridische contractsjablonen met dynamische velden, zet deze om in PDF, bekijk een voorvertoning ervan en onderteken ze met Acrobat Services API's. In plaats van tijd te besteden aan het creëren van een uniek contract, kan je team automatisch het juiste contract naar elke klant sturen en dan meer tijd besteden aan het kweken van je bedrijf.

Organisaties gebruiken Adobe Acrobat Services API's voor hun volledigheid en gebruiksgemak. Het beste is dat je kunt genieten van een gratis proefversie van zes maanden, dan betaal-als-je-gaat. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Bovendien is de API voor insluiten van PDF altijd gratis.

Wilt u de productiviteit verhogen door uw documentstroom te verbeteren? Aan de slag vandaag.