Facturen verwerken
Het is fantastisch als het bedrijfsleven bloeit, maar productiviteit lijdt als het tijd is om al die facturen voor te bereiden. Het handmatig genereren van facturen is tijdrovend, plus het risico dat er een fout optreedt, waardoor er mogelijk geld verloren gaat of een klant met een onjuist bedrag wordt geconfronteerd.
Denk van Danielle, bijvoorbeeld, werkend in de boekhoudingsafdelingvan een medisch leveringsbedrijf. Het is het einde van de maand, dus trekt ze informatie uit verschillende systemen, controleert de nauwkeurigheid ervan en maakt de facturen op. Na al dat werk is ze eindelijk klaar om de documenten te converteren naar PDF (zodat iedereen ze kan bekijken zonder specifieke software aan te schaffen) en om elke klant zijn persoonlijke factuur te sturen.
Zelfs als de maandelijkse facturering is voltooid, kan Danielle deze facturen gewoon niet ontlopen. Sommige klanten hebben niet-maandelijkse factureringscycli, dus ze maakt altijd een factuur voor iemand. Af en toe bewerkt een klant zijn factuur en betaalt hij de facturen. Danielle besteedt dan tijd aan het oplossen van problemen met deze facturen. In dit tempo moet ze een assistent aannemen om het hele werk bij te houden!
Wat Danielle nodig heeft, is een manier om snel en nauwkeurig facturen te genereren, zowel in batch aan het einde van de maand als ad hoc op andere momenten. Idealiter zou ze, als ze deze facturen kon beschermen tegen bewerkingen, zich geen zorgen hoeven te maken over het oplossen van problemen met niet-overeenkomende bedragen.
Wat je kunt leren
In deze praktische zelfstudie leert u hoe u met de API voor het genereren van Adoben documenten automatisch facturen kunt genereren, de PDF kunt beschermen met een wachtwoord en elke klant een factuur kunt sturen. Het enige wat nodig is, is een beetje kennis van Node.js, JavaScript, Express.js, HTML en CSS.
De volledige code voor dit project is beschikbaar op GitHub. U moet de openbare map instellen met uw sjabloon en de onbewerkte gegevensmappen. In productie moet u de gegevens ophalen van een externe API. U kunt ook deze gearchiveerde versie van de toepassing verkennen die de sjabloonbronnen bevat.
Relevante API's en bronnen
De gegevens voorbereiden
In deze zelfstudie wordt niet gekeken naar hoe de data uit je datawarehouse worden geïmporteerd. Je klantenbestellingen kunnen bestaan in een database, externe API of aangepaste software. Adobe Document Generation API verwacht een JSON-document met de factureringsgegevens, zoals informatie van je CRM (customer relationship management) of eCommerce-platform. In deze zelfstudie wordt ervan uitgegaan dat de gegevens al in JSON-indeling zijn opgeslagen.
Voor het gemak gebruikt u de volgende JSON-structuur voor facturering:
{
"customerName": "John Doe",
"customerEmail": "john-doe@example.com",
"order": [
{
"productId": 26,
"productTitle": "Bandages",
"price": 15.82
},
{
"productId": 54,
"productTitle": "Masks",
"price": 25
},
{
"productId": 76,
"productTitle": "Gloves",
"price": 7.59
}
]
}
Het JSON-document bevat zowel de klantgegevens als bestelgegevens. Met dit gestructureerde document kunt u uw factuur samenstellen en de elementen in PDF-indeling weergeven.
Een factuursjabloon maken
De Adobe-API voor het genereren van documenten verwacht dat een Microsoft Word-sjabloon en een JSON-document een dynamisch PDF- of Word-document maken. Creeer een malplaatje van Microsoft Word voor uw het factureren toepassing en gebruik de vrije Tagger van de Generatie van het Document toe:voegen-binnenom de malplaatjemarkeringen te produceren. Installeer de invoegtoepassing en open het tabblad in Microsoft Word.
Als u de JSON-inhoud in de invoegtoepassing hebt geplakt, zoals hierboven is weergegeven, klikt u op Codes genereren. Deze plug-in toont de indeling van uw object. In uw standaardsjabloon kunt u de naam en het e-mailadres van de klant gebruiken, maar de bestelgegevens worden niet weergegeven. De orderinformatie wordt later in deze zelfstudie besproken.
Begin in je Microsoft Word-document met het schrijven van de factuursjabloon. Laat de cursor op de plaats staan waar u dynamische gegevens moet invoegen en selecteer vervolgens de tag in het venster van de invoegtoepassing Adobe. Klik Tekst van het Tussenvoegsel zodat kan de Teller van de Generatie van het Document van de Adobe toe:voegen-binnen de markeringen produceren en opnemen. Voor personalisatie voegen we de naam en het e-mailadres van de klant in.
Ga nu naar de gegevens die veranderen met elke nieuwe factuur. Selecteer het Geavanceerde lusje van toe:voegen-binnen. Om de beschikbare opties te zien om een dynamische lijst te produceren die op de producten wordt gebaseerd een klant bevolen, klik Lijsten en Lijsten.
Selecteer Orde van eerste dropdown. Selecteer in de tweede vervolgkeuzelijst de kolommen voor deze tabel. Selecteer in deze zelfstudie alle drie kolommen voor het object dat de tabel moet renderen.
De API voor het genereren van documenten kan ook complexe bewerkingen uitvoeren, zoals het samenvoegen van elementen binnen een array. Op het Geavanceerde lusje, selecteer Numerieke Berekeningen, en op het lusje van de Samenvoeging, selecteer het gebied waar u de berekening wilt toepassen.
Klik de knoop van de Berekening van het Tussenvoegsel om deze markering op te nemen waar nodig binnen het document. De volgende tekst wordt nu weergegeven in uw Microsoft Word-bestand:
Dit factuurvoorbeeld bevat klantgegevens, de bestelde producten en het totale verschuldigde bedrag.
