Versnel je verkoopproces

Van whitepapers tot contracten en overeenkomsten, tijdens het aankooptraject zijn veel documenten nodig. Leer in deze zelfstudie hoe u Adobe Acrobat Services kan documentervaringen tijdens dit traject integreren om de verkoop te versnellen.

Overeenkomsten en verkooporders genereren op basis van gegevens

Verkoopovereenkomsten, contracten en andere documenten kunnen sterk variëren op basis van specifieke criteria. Een verkoopovereenkomst kan bijvoorbeeld alleen bepaalde voorwaarden bevatten die op een uniek criterium zijn gebaseerd, zoals in een bepaald land of een bepaalde staat, of bepaalde producten als onderdeel van de overeenkomst opnemen. Door deze documenten handmatig te maken of veel verschillende sjabloonvariaties te behouden, kunnen de juridische kosten voor het handmatig controleren van wijzigingen aanzienlijk toenemen.

Adobe-API voor documentgeneratie kunt u gegevens van uw CRM of ander gegevenssysteem gebruiken om verkoopdocumenten dynamisch te genereren op basis van die gegevens.

Referenties ophalen

Registreer eerst voor gratis Adobe PDF Services-gebruikersgegevens:

Uw gegevens

Als u gegevens uit een specifiek gegevenssysteem haalt, moet u die gegevens uitvoeren als JSON-gegevens of uw eigen schema genereren. In dit scenario wordt de volgende vooraf gemaakte set met voorbeeldgegevens gebruikt:

{
    "salesOrder": {
        "comment": "Make sure to call 555-555-1234 when you arrive. The front door is broken."
    },
    "company": {
        "name":"Home Services Co.",
        "address": {
            "city": "Homestead",
            "state": "NY",
            "zip": "14623",
            "streetAddress": "123 Demohome Street"
        }
    },
    "customer": {
        "address": {
            "city": "Seattle",
            "state": "WA",
            "zip": "98052",
            "streetAddress": "20341 Whitworth Institute 405 N. Whitworth"
        },
        "email": "mailto:jane-doe@xyz.edu",
        "jobTitle": "Professor",
        "name": "Jane Doe",
        "telephone": "(425) 123-4567",
        "url": "http://www.janedoe.com"
    },
    "tax": {
        "state":"WA",
        "rate": 0.08
    },
    "referencesOrder": [
        {
            "description": "Carpet Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 359.54
            },
            "orderedItem": {
                "description": "Carpet Cleaning Service"
            }
        },
        {
            "description": "Home Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 299.99
            },
            "orderedItem": {
                "description": "House Cleaning Service"
            }
        }
    ]
}

Basiscodes toevoegen aan uw document

Dit scenario gebruikt een document van de Orde van de Verkoop, dat kan downloaden hier.

Navigeer vervolgens naar het deelvenster Tags voor het genereren van documenten om codes in het document te plaatsen.

Herhaal deze handelingen voor enkele extra tags in het document, zoals STREET ADDRESS, CITY, STATE, ZIP enzovoort.

Een voorvertoning van het gegenereerde document bekijken

Direct in Microsoft Word kunt u een voorvertoning van het gegenereerde document weergeven op basis van de JSON-voorbeeldgegevens.

U kunt de labels in het document zien die zijn vervangen door de gegevens uit de oorspronkelijke voorbeeldgegevens.

Een tabel toevoegen aan een sjabloon

In dit volgende scenario voegt u een lijst met producten toe aan een tabel in het document.

Bewerk de tabel om deze aan te passen aan stijlen, grootten en andere parameters, net als elke andere tabel in Microsoft Word.

Numerieke berekening toevoegen

Met numerieke berekeningen kunt u sommen en andere berekeningen berekenen op basis van een verzameling gegevens, zoals een array. In dit scenario voegt u een veld toe om het subtotaal te berekenen.

Hierbij wordt een berekeningscode ingevoegd die de som van waarden bevat. U kunt geavanceerdere berekeningen maken met behulp van JSONata-berekeningen. Bijvoorbeeld:

Voorwaardelijke voorwaarden toevoegen

Met voorwaardelijke secties kunt u alleen een zin of alinea opnemen als aan een bepaalde voorwaarde is voldaan. In dit scenario wordt alleen een sectie opgenomen als deze overeenkomt met een bepaalde status.

De sectie California wordt alleen weergegeven in het gegenereerde document als customer.address.state = CA.

Selecteer vervolgens de sectie voor WASHINGTON PRIVACY-INSTRUCTIES en herhaal de bovenstaande stappen en vervang de waarde CA door WA.

Een dynamische afbeelding toevoegen

Met de API voor het genereren van documenten kunt u afbeeldingen dynamisch invoegen op basis van gegevens. Dit is handig wanneer u verschillende submerken hebt en logo's, portretafbeeldingen of afbeeldingen wilt wijzigen om ze relevanter te maken voor een bepaalde branche.

Afbeeldingen kunnen via een URL worden doorgegeven in de gegevens- of base64-inhoud. In dit voorbeeld wordt een URL gebruikt.

U wilt de afbeelding echter dynamisch instellen voor een afbeelding die zich al in de lay-out bevindt. Dat kunt u als volgt doen:

Bij dit proces wordt de afbeelding vervangen door een afbeelding in de logovariabele in de gegevens.

Tags toevoegen voor Acrobat Sign

Met Adobe Acrobat Sign kunt u elektronische handtekeningen vastleggen op uw documenten. Acrobat Sign biedt een eenvoudige manier om velden binnen de webinterface te slepen en neer te zetten, maar u kunt ook de plaatsing van handtekeningen en andere velden regelen met een tekstcode. Met Adobe Document Generation Tagger kunt u deze tekstlabelvelden eenvoudig plaatsen.

Er wordt een label in het document ingevoegd.

Acrobat Sign biedt verschillende andere typen velden die u kunt plaatsen, zoals datumvelden.

Uw overeenkomst genereren

U hebt uw document nu gelabeld en bent klaar om te gaan. In deze volgende sectie wordt besproken hoe u een document kunt genereren aan de hand van de API-voorbeelden voor het genereren van documenten voor Node.js, maar deze werken in alle talen.

Open de pdfservices-node-sdk-samples-master die is gedownload toen u uw referenties registreerde. De bestanden pdfservices-api-credentials.json en private.key moeten in deze bestanden worden opgenomen.

const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');
const fs = require('fs');
const path = require('path');

var dataFileName = path.join('resources', '<INSERT JSON FILE');
var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".pdf");
var inputFileName = path.join('resources', '<INSERT DOCX>');

//Loads credentials from the file that you created.
const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync(dataFileName),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);

// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile(inputFileName);
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile(outputFileName))
.catch(err => {
    if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
        || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    } else {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    }
});

Het uitvoerbestand moet zich in de /uitvoermap bevinden en het document moet correct zijn gegenereerd.

Meer opties

Nadat het document is gegenereerd, kunt u aanvullende acties uitvoeren, zoals:

Als u meer wilt weten over enkele andere beschikbare handelingen, bekijkt u de scripts in de map /src in de voorbeeldbestanden. U kunt ook meer leren door de documentatie van de verschillende handelingen te bekijken.

Aanvullende gebruiksscenario’s

Adobe Acrobat Services kan helpen bij het stroomlijnen van een groot aantal onderdelen van een verkoopcyclus met workflows voor digitale documenten:

Verder leren

Wil je meer leren? Bekijk enkele aanvullende manieren om te gebruiken Adobe Acrobat Services: