Adobe Workfront 성공을 위한 임원 안내서
디지털 시대에 업무를 혁신하는 것은 결코 쉽지 않습니다. 팀이 현재 프로세스와 미래 목표에 맞춰 Workfront 인스턴스를 맞춤화하는 핵심 작업에 집중하게 됩니다. 이때, 안내와 지원을 제공하면 팀이 성공할 수 있습니다. 바로 이 문서가 그 역할을 합니다.
일의 의미가 중요하다고 생각하시죠? 저희도 마찬가지입니다. 성공을 위한 여정에 저희를 신뢰해 주셔서 감사합니다.
다음 몇 페이지의 내용은 Workfront 도입을 결정하고 그 가치를 실현해야 하는 비즈니스 리더인 여러분을 위해 준비되었습니다. 일 관리 체계를 구축하는 여정의 첫걸음을 힘차게 내딛을 수 있도록 구체적인 안내와 조언을 제공합니다.
시작해 보겠습니다.
비전을 공유하십시오
성공적인 Adobe Workfront 도입에서 가장 중요한 역할 중 하나는 '왜'라는 이유를 전달하는 것입니다.
Workfront를 도입하기로 결정한 이유는 무엇입니까? 어떤 결과를 기대하고 있습니까?
팀이 주요 목표를 명확히 알면, 많은 구현 결정에 방향을 제시할 수 있으며, 이후에는 도입과 활용에도 영향을 줍니다.
메시지는 간단하게 유지하고 정기적으로 전달해야 합니다. Workfront 도입의 목표와 기대되는 결과, 개인별 이점, 그리고 이것이 단순히 본인뿐만 아니라 전체 조직에 왜 중요한지 사용자, 팀, 부서에 명확히 전달되도록 하십시오. 이러한 커뮤니케이션 활동은 사용자에게 인식을 높이고, 업무를 전략과 연결하는 계획의 틀을 제공하며, 팀 전체가 Workfront가 조직의 비전과 미션을 어떻게 지원하는지에 대해 공통의 이해를 갖는 것이 성공의 핵심임을 보장합니다.
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실행: "Workfront를 도입하는 이유"에 대해 2~4문장으로 정리하여 부서 및 전체 회의에서 공유하십시오. 동료 및 직속 팀원들과 나누고, 정기적으로 반복해서 강조하십시오.
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시작을 위한 예시:
- "저희 조직은 Adobe Workfront를 도입하여 인테이크 및 프로젝트 할당을 통한 고용주 기반 요청 관리와 직원 데이터 검증을 통해 운영 효율성을 높이고, 지능형 자동화를 활용하여 팀 간 중복을 최소화하고 있습니다."
- "저희 조직은 Adobe Workfront를 활용해 창의적 결과물의 전달 속도를 높이는 것을 목표로 마케팅 프로세스의 혁신을 계획하고 있습니다. Adobe와의 파트너십을 통해 디지털 참여 전략을 전환함으로써 최대 10억 달러까지 매출을 증가시킬 수 있습니다."
- "Lean 방법론을 도입하고 Adobe Workfront를 사용하여 종이 사용을 줄이고 분리된 팀을 연결함으로써, 수동 프로세스를 더욱 효율적이고 생산적인 업무 방식으로 지속적으로 전환하고 있습니다. 우리의 목표는 인체공학 평가 프로세스 시간을 몇 주에서 몇 시간으로 단축하고, 구매 부서의 서비스 수준 협약 이행 능력을 500% 향상시키며, 마케팅의 효율성을 15~20% 증가시키는 것입니다."
적합한 인적 리소스
가장 성공적인 Adobe Workfront 고객은 최소한 한 명 이상의 역량 있는 시스템 관리자(System Administrator)를 보유하고 있습니다. 이 역할에 전담 인력을 배정하는 것을 권장합니다. 그 이유는 무엇일까요? 시스템 관리자의 역할은 단순히 애플리케이션의 지속적인 기술 유지 관리뿐만 아니라, 운영 우수성을 실현하기 위해 사람, 프로세스, 기술의 생태계를 조율하는 데에도 있습니다. 이들의 역할은 다음에 국한되지 않습니다.
- 애플리케이션의 지속적인 최적화
- 거버넌스 위원회(다음 섹션 참조)에 참여하거나 주도
- 워크 관리 애플리케이션 사용 목적을 정기적으로 재강조
- Workfront에 신규 팀 또는 그룹 온보딩
- 최종 사용자 대상 교육 및 역량 강화 권장(또는 의무화)
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조치: 현재 직원 중 한 명을 전담 Workfront 시스템 관리자로 지정하십시오. 새로운 역할에서 성공할 수 있도록 Workfront 시스템 관리자 부트캠프 교육에 참여시켜 주십시오.
팁: 성공적인 시스템 관리자는 자연스러운 호기심과 학습, 교류에 대한 열정을 가진 경우가 많습니다. 프로젝트 관리 경험이나 프로세스 흐름에 대한 이해가 있다면 매우 도움이 되지만 필수는 아닙니다. 장기 전략을 시스템 관리자에게 반드시 공유하고, 시간이 지나면서 변경 사항이 있을 경우 지속적으로 안내해 주십시오.
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운영 우수성
Adobe Workfront 솔루션의 성공을 위해서는 다양한 부서가 참여하는 워킹 그룹, 즉 ‘거버넌스 위원회’를 구성하는 것이 필수적입니다.
모든 팀이 동일한 표준을 준수하면 운영 우수성과 조직 전체에 영향을 주는 업무 관리 보고가 이루어집니다. 이러한 표준은 거버넌스 위원회에서 설정하며, 위원회 구성원 모두가 의견을 내고, 회사의 전략적 목표를 이해하며, 공동 목표 달성을 위해 적극적으로 참여할 수 있습니다.
위원회는 다음과 같은 구성원으로 이루어지는 경우가 많습니다.
- Workfront 시스템 관리자
- Workfront 그룹 관리자
- Workfront 파워 사용자
- 전략 실행을 담당하는 부서별 ‘챔피언’
각 위원회 구성원에게 역할을 배정하고, 소통, 교육, 프로세스 개선, 보고 등 주요 인프라 관리 업무를 책임지도록 해야 합니다.
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실행: 내부 Workfront 담당자 또는 챔피언에게 거버넌스 위원회 구성 및 유지 계획에 대해 문의하십시오. 이 개념에 대한 지지를 표현하고, 위원회 회의에 참석하여 조직 내 업무 관리 성공을 위한 비전(‘이유’)을 공유할 수 있도록 요청하십시오.
팁: 거버넌스 위원회에 창의적인 이름을 정해 보시기 바랍니다. 고객 사례를 참고해 몇 가지 아이디어를 소개합니다.
- Workfront 핵심 팀
- Workfront 챔피언
- 라이언스 덴
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성공을 위한 역할
Adobe Workfront에 투자하여 최대의 가치를 얻는 핵심 중 하나는 바로 사용자에게 있습니다. 모든 업무 관리 시스템의 궁극적인 가치는 데이터와 그로부터 얻는 인사이트에 있습니다. 리더가 해당 데이터를 정기적으로 활용하기 시작하면 팀은 Workfront를 지속적으로 사용하는 가치를 직접 느끼게 됩니다. 이때부터 선순환이 시작되어, 더 많은 입력이 더 많은 인사이트를 이끌어냅니다.
Workfront 데이터를 활용하면 직원의 참여도와 만족도도 높아집니다. 팀원이 자신의 업무가 회사의 전략적 이니셔티브와 어떻게 연결되는지 이해하면, 더욱 적극적으로 참여하고 소속감을 느끼게 됩니다.
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실행 방법: Workfront에서 생성된 데이터를 강조하고, 직원 및 팀 회의에서 성공 사례를 공유하십시오. 팀의 관리자에게도 팀 회의나 1:1 미팅에서 동일하게 실천하도록 권장하십시오.
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함께라서 든든합니다
"많은 마케팅 조직이 과거처럼 분리된 환경에서 업무를 진행하지만, 보고와 가시성을 중앙에서 확보하는 것은 매우 큰 변화입니다. Workfront는 단일 진실의 원천을 제공합니다."- Paul Tasker, Sage 마케팅 운영 부사장
"Workfront 덕분에 공유 스프레드시트와 자원 가용성의 일일 내역을 이메일로 전달하는 작업이 사라졌습니다. 이로 인해 여러 사무실에서 주당 약 20시간, 연간 1,000시간을 절감할 수 있었습니다."
- Graham Johnson, FCB Health 최고제품책임자 겸 부사장
성공에서의 역할
Adobe에 투자하여 최대한의 가치를 얻기 위한 핵심 중 하나는 기술 및 조직의 공통 기반을 구축하는 데 있습니다. 조직의 모든 부서가 공통된 전략과 목적을 가지고 운영되도록 하는 것이 성공의 필수 요소입니다.
또한 변화의 리더십을 수행하는 일이 혁신적 리더에게는 부담스러울 수 있다는 점을 이해합니다. 이 여정에는 비전 전달, 동의 확보, 새로운 기술에 대한 구성원 역량 강화, 그리고 새로운 업무 방식의 정착과 같은 여러 중요한 단계가 포함됩니다.
변경 관리의 인간적 측면을 효과적으로 관리하는 방법에 대한 자세한 안내는 성공을 위한 변경 관리 기본 가이드를 참고하십시오. 이 자료에는 조직 변화의 범위와 복잡성을 이해하는 데 도움이 되는 유용한 인사이트, 실용적인 전략, 그리고 변경 관리 도구 키트가 포함되어 있습니다.