Adobe Workfront を活用したエグゼクティブ向け成功ガイド
デジタル時代における業務変革は決して簡単ではありません。チームは、現行の業務プロセスや将来の目標に合わせて Workfront のインスタンスをカスタマイズするため、さまざまな作業に取り組むことになります。ガイダンスやサポートを提供することで、チームの成功を後押しできます。このドキュメントは、そのためにご用意しました。
仕事には意味があるべきだとお考えですね。私たちも同じ思いです。成功のご支援をお任せいただき、ありがとうございます。
この先のページでは、Workfront の導入を決断し、その価値を最大限に引き出す責任を担うビジネスリーダーであるお客様のために、具体的なガイダンスやアドバイスをご用意しています。ワークマネジメントの実践を力強く開始するためのヒントが満載です。
さっそく始めましょう。
ビジョンを共有しましょう
Adobe Workfront の導入を成功させるうえで最も重要な役割の1つは、「なぜ導入するのか」を明確に伝えることです。
なぜ Workfront を導入することを決めたのか、どのような成果を期待しているのかを考えてみましょう。
チームが主な目的を理解していれば、多くの導入に関する意思決定や、その後の活用・定着にも大きく役立ちます。
メッセージはシンプルにし、定期的に発信してください。Workfront 導入の目的や期待される成果、個人やチーム、部門それぞれがどのようなメリットを得られるのか、そしてそれがご自身だけでなく組織全体にとってなぜ重要なのかを、しっかり伝えることが大切です。こうしたコミュニケーションによりユーザーの認知が高まり、業務と戦略を結びつけるための枠組みができます。Workfront が組織全体のビジョンやミッションをどのように支援するかについて、チーム間で共通認識を持つことが成功のカギとなります。
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アクション：Workfront を「なぜ導入するのか」について、2～4文でまとめてください。その内容を部門やスタッフの会議で伝え、同僚や直属の部下とも共有しましょう。定期的に繰り返し伝えることが重要です。
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はじめの一歩となる事例をご紹介します。
- 「当組織は、Adobe Workfront を導入し、受付やプロジェクト割り当てを通じて雇用者からの依頼を管理し、従業員データの検証によって業務効率を向上させています。また、インテリジェントな自動化によってチーム間の重複を最小限に抑えています。」
- 「当組織は、Adobe Workfront を活用してクリエイティブの提供スピードを加速させることを目標に、マーケティングプロセスの変革を計画しています。Adobe とのパートナーシップを通じてデジタルエンゲージメント戦略を刷新することで、最大10億ドルの収益増加を見込んでいます。」
- 「リーン手法を取り入れ、Adobe Workfront を活用して紙の使用を削減し、分断されたチームをつなげることで、手作業のプロセスをより効率的かつ生産的な業務へと継続的に変革しています。私たちの目標は、エルゴノミクス評価プロセスの所要時間を数週間から数時間に短縮し、購買部門のサービスレベル合意履行能力を500％向上させ、マーケティングの効率を15～20％向上させることです。」
適切な人材リソース
最も成果を上げているAdobe Workfrontの導入企業では、必ず優れた管理者が1名以上在籍しています。この役割には専任で取り組むことを推奨します。なぜなら、管理者はアプリケーションの技術的な保守だけでなく、運用の卓越性を実現するために、人材・プロセス・テクノロジーのエコシステムを推進する役割も担うからです。管理者の主な業務は、次のようなものがあります。
- アプリケーションの継続的な最適化
- ガバナンス委員会への参加や主導（次のセクションをご参照ください）
- ワークマネジメントアプリケーションの目的を定期的に再確認すること
- 新しいチームやグループをWorkfrontにオンボーディングすること
- エンドユーザー向けのトレーニングや活用支援を推奨（または必須化）すること
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アクション：現在の従業員の中から、Workfrontの管理者として専任で任命できる方を選定してください。新しい役割で成功できるよう、Workfront管理者向けブートキャンプのトレーニングに参加させましょう。
ヒント: 優れた管理者は自然な好奇心や学び・つながりへの意欲を持っています。プロジェクト管理の経験やプロセスフローへの理解があれば非常に役立ちますが、必須ではありません。管理者には長期的な戦略を必ず伝え、時間の経過とともにその変更点も適宜共有してください。
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オペレーショナル・エクセレンス
Adobe Workfront ソリューションの成功には、部門横断型のワーキンググループ、または「ガバナンス委員会」を設置することが不可欠です。
すべてのチームが同じ標準を遵守することで、オペレーショナル・エクセレンスが実現し、組織横断的なワーク管理レポートも効果的になります。これらの標準はガバナンス委員会によって設定され、委員全員が意見を述べることができ、会社の戦略的な取り組みを理解し、共通の目標に向かって協力できます。
委員会の構成例：
- Workfront システム管理者
- Workfront グループ管理者
- Workfront パワーユーザー
- 戦略実行を担う部門の「チャンピオン」
各委員には役割と責任が割り当てられ、コミュニケーション、教育、プロセス改善、レポートなど、主要なインフラ実践を監督する役割を担います。
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アクション：社内の Workfront オーナーやチャンピオンに、ガバナンス委員会の設置・維持計画について確認しましょう。このコンセプトへのサポートを強調し、委員会の会議に参加して、組織でワーク管理を成功させるためのビジョン（「なぜ」）を共有してください。
ヒント：ガバナンス委員会にふさわしい名称を考えてみてください。お客様からいただいたアイデアをご紹介します：
- Workfront コアチーム
- Workfront チャンピオンズ
- ライオンズデン
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成功における役割
Adobe Workfrontへの投資から最大の価値を引き出すための重要なポイントは、お客様自身にあります。ワーク管理システムの最終的な価値は、そこから得られるデータや洞察にあります。リーダーとしてデータを定期的に活用し始めることで、チームはWorkfrontを継続的に利用することの価値を実感できます。そうすると、好循環が生まれ、より多くのインプットがより多くの洞察につながります。
Workfrontのデータ活用は、従業員のエンゲージメントや満足度にも貢献します。チームメンバーが自分の仕事が戦略的な会社の取り組みにどうつながっているかを理解することで、より主体的に、そして組織とのつながりを感じられるようになります。
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アクション：Workfrontで生成されたデータをスタッフやチームの会議で取り上げ、成功事例を称賛しましょう。チーム内のマネージャーにも、同様に自分のチームミーティングや1対1の面談で実施するよう促してください。
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多くの企業が同じ課題を抱えています
「多くのマーケティング組織は、かつて私たちが働いていたようなサイロ化した環境で機能しています。そのため、レポートや可視化を中央で管理できることは非常に大きな価値があります。Workfrontは私たちに唯一の信頼できる情報源を提供してくれます。」- Paul Tasker（Sage社 マーケティングオペレーション担当副社長）
「Workfrontによって、共有スプレッドシートやリソースの利用状況を毎日メールで送信する必要がなくなりました。これまでは複数のオフィスで週に約20時間、年間で1,000時間も費やしていました。」
- Graham Johnson（FCB Health社 製品担当最高責任者 兼 副社長）
成功における役割
アドビへの投資から最大の価値を得るための重要なポイントの一つは、共通の技術基盤と組織基盤を構築することです。組織全体が共通の戦略と目的で運営されるようにすることが、成功のために不可欠です。
変革をリードする立場の方にとって、変化を推進することは大きな挑戦となる場合があります。ビジョンの伝達、賛同の獲得、新しい技術の導入、人々に新しい働き方を定着させるなど、いくつかの重要なステップが必要です。
変化の人的側面を管理するための詳細なガイダンスについては、成功のための変更管理の基本をご覧ください。このリソースでは、組織変革の範囲や複雑さを理解するための貴重な洞察や実践的な戦略、さらに変更管理ツールキットも提供しています。