Workfront Proof での自動ワークフローを使用したプルーフの設定

2024年7月17日

トピック：
デジタルコンテンツおよびドキュメント

作成対象：

ユーザー

IMPORTANT

この記事では、スタンドアロン製品 Workfront Proof の機能について説明します。Adobe Workfront 内でのプルーフについて詳しくは、プルーフを参照してください。

自動ワークフローを使用すると、複雑なレビュープロセスがある場合や、同じグループのユーザーに定期的にレビュー用のコンテンツを送信する場合に、コンテンツのレビューと承認をより容易に管理することができます。

プルーフが作成され、ステージからステージへと移動し、最終的な承認が行われます。承認が必要になった場合は、該当するユーザーに通知が送信されます。

ドキュメントのアップロード時やドキュメントのアップロード後に、自動ワークフローをプルーフに追加できます。

自動ワークフローを使用したプルーフを作成

プルーフの作成を開始します。
「共有」セクションで、「自動ワークフローを使用」をクリックします。

このオプションを選択解除して、標準のワークフローに戻すことができます。
（オプション）Workfront管理者が設定および共有している自動ワークフローテンプレートを使用する場合は、ワークフローテンプレートを選択 ドロップダウンメニューで、そのテンプレートを選択します。

NOTE
テンプレートを変更できるかどうかは、Workfront 管理者が実施したテンプレート設定によって異なります。テンプレートを変更する機能が無効になっている場合、テンプレートの所有者のみがテンプレートを変更できます。
以下の情報を指定して、自動ワークフローの最初のステージを設定します。
- 名前： ステージ名はワークフローダイアグラムに表示され、レビュアーに送信されるメール通知に含まれます。
- 期限： このフィールドの機能は、期限の計算元 ドロップダウンリストから選択するオプションにより異なります。
- プルーフの作成から： プルーフの締め切り日を選択します。
- ステージがアクティブになった日から： ステージがアクティブになった日に追加する営業日数を選択して、プルーフの期限を自動的に設定します。
- ステージをアクティブ化： ワークフローの各ステージで、いつアクティブ化するかを決定できます。最初のステージでは、以下のオプションを使用できます。
  - プルーフの作成時
  - 特定の日時
  - 手動
    
    後続のステージでは、追加のオプションを使用できます。これらのオプションには親ステージが必要です。オプションは以下のとおりです。
  - 前の期限に達した後
  - すべての決定が承認済み、または変更して承認済み
  - すべての決定が承認済み
  - すべての決定が完了
- 期限の計算元： このドロップダウンリストで選択したオプションは、「期限」フィールドで使用できるオプションに影響します。
- プルーフの作成：「期限」フィールドで、プルーフの締め切り日を選択します。
- ステージのアクティブ化：「期限」フィールドで、ステージがアクティブになった日に追加する営業日数を選択して、プルーフの期限を自動的に設定します。
- ステージのロック： ステージをロックできるタイミングを選択します。
- プライマリ決定者： ステージでのプライマリ決定者を選択します。ステージにレビュアーを追加した後でのみ、決定者をドロップダウンリストで使用できます。
- 決定は 1 つのみ必要： 意思決定者のうちの 1 人が決定を下した後にレビューを完了させる場合は、このオプションを選択します。
  
  このオプションは、プライマリ決定者 ドロップダウンメニューでユーザーを指定した場合は使用できません。
- 非公開ステージ： このオプションを選択すると、このステージに追加されていない人や、アカウントのスーパーバイザー、管理者、請求管理者ではない人に対しては、コメントや決定が表示されません
（オプション）ステージにレビュアーを追加します。
レビュアーを追加する際は、以下の点を考慮してください。
- レビュアーは、プルーフに1 回のみ追加できます。（同じ人物をプルーフの複数のステージに追加することはできません。）
- 非公開ステージに追加されたレビュアーは、そのステージで行われたプルーフおよびコメントに対して、自分が追加されたステージのみを表示できます。
- デフォルトでは、ユーザーをステージに追加すると、プルーフの作成時からそのユーザーに対してプルーフを表示するアクセス権が付与されます。\
  
  システム管理者は、ユーザーが追加されたステージにワークフローが入るまで、ユーザーがプルーフにアクセスできないようにプルーフシステムを設定できます。詳しくは、次を参照してください。
（オプション）「新規ステージ」をクリックして、手順 4 と手順 5 を繰り返して、自動ワークフローに複数のステージを追加します。
次の説明に従って、必要な情報を新しいプルーフページの「整理」セクションおよび「詳細設定」セクションに指定してプルーフの作成を続行します。

自動ワークフローダイアグラム

プルーフのワークフローを設定する際に、ダイアグラムが作成されます。プルーフに追加するすべてのステージがダイアグラムに表示され、ステージ間の依存関係が明確に確認できます。プライベートステージには、キーアイコンが付きます。

ダイアグラムはフローティングされ、ページを下にスクロールしても表示されたままになります。

ダイアグラムを表示する必要がない場合は、ダイアグラムを非表示にできます（1）。

ステージの追加

作成または変更中のワークフローにステージを追加できます。

既存のプルーフにステージを追加する場合は、 Workfront Proof でプルーフの詳細を管理の説明に従って、プルーフの詳細ページに移動します。
「ワークフロー」セクションで、「新規ステージ」をクリックします。
この記事の自動ワークフローを使用した配達確認の作成の節の手順 4 で示したようにステージの情報を指定します。
「ステージを追加」をクリックし、次に「完了」をクリックします。

ステージの削除

ステージの右上隅にあるごみ箱アイコンをクリックします（1）。
このアイコンは、ステージ上にポインタを合わせると表示されます。

ステージ設定

ステージ名：ワークフローダイアグラムに表示され、レビュアーに送信されるメール通知に含まれます。
ステージをアクティベート：ワークフローの各ステージで、いつアクティベートするかを決定できます。最初のステージでは、次のオプションを使用できます。
- プルーフの作成時
- 特定の日時
- 手動
- 最初のステージで使用できるオプションは、次の 3 つのみです。その他のオプションは、第 2 ステージを追加する際に使用できるようになります。親ステージを選択する必要があります。
- 前の期限に達した後（親ステージの選択が必要）
- すべての決定は承認済み、または変更して承認済み（親ステージの選択が必要）
- すべての決定が承認済み（親ステージの選択が必要です）
- すべての決定が完了（親ステージの選択が必要です）
期限： ワークフローの各ステージで、期限をどのように計算するかを決定できます。オプションは次のとおりです。
- プルーフの作成から：「期限」フィールド（9）プルーフの期限日を選択できます。
- 開始ステージのアクティブ化：期限ドロップダウンで、ステージをアクティブ化する日に追加する営業日数を選択し、プルーフの期限を自動的に設定します。
ロック： ステージをロックできるタイミングを決定するオプションは多数あります。オプションは次のとおりです。
- 手動ロック
- 実行しない
- 次のステージが開始したとき
- すべての決定が完了したとき

プライマリ決定者：ステージ上でプライマリ決定者を設定します。使用可能な決定者は、レビュアーをステージに追加した後でのみ、リストに表示されます。

NOTE

プライマリ決定者を選択した場合、このステージでは、決定を必要とするオプションは 1 つしか利用できなくなります。

決定は 1 つのみ必要：ステージでこのオプションを有効にできます。つまり、レビューは、意思決定者の 1 人が決定したら完了します。
プライバシー： 各ステージをプライベートにすることができます。ステージがプライベートの場合、コメントや決定は、このステージに追加されていないユーザーや、アカウントのスーパーバイザー、管理者または請求管理者でないユーザーには表示されません。詳しくは、自動化ワークフローの概要を参照してください。

ステージへのレビュアーの追加

各ステージの下部にあるフィールドに連絡先の名前またはメールアドレスを入力します。
緑のプラスアイコンをクリックして追加します。
プルーフの役割を設定します。
メールアラートを設定します。
最初のステージを設定する際に、プルーフの所有者を変更することもできます。
NOTE
レビュアーは、プルーフに1 回のみ追加できます。プルーフの複数のステージに同じユーザーを追加することはできません。

プライベートステージに追加されていないレビュアーには、プルーフのそのステージや、そのステージで作成されたコメントは表示されません。

自動化ワークフローへのプルーフの変換

基本プルーフを自動化ワークフローに変換できます。

プルーフの詳細ページで「自動化ワークフローに変換」をクリックします。
プルーフを自動化ワークフローに変換したら、すべてのステージはアクティブかつパブリックになり、「ステージをロック」オプションがデフォルトで手動に設定されます。すべてのステージは、ユーザーとその設定のまま維持されます。
- 「ステージをアクティブ化」は、すべてのステージで「プルーフ作成時」に設定されます。
- 「期限の計算元」オプションは、すべてのステージで「ププルーフ作成日時」に設定されます。
- 基本プルーフで 1 つの決定オプションのみが選択された場合、すべてのステージでその決定オプションが選択されます。
- 基本プルーフで「主要な校正判断者」が選択された場合、その受信者を含むステージがその受信者に設定され、それ以外はすべて「なし」に設定されます。
- ステージ名は変わりません。

既存の自動化ワークフローへのテンプレートの追加

基本プルーフを自動化ワークフローに変換したら、そのワークフローにテンプレートを追加できます。

プルーフの詳細ページの「ワークフロー」セクションで、「テンプレートを追加」をクリックします。
- このテンプレートが追加されたプルーフで実行できる処理は、テンプレート設定で決まります。例えば、テンプレートで「ステージを追加」および「ステージにユーザーを追加」オプションが無効になっている場合、「ステージを追加」ボタンと「プルーフを共有」ボタンは表示されません。
- 特定のテンプレートで「ステージを追加」オプションが無効になっている場合、そのテンプレートの追加後、「テンプレートを追加」ボタンは表示されません。
- ユーザーが自動化ワークフローテンプレートのステージに追加され、既にプルーフにも存在する場合は、このテンプレートが適用されると、このユーザーがステージから自動的に削除されます。ワークフローには空のステージを追加できないので、この特定のステージに他のユーザーが追加されていない場合は、次のエラーが表示されます。

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