自動ワークフローダイアグラム
プルーフのワークフローを設定する際に、ダイアグラムが作成されます。プルーフに追加するすべてのステージがダイアグラムに表示され、ステージ間の依存関係が明確に確認できます。プライベートステージには、キーアイコンが付きます。
ダイアグラムはフローティングされ、ページを下にスクロールしても表示されたままになります。
ダイアグラムを表示する必要がない場合は、ダイアグラムを非表示にできます(1)。
ステージの追加
作成または変更中のワークフローにステージを追加できます。
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既存のプルーフにステージを追加する場合は、 Workfront Proof でプルーフの詳細を管理の説明に従って、プルーフの詳細ページに移動します。
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「ワークフロー」セクションで、「新規ステージ」をクリックします。
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この記事の自動ワークフローを使用した配達確認の作成の節の手順 4 で示したようにステージの情報を指定します。
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「ステージを追加」をクリックし、次に「完了」をクリックします。
ステージの削除
- ステージの右上隅にあるごみ箱アイコンをクリックします(1)。
このアイコンは、ステージ上にポインタを合わせると表示されます。
ステージ設定
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ステージ名:ワークフローダイアグラムに表示され、レビュアーに送信されるメール通知に含まれます。
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ステージをアクティベート:ワークフローの各ステージで、いつアクティベートするかを決定できます。最初のステージでは、次のオプションを使用できます。
- プルーフの作成時
- 特定の日時
- 手動
- 最初のステージで使用できるオプションは、次の 3 つのみです。その他のオプションは、第 2 ステージを追加する際に使用できるようになります。親ステージを選択する必要があります。
- 前の期限に達した後(親ステージの選択が必要)
- すべての決定は承認済み、または変更して承認済み(親ステージの選択が必要)
- すべての決定が承認済み(親ステージの選択が必要です)
- すべての決定が完了(親ステージの選択が必要です)
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期限: ワークフローの各ステージで、期限をどのように計算するかを決定できます。オプションは次のとおりです。
- プルーフの作成から:「期限」フィールド(9)プルーフの期限日を選択できます。
- 開始ステージのアクティブ化:期限ドロップダウンで、ステージをアクティブ化する日に追加する営業日数を選択し、プルーフの期限を自動的に設定します。
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ロック: ステージをロックできるタイミングを決定するオプションは多数あります。オプションは次のとおりです。
- 手動ロック
- 実行しない
- 次のステージが開始したとき
- すべての決定が完了したとき
プライマリ決定者:ステージ上でプライマリ決定者を設定します。使用可能な決定者は、レビュアーをステージに追加した後でのみ、リストに表示されます。
- 決定は 1 つのみ必要:ステージでこのオプションを有効にできます。つまり、レビューは、意思決定者の 1 人が決定したら完了します。
- プライバシー: 各ステージをプライベートにすることができます。ステージがプライベートの場合、コメントや決定は、このステージに追加されていないユーザーや、アカウントのスーパーバイザー、管理者または請求管理者でないユーザーには表示されません。詳しくは、自動化ワークフローの概要を参照してください。
ステージへのレビュアーの追加
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各ステージの下部にあるフィールドに連絡先の名前またはメールアドレスを入力します。
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緑のプラスアイコンをクリックして追加します。
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プルーフの役割を設定します。
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メールアラートを設定します。
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最初のステージを設定する際に、プルーフの所有者を変更することもできます。
NOTE
- レビュアーは、プルーフに1 回のみ追加できます。プルーフの複数のステージに同じユーザーを追加することはできません。
- プライベートステージに追加されていないレビュアーには、プルーフのそのステージや、そのステージで作成されたコメントは表示されません。
自動化ワークフローへのプルーフの変換
基本プルーフを自動化ワークフローに変換できます。
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プルーフの詳細ページで「自動化ワークフローに変換」をクリックします。
プルーフを自動化ワークフローに変換したら、すべてのステージはアクティブかつパブリックになり、「ステージをロック」オプションがデフォルトで手動に設定されます。すべてのステージは、ユーザーとその設定のまま維持されます。- 「ステージをアクティブ化」は、すべてのステージで「プルーフ作成時」に設定されます。
- 「期限の計算元」オプションは、すべてのステージで「ププルーフ作成日時」に設定されます。
- 基本プルーフで 1 つの決定オプションのみが選択された場合、すべてのステージでその決定オプションが選択されます。
- 基本プルーフで「主要な校正判断者」が選択された場合、その受信者を含むステージがその受信者に設定され、それ以外はすべて「なし」に設定されます。
- ステージ名は変わりません。
既存の自動化ワークフローへのテンプレートの追加
基本プルーフを自動化ワークフローに変換したら、そのワークフローにテンプレートを追加できます。
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プルーフの詳細ページの「ワークフロー」セクションで、「テンプレートを追加」をクリックします。
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このテンプレートが追加されたプルーフで実行できる処理は、テンプレート設定で決まります。例えば、テンプレートで「ステージを追加」および「ステージにユーザーを追加」オプションが無効になっている場合、「ステージを追加」ボタンと「プルーフを共有」ボタンは表示されません。
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特定のテンプレートで「ステージを追加」オプションが無効になっている場合、そのテンプレートの追加後、「テンプレートを追加」ボタンは表示されません。
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ユーザーが自動化ワークフローテンプレートのステージに追加され、既にプルーフにも存在する場合は、このテンプレートが適用されると、このユーザーがステージから自動的に削除されます。ワークフローには空のステージを追加できないので、この特定のステージに他のユーザーが追加されていない場合は、次のエラーが表示されます。
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