Workfront Proof での自動ワークフローを使用したプルーフの設定

プルーフの作成を開始します。

「共有」セクションで、「自動ワークフローを使用」をクリックします。

このオプションを選択解除して、標準のワークフローに戻すことができます。

（オプション）Workfront管理者が設定および共有している自動ワークフローテンプレートを使用する場合は、ワークフローテンプレートを選択 ​ドロップダウンメニューで、そのテンプレートを選択します。

以下の情報を指定して、自動ワークフローの最初のステージを設定します。

• 名前： ​ステージ名はワークフローダイアグラムに表示され、レビュアーに送信されるメール通知に含まれます。

• 期限： このフィールドの機能は、期限の計算元 ​ドロップダウンリストから選択するオプションにより異なります。

• プルーフの作成から： ​プルーフの締め切り日を選択します。

• ステージがアクティブになった日から： ​ステージがアクティブになった日に追加する営業日数を選択して、プルーフの期限を自動的に設定します。

• ステージをアクティブ化： ワークフローの各ステージで、いつアクティブ化するかを決定できます。最初のステージでは、以下のオプションを使用できます。

  • プルーフの作成時

  • 特定の日時

  • 手動

    後続のステージでは、追加のオプションを使用できます。これらのオプションには親ステージが必要です。オプションは以下のとおりです。

  • 前の期限に達した後

  • すべての決定が承認済み、または変更して承認済み

  • すべての決定が承認済み

  • すべての決定が完了

• 期限の計算元： ​このドロップダウンリストで選択したオプションは、「期限」フィールドで使用できるオプションに影響します。

• プルーフの作成：「期限」フィールドで、プルーフの締め切り日を選択します。

• ステージのアクティブ化：「期限」フィールドで、ステージがアクティブになった日に追加する営業日数を選択して、プルーフの期限を自動的に設定します。

• ステージのロック： ​ステージをロックできるタイミングを選択します。

• プライマリ決定者： ​ステージでのプライマリ決定者を選択します。ステージにレビュアーを追加した後でのみ、決定者をドロップダウンリストで使用できます。

• 決定は 1 つのみ必要： ​意思決定者のうちの 1 人が決定を下した後にレビューを完了させる場合は、このオプションを選択します。

  このオプションは、プライマリ決定者 ​ドロップダウンメニューでユーザーを指定した場合は使用できません。

• 非公開ステージ： ​このオプションを選択すると、このステージに追加されていない人や、アカウントのスーパーバイザー、管理者、請求管理者ではない人に対しては、コメントや決定が表示されません

（オプション）ステージにレビュアーを追加します。

レビュアーを追加する際は、以下の点を考慮してください。

• レビュアーは、プルーフに1 回のみ追加できます。（同じ人物をプルーフの複数のステージに追加することはできません。）

• 非公開ステージに追加されたレビュアーは、そのステージで行われたプルーフおよびコメントに対して、自分が追加されたステージのみを表示できます。

• デフォルトでは、ユーザーをステージに追加すると、プルーフの作成時からそのユーザーに対してプルーフを表示するアクセス権が付与されます。\

  システム管理者は、ユーザーが追加されたステージにワークフローが入るまで、ユーザーがプルーフにアクセスできないようにプルーフシステムを設定できます。詳しくは、次を参照してください。

（オプション）「新規ステージ」をクリックして、手順 4 と手順 5 を繰り返して、自動ワークフローに複数のステージを追加します。

次の説明に従って、必要な情報を新しいプルーフページの「整理」セクションおよび「詳細設定」セクションに指定してプルーフの作成を続行します。

既存のプルーフにステージを追加する場合は、 Workfront Proof でプルーフの詳細を管理の説明に従って、プルーフの詳細ページに移動します。

「ワークフロー」セクションで、「新規ステージ」をクリックします。

この記事の自動ワークフローを使用した配達確認の作成の節の手順 4 で示したようにステージの情報を指定します。

「ステージを追加」をクリックし、次に「完了」をクリックします。

各ステージの下部にあるフィールドに連絡先の名前またはメールアドレスを入力します。

緑のプラスアイコンをクリックして追加します。

プルーフの役割を設定します。

メールアラートを設定します。

最初のステージを設定する際に、プルーフの所有者を変更することもできます。

プルーフの詳細ページで「自動化ワークフローに変換」をクリックします。
プルーフを自動化ワークフローに変換したら、すべてのステージはアクティブかつパブリックになり、「ステージをロック」オプションがデフォルトで手動に設定されます。すべてのステージは、ユーザーとその設定のまま維持されます。

• 「ステージをアクティブ化」は、すべてのステージで「プルーフ作成時」に設定されます。
• 「期限の計算元」オプションは、すべてのステージで「ププルーフ作成日時」に設定されます。
• 基本プルーフで 1 つの決定オプションのみが選択された場合、すべてのステージでその決定オプションが選択されます。
• 基本プルーフで「主要な校正判断者」が選択された場合、その受信者を含むステージがその受信者に設定され、それ以外はすべて「なし」に設定されます。
• ステージ名は変わりません。

プルーフの詳細ページの「ワークフロー」セクションで、「テンプレートを追加」をクリックします。

• このテンプレートが追加されたプルーフで実行できる処理は、テンプレート設定で決まります。例えば、テンプレートで「ステージを追加」および「ステージにユーザーを追加」オプションが無効になっている場合、「ステージを追加」ボタンと「プルーフを共有」ボタンは表示されません。

• 特定のテンプレートで「ステージを追加」オプションが無効になっている場合、そのテンプレートの追加後、「テンプレートを追加」ボタンは表示されません。

• ユーザーが自動化ワークフローテンプレートのステージに追加され、既にプルーフにも存在する場合は、このテンプレートが適用されると、このユーザーがステージから自動的に削除されます。ワークフローには空のステージを追加できないので、この特定のステージに他のユーザーが追加されていない場合は、次のエラーが表示されます。