ユーザーが問題をリクエストキュープロジェクトにメールで送信できるようにする
ユーザーがメールでプロジェクトにイシューを追加できるようにプロジェクトを設定できます。プロジェクトがリクエストキューとして指定されている場合にのみ、プロジェクトにイシューをメールで送信できます。リクエストキュープロジェクトの作成について詳しくは、リクエストキューを作成を参照してください。
アクセス要件
この記事の手順を実行するには、次のアクセス権が必要です。
*保有するプラン、ライセンスタイプ、アクセス権を確認するには、Workfront 管理者に問い合わせてください。
前提条件
ユーザーがメールでプロジェクトにイシューを追加できるようにプロジェクトを設定するには、次の前提条件が必要です。
この機能を有効にする前に、次の条件を満たす必要があります。
- このアカウントにイシューをメールで送信するユーザーは、Workfront のライセンスを持つアクティブユーザーである必要があります。
- このアカウントにイシューをメールで送信するユーザーは、プロジェクトに対してイシューの追加権限が必要です。
- 外部ユーザーは、イシューを作成するアクセス権を持たないので、リクエストキューにイシューをメールで送信できません。
- アクティブなWorkfrontユーザーに関連付けられた電子メールアドレスからの電子メールのみが、問題をプロジェクトに送信できます。 元の送信者の E メールアドレスをアクティブなWorkfrontアカウントに関連付ける必要があるので、Workfrontアカウントに関連付けられていない E メールからアクティブなWorkfrontユーザー E メールに転送される E メールは、プロジェクトに問題を作成できません。
- プロジェクトはリクエストキューとして設定されます。
- プロジェクトに関連付けられたメールアカウントは、Workfront ユーザーアカウントにリンクされていません。
Workfront でのプロジェクトの設定
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Workfront では、すべてのクラスターにわたるリクエストキューごとに 1 つの一意のメールを使用できます。リクエストキューを無効にする場合、作成したメールアドレスが取り込みメールアドレスボックスに残っている限り、そのメールアドレスが保持されます。取り込みメールの使用を中止する場合は、今後使用できるよう、取り込みメールフィールドから削除する必要があります。
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リクエストキューに複数のキュートピックまたはトピックグループが含まれる場合、Workfront はメールで送信されたリクエストが送信されるキュートピックをランダムに選択するため、メールで送信されたリクエストの管理が困難になります。
メールを通じてリクエストを受け取るように設定したプロジェクトには、複数のキュートピックを含めないことをお勧めします。送信されたリクエストが異なるリソースやプロジェクトを対象としている場合は、送信後に手動でルーティングまたは移動する必要があります。
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メールでのイシューの受信を有効にするプロジェクトに移動します。
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左側のパネルで「キューの詳細」をクリックします。まず「さらに表示」をクリックする必要がある場合もあります。
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キュータイプ エリアで、「ヘルプリクエストキューとして発行」を選択します。
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E メールキューの設定 エリアまで下にスクロールし、「E メール経由で要求取り込みを有効にする」を選択します。
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取り込み E メールアドレス ボックスにメールアドレスの先頭を入力します。
一意のメールアドレスを作成する必要があります。取り込みメールアドレスの一部に会社名を使用することをお勧めします。
note caution CAUTION -
リクエストキューを含むプロジェクトが削除されている場合、このメールアドレスをごみ箱から復元することはできません。
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このメールアドレスは一意である必要があるので、削除した場合は将来使用できなくなる可能性があります。
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（オプション）「E メールで送信に失敗した問題のすべてを転送する」を選択し、下のボックスに転送メールアドレスを入力します。
このメールアドレスは、プロジェクトへの送信に失敗したメールに関する情報を受け取ります。
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「保存」をクリックします。これで、アクティブな Workfront アカウントを持つユーザーがこのメールアドレスにメールを送信すると、Workfront プロジェクトにイシューが作成されます。
note note NOTE メールで送信するには、ユーザーがプロジェクトでイシューを作成する権限を持っている必要があります。このアクセス権は、「詳細設定」の「共有」ダイアログボックスで付与できます。 外部ユーザーは、イシューを作成するアクセス権を持たないので、リクエストキューにイシューをメールで送信できません。
Workfront でイシューを受信する
Workfront ユーザーが Workfront にメールを送信すると、次のことが行われます。
- メールの件名行が「イシュー名」になります。
- メールの本文が「イシューの説明」になります。
- メールに添付されたドキュメントがある場合は、そのドキュメントが Workfront のイシューに添付されます。
- メールを送信するユーザーが、Workfront の新しいイシューのプライマリ連絡先になります。
- メールの本文は 4,000 文字以内にする必要があります。
- メールの添付ファイルの合計が 7 MB を超えてはなりません。