ユーザーが問題をリクエストキュープロジェクトにメールで送信できるようにする
ユーザーがメールでプロジェクトにイシューを追加できるようにプロジェクトを設定できます。プロジェクトがリクエストキューとして指定されている場合にのみ、イシューをプロジェクトにメールで送信できます。 リクエストキュープロジェクトの作成について詳しくは、リクエストキューを作成を参照してください。
アクセス要件
展開すると、この記事の機能のアクセス要件が表示されます。
前提条件
ユーザーがメールでイシューをプロジェクトに追加できるようにプロジェクトを設定するには、次の条件が必要です。
- このアカウントにイシューをメールで送信するユーザーは、Workfront のライセンスを持つアクティブユーザーである必要があります。
- このアカウントにイシューをメールで送信するユーザーは、プロジェクトに対してイシューの追加権限が必要です。
- 外部ユーザーは、イシューを作成するアクセス権を持たないので、リクエストキューにイシューをメールで送信できません。
- アクティブな Workfront ユーザーに関連付けられたメールアドレスからのメールのみが、プロジェクトにイシューを送信できます。元の送信者のメールアドレスをアクティブな Workfront アカウントに関連付ける必要があるので、Workfront アカウントに関連付けられていないメールからアクティブな Workfront ユーザーのメールに転送されるメールでは、プロジェクトでイシューを作成できません。
- プロジェクトはリクエストキューとして設定されます。
- プロジェクトに関連付けられたメールアカウントは、Workfront ユーザーアカウントにリンクされていません。
Workfront でのプロジェクトの設定
NOTE-
Workfront では、すべてのクラスターにわたるリクエストキューごとに 1 つの一意のメールを使用できます。リクエストキューを無効にする場合、作成したメールアドレスが取り込みメールアドレスボックスに残っている限り、そのメールアドレスが保持されます。取り込みメールの使用を中止する場合は、今後使用できるよう、取り込みメールフィールドから削除する必要があります。
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リクエストキューに複数のキュートピックまたはトピックグループがある場合、Workfrontはメールでリクエストを送信するキュートピックをランダムに選択するので、メールでリクエストを管理するのが困難になります。
メールを通じてリクエストを受け取るように設定したプロジェクトには、複数のキュートピックを含めないことをお勧めします。送信されたリクエストが異なるリソースやプロジェクトを対象としている場合は、送信後に手動でルーティングまたは移動する必要があります。
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メールでのイシューの受信を有効にするプロジェクトに移動します。
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左側のパネルで「キューの詳細」をクリックします。まず「さらに表示」をクリックする必要がある場合もあります。
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キュータイプ エリアで、「ヘルプリクエストキューとして発行」を選択します。
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E メールキューの設定 エリアまで下にスクロールし、「E メール経由で要求取り込みを有効にする」を選択します。
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取り込み E メールアドレス ボックスにメールアドレスの先頭を入力します。
一意のメールアドレスを作成する必要があります。取り込みメールアドレスの一部に会社名を使用することをお勧めします。
CAUTION-
リクエストキューを含むプロジェクトが削除されている場合、このメールアドレスをごみ箱から復元することはできません。
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このメールアドレスは一意である必要があるので、削除した場合は将来使用できなくなる可能性があります。
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（オプション）「E メールで送信に失敗した問題のすべてを転送する」を選択し、下のボックスに転送メールアドレスを入力します。
このメールアドレスは、プロジェクトへの送信に失敗したメールに関する情報を受け取ります。
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「保存」をクリックします。これで、アクティブな Workfront アカウントを持つユーザーがこのメールアドレスにメールを送信すると、Workfront プロジェクトにイシューが作成されます。
NOTEメールで送信するには、ユーザーがプロジェクトでイシューを作成する権限を持っている必要があります。このアクセス権は、「詳細設定」の「共有」ダイアログボックスで付与できます。外部ユーザーは、イシューを作成するアクセス権を持たないので、リクエストキューにイシューをメールで送信できません。
Workfront でイシューを受信する
Workfront ユーザーが Workfront にメールを送信すると、次のことが行われます。
- メールの件名行が「イシュー名」になります。
- メールの本文が「イシューの説明」になります。
- メールに添付されたドキュメントがある場合は、そのドキュメントが Workfront のイシューに添付されます。
- メールを送信するユーザーが、Workfront の新しいイシューのプライマリ連絡先になります。
- メールの本文は 4,000 文字以内にする必要があります。
- メールの添付ファイルの合計が 7 MB を超えてはなりません。