プルーフの役割とメールアラート
プルーフの役割とメールアラートを使用すると、受信者がプルーフに適切にアクセスし、実行中の作業を視覚的に確認することができ、プルーフのワークフローを推進できるようになります。
プルーフの基本的な用語をいくつか確認しましょう。
- プルーフの役割 - プルーフでユーザーが実行できる操作（コメント、マークアップ、承認など）を定義します。
- メールアラート - プルーフでアクティビティが発生したときに、プルーフワークフローの担当者に送信されるメールです。
プルーフのシステム管理者は、組織のプルーフユーザーに対してデフォルトのプルーフの役割とメールアラートを設定できます。また、この情報をプルーフのワークフローテンプレート（自動ワークフローテンプレートとも呼ばれます）に組み込むこともできます。
ただし、プルーフのアップロード時にこの情報を手動で設定する必要が生じる場合があります。
Workfront では、プルーフの受信者にプルーフの役割を割り当てる際に、以下の一般的なレコメンデーションを提供します。
- レビュアーと承認者 - これらのユーザーは、プルーフにコメントを付けたり、プルーフに対して承認や却下などの判断を行ったりすることができます。このプルーフの役割は、レビュープロセスの主要な内部および外部の関係者に対して使用します。
- レビュアー - プルーフワークフローには、コメントを作成するだけのユーザーもいます。この役割は、そのようなユーザーに適しています。レビュアーの役割は、Workfront で主にプルーフをアップロードするユーザーか、プルーフの所有者ではあるがプルーフプロセスには参加しないユーザーに割り当てることもできます。
- 読み取り専用 - プルーフの表示のみが必要な信者に適しています。読み取り専用は表示アクセス権を提供しますが、コメントは許可しません。
Workfront では、プルーフの受信者にメールアラートを割り当てる際に、以下の一般的なレコメンデーションを提供します。
- 最終決定 - 最後の人物がプルーフを決定したときにメールを送信します。プルーフワークフローをモニタリングするユーザー（プルーフマネージャー、プルーフオーナー、プルーフ作成者、プロジェクトマネージャー、またはその他の Workfront ユーザー）に割り当てます。Workfront では、基本的なワークフローを使用する場合にこのアラートを推奨しています。これにより、プルーフを監視する人は、すべての決定がなされたことを知ることができます。
- 決定 - これにより、プルーフワークフローの各関係者がプルーフに関する決定を下す際にアラートが送信されます。このオプションは、自動化されたワークフローで、いくつかの決定を行う場合に最適です。プルーフワークフローをモニタリングするユーザー（プルーフマネージャー、プルーフオーナー、プルーフ作成者、プロジェクトマネージャー、またはその他の Workfront ユーザー）に割り当てます。
- 無効 - ゲストのプルーフユーザーがプルーフに関するメールを受け取る回数を制限するために使用します。受信者には、新しいプルーフ、新しいバージョン、遅延プルーフについて、引き続き通知が届きます。さらに、プルーフのコメントで作成されたダイレクトメッセージを、Workfront ユーザーは @username を使用して、ゲスト受信者は @emailaddress を使用して受け取ります。
やってみよう
- Workfront にログインし、今までに作成したことのないプルーフを使用するユーザーを作成します。プルーフワークフローでその人が果たす役割に応じて、その人のユーザー設定でプルーフ許可プロファイルを設定します。
- 既に作成されているユーザーについては、必要に応じて設定を編集し、プルーフ権限プロファイルの選択を調整します。
- プルーフ設定エリアにアクセスし、「ユーザー」タブに移動します。ユーザーの個人設定（言語、タイムゾーン、日付の形式、デフォルトのプルーフの役割、デフォルトのメールアラート）を確認します。これが重要になるのは、グローバルシステムのデフォルトが設定される前に、これらのユーザーを作成した場合です。
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