メタデータとキーワードのベストプラクティスについて
メタデータのベストプラクティス
メタデータは、アセットの記述に使用されるすべてのデータです。メタデータフィールドには名前が付けられており、ユーザーは、多くのフィールドの情報を編集または変更することができます。一部のメタデータフィールドは、アセットの取得元のアプリケーションまたはデバイスによって入力されており、編集することができません。
一貫したメタデータを使用すると、組織のアセットの検索性が向上します。さらに、Workfront DAM からダウンロードしたアセットはメタデータを保持しているため、アセットが Workfront DAM を離れても別のレイヤーで保護されます。
以下は、組織のメタデータの取り組みに役立つベストプラクティスです。
- Workfront DAM の外部で識別できるように、常に所有権またはクレジット情報をアセットに追加します。
- 誤用を防ぐため、権限が管理されるアセットの使用条件を追加します。
- アセットをアップロードしたらすぐに、アセットにメタデータを追加します。
- 不整合を防ぐため、一般的に使用されるデータの定義済みドロップダウンメニューを実装します。
- 組織のメタデータ戦略に関するメタデータの追加を担当する投稿者を教育します。
- メタデータ要件を外部ベンダーに伝えます（例えば、写真は、使用条件、クレジット、場所のメタデータが追加された状態で送信する必要があります）。
- 定期的な監査を実施して、メタデータが適切に追加されていることを確認します。
メタデータ戦略
組織がメタデータ戦略を策定している可能性があります。アセットを Workfront DAM にアップロードする場合は、次に関する組織のプロセスを必ず確認してください。
- メタデータを追加する責任者。
- 必要なメタデータ。
- メタデータを追加するタイミング。
- アセットのメタデータが適切であるかチェックする頻度。
- メタデータをチェックする責任者。
キーワードのベストプラクティス
キーワードは、メタデータのサブセットです。キーワードは、アセットのコンテンツに関する一般的な説明用語になる傾向があります。この情報は多くの場合、アップロード後に手動でアセットに追加されます。すべてのキーワードは、「キーワード」というラベルが付いた 1 つのフィールドに入ります。例えば、パリのエッフェル塔の写真には、ランドマーク、観光、ライトアップなどのキーワードを含めることができます。
キーワードは検索可能なので、アセットでは一貫したキーワードを入力することが重要です。
組織は、キーワードの管理されたリストであるキーワードの分類を実装すると、Workfront DAM でアセットを編集するときに選択できます。
キーワードを手動で入力することが許されている場合は、次の点に注意する必要があります。
- 略称や略語は統一する。あるアセットには「AZ」、別のアセットには「アリゾナ」といったように、ばらばらのキーワードを付けないようにします。
- 複数形と単数形は一貫性を保つ。どちらかの形式を選択するか、常に両方を使用します。例えば、英語で手や足の複数形を使用する際には、「feet」と「hands」、「foot、feet」と「hand、hands」のいずれかの組み合わせに揃えます。
- アクションやアクティビティについて説明する際も、「走る」／「泳ぐ」、または「走り」／「泳ぎ」のように、一貫性を持たせます。
- 範囲を狭くしすぎない。「アイオワ州ケオック」ではキーワードとしては範囲が狭すぎて、ユーザーが認識できない可能性があります。「アイオワ州南東部」の方が良いでしょう。
- 範囲を広くしすぎない。例えば、システム内で扱っているものがすべて大学に関連している場合は、「大学」では機能しないかもしれません。大学名を特定するなど、アセットを区別できるキーワードにします。
- 関連性に注意する。すべてのアセットにプロジェクトコードがあるからといって、キーワードを頼りにアセットを検索するユーザーには役に立たないでしょう。アセットにプロジェクトコードを付ける必要がある場合は、別のメタデータフィールドに追加することを検討します。
- 使用するキーワードが少なすぎると、検索結果を絞り込むのに役立ちません。
- すべてのデータにキーワードを使用する必要はありません。写真家の名前や場所などの情報には、メタデータフィールドを使用します。
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