ベストプラクティス - タイムシートと時間の記録

Adobe Workfrontの「ベストプラクティス」について

ベストプラクティスは、効果的で効率的な一連の行動を表すガイドラインです。お客様や会社のユーザーが簡単に採用でき、組織全体で正常に複製することができます。

これらのレコメンデーションを確認する際は、Workfront のベストプラクティスには普遍的なものもあれば、トピックに特化したものもあることにご留意ください。これらのベストプラクティスは、Workfront システムの設定や使用の指針となるフレームワークとしてご活用ください。

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このページをスクロールすると、まずそのトピックに関するすべてのベストプラクティスの概要リストが表示されます。これにより、「理由」の詳細に踏み込むことなく、レコメンデーションを確認することができます。

「これらがベストプラクティスである理由」概要リストの後にあるエリアでは、ベストプラクティスの数例と、これがプロセスやツールなどとみなされる理由についてより詳細に説明しています。Workfront インスタンスでの実装を検討する必要があります。

タイムシートと時間の記録のベストプラクティス

これらがベストプラクティスである理由

ベストプラクティス

定期タイムシートの数を制限します。

その理由は次のとおりです

定期タイムシートは、必要とする一般的な時間タイプとタイムシートの承認者に応じて作成します。複数の定期タイムシートを必要としないようにするには、承認者に「特定のユーザー」ではなく「ユーザーのマネージャー」オプションを使用することをお勧めします。（ユーザーの「上司」フィールドには必ず入力してください。入力されていない場合、Workfront はユーザーにマネージャーがいることを認識せず、タイムシートに承認者が割り当てられません）。

ベストプラクティス

時間タイプの数は最小限に抑えます。

その理由は次のとおりです

請求可能時間と請求不可時間の両方で時間タイプが多すぎると、時間の記録方法について混乱が生じます。組織の Workfront ガバナンス／監視委員会と協力して、必要な時間タイプとレポートする必要がある時間タイプを決定します。

ベストプラクティス

組織で超過作業時間が追跡されていない場合は、タイムシートの「超過作業時間」フィールドを非表示にします。

その理由は次のとおりです

タイムシートの「超過作業時間」フィールドは手動で入力するので、使用の方法やタイミングに関してユーザーが混乱する可能性があります。定期タイムシートには、「超過作業時間」フィールドを非表示にするオプションが含まれています。

ベストプラクティス

タイムシートは毎週送信する必要があります。

その理由は次のとおりです

これにより、2 週間ごとや毎月ではなく毎週結果を得ることができ、より適切なリアルタイムレポートが提供されます。また、問題が発生したらすぐに解決できるようになります。

ベストプラクティス

最も正確な時間エントリを取得するには、毎日時間を記録します。

その理由は次のとおりです

数日前のことを思い出すよりも、その日に取り組んだことを思い出す方が簡単です。時間エントリが正確であればプロジェクトのタイムラインをより正確に計画できるので、次の結果につながります。

作業要求がリソースのキャパシティに適合することを確認して、バーンアウトを防ぐことができます。
ユーザーが毎週の作業を計画し、優先付けることで、作業のボトルネックや過剰な割り当てを解消できます。
組織の戦略目標を達成できるように、人員の追加を正当化できます。

時間の記録は、リーダーがチームの取り組みと業績を認識するのにも役立ちます。

ベストプラクティス

プロジェクトレベルで時間を記録する機能をオフにします。

その理由は次のとおりです

プロジェクトレベルで記録された時間では、実際の作業時間を確認できません。実際の作業時間をタスクおよびイシューレベルで記録すると、特定の作業項目を完了するまでに費やした時間を表示できます。実際の作業時間がわかるとプロジェクトのタイムラインをより正確に計画し、必要な人材リソースの計画を立てることができるので、この情報はプロジェクトテンプレートの調整に役立ちます。またレポートの精度が向上し、従業員の時間がどのように使われているかについて優れたインサイトが得られます。