ベストプラクティス - 組織単位

Adobe Workfrontの「ベストプラクティス」について

ベストプラクティスは、効果的で効率的な一連の行動を表すガイドラインです。お客様や会社のユーザーが簡単に採用でき、組織全体で正常に複製することができます。

これらのレコメンデーションを確認する際は、Workfront のベストプラクティスには普遍的なものもあれば、トピックに特化したものもあることにご留意ください。これらのベストプラクティスは、Workfront システムの設定や使用の指針となるフレームワークとしてご活用ください。

このページのナビゲート

このページをスクロールすると、まずそのトピックに関するすべてのベストプラクティスの概要リストが表示されます。これにより、「理由」の詳細に踏み込むことなく、レコメンデーションを確認することができます。

「これらがベストプラクティスである理由」概要リストの後にあるエリアでは、ベストプラクティスの数例と、これがプロセスやツールなどとみなされる理由についてより詳細に説明しています。Workfront インスタンスでの実装を検討する必要があります。

組織単位のベストプラクティス

これらがベストプラクティスである理由

ベストプラクティス

Workfront で組織単位を設定する前に、主要なレポートカテゴリとニーズを特定します。

その理由は次のとおりです

ご自身が探している指標と、ユーザーとユーザーの作業に関して Workfront 内で収集したい情報を把握することにより、このニーズを満たす組織単位の構築に集中することができます。

ベストプラクティス

既存の Workfront 組織構造を定期的に評価して、ニーズを満たしていることを確認します。

その理由は次のとおりです

組織が成長したり、Workfront が組織内で拡大したりすると、プロセスの効率とユーザーの仕事への関わり方を改善するための新しい様々な方法が見つかります。したがって、組織単位の構造を定期的に評価すると、その構造がまだ機能しているか、アップデートする必要があるかを知ることができます。

ベストプラクティス

ユーザーベースを四半期ごと、または少なくとも 6 か月ごとに監査します。

その理由は次のとおりです

Workfront を長期にわたって使用し、ツールの使用例が増えると、システムに情報が蓄積されます。これには、ユーザー数、使用ライセンス数、作成された会社、グループやチームの数などが含まれます。

時間の経過とともに、組織も変化する可能性があります。例えば、前四半期に部門のリストラがあった場合や、転職しようと決めた従業員がいるかもしれません。 つまり、Workfront でライセンスを消費しているユーザーがあり、チーム内またはグループ内でギャップがあることによって、リソースの見積もりや作業の割り当てに影響を与えるかもしれない、ということです。

Workfront での組織単位とユーザーの四半期ごとの監査の実施は、システムを円滑かつ効率的に運用するための鍵です。これはまた、Workfront の使用率が安定しているか増加しているか、従業員がメールやスプレッドシートではなく Workfront を継続的な作業管理に使用していることを確認する良い機会でもあります。

ベストプラクティス

グループ管理者になるユーザーを特定し、トレーニングします。

その理由は次のとおりです

Adobe Workfront に関する深い知識があり、所属しているグループがシステムをどのように利用しているかをよく理解している人物、そしてグループ管理者に専念する時間がある人物を選出します。

グループ管理者は、管理するグループとサブグループのステータスの設定、プロジェクトの基本設定の変更、タイムシートプロファイルの作成を行うことができます。また、グループのユーザーの管理、アクセスレベルの調整、レイアウトテンプレートの割り当てを行うこともできます。

これにより、システム管理者は、Workfront の日々の設定業務やメンテナンス業務の一部から解放されます。また、各グループが自分たちの設定や操作環境設定のコントロールを、Workfront の他のグループに干渉することなく、より詳細に行えます。

ベストプラクティス

通常、社内ユーザーに必要なのは 1 つの会社のみです。

その理由は次のとおりです

Workfront の会社は、あるビジネス分野だけを対象にするのではなく、組織全体を対象にすることが推奨されます。社内ユーザーを複数の会社に分割した場合、Workfront で権限が機能する上で問題が発生する可能性があります。社内ユーザーを整理する方法として推奨されるのは、Workfront グループです。

ベストプラクティス

Workfront インスタンスで追跡する外部のクライアントやベンダー、またはインスタンスへのログイン権限を必要とする外部のクライアントやベンダーのための会社を作成します。

その理由は次のとおりです

外部のベンダーを含む会社を作成すると、それらのベンダーを Workfront に招いて、彼らのために作成しているコンテンツや製品の進捗をレビューしてもらいながら、システム内でのアクセス権は制限することができます。

Workfront のアクセス権は、オブジェクト共有と、ベンダー会社のユーザーに割り当てられているアクセスレベルの組み合わせによって付与されます。 例えば、ユーザーが自社内のユーザーのみを表示できるように制限を設定したり、リクエストキューやリクエストなどの特定の項目に権限を付与して、特定の会社のユーザーのみがそれらの項目を表示できるように設定したりできます。これは、Workfront 内に保存する情報のプライバシーを確立するのに役立ちます。

ベストプラクティス

Workfront グループの数を最小限に抑え、組織の部門に関連付けます。

その理由は次のとおりです

グループを必要とするのは、ほとんどの場合、作業を Workfront で管理する部門です。例えば、マーケティング部門には専用のグループが必要かもしれませんが、作業をリクエストするときにしか Workfront を使用しない他の部門のユーザーたちは、デフォルトグループに配置することができます。

ベストプラクティス

グループを使用して部門構造を、チームを使用して作業構造を表します。

その理由は次のとおりです

ホームグループは、ユーザーとプロジェクトの両方に必須のフィールドです。ホームグループを使用することで、ユーザーおよび彼らが関与している作業の概要を整理し、レポートするのに適した方法が得られます。

ただし、（プロジェクト上のタスク経由で、またはリクエストキューを通じて）一連のユーザーに割り当てを行う場合は、チームに対してのみ行うことができます。

ベストプラクティス

グループ管理者を活用して、システム管理者によるユーザーや設定の管理を手助けしてもらうことができます。

その理由は次のとおりです

システム管理者は、グローバルシステム設定を含め、Workfront 内のすべての要素にアクセスできます。グループ管理者がアクセスできる設定は、システム管理者が制御しており、その特定のグループにのみ適用されます。

グループ管理者を指名すると、システム管理者は多くの責任をデリゲーションでき、Workfront の日々のメンテナンスではなく、より大きな業務に集中することができます。グループ管理者はグループのニーズを把握しやすくなり、より優れたサービスをユーザーに提供できます。

ベストプラクティス

グループ管理者に、独自のサブグループの作成を許可します。

その理由は次のとおりです

グループ管理者は、独自のサブグループを作成および管理できます。システム管理者はサブグループを作成できますが、この作業をグループ管理者にデリゲーションし、時間を大幅に節約できます。また、グループ管理者はグループやサブグループのニーズやワークフローにより詳しくなるので、グループメンバーによる Workfront 利用の体験を向上させることができます。

ベストプラクティス

レイアウトテンプレートをホームチームに割り当てます。

その理由は次のとおりです

仕事に関し、チームの見解を一致させることが重要です。 つまり、同じレポートやツールに、チームが容易にアクセスできるようにします。レイアウトテンプレートを使用すれば、そのような環境を生み出して、チームで既に実施されているプロセスを強化することや、場合によっては改善することができます。

ベストプラクティス

より大きな組織単位を使用して、一連のユーザーとアイテムを共有します。

その理由は次のとおりです

Workfront で項目（プロジェクトやレポートなど）を共有する際には、グループやチームなど大規模な組織単位を使用することで、オブジェクトをすばやく簡単に、選択した一連のユーザーと、一度に共有できます。個々のユーザーの名前を共有ウィンドウに追加するのは、面倒で時間がかかる場合があります。

これにより、項目の共有のメンテナンスも容易になります。 チームメンバーが Workfront で更新されると、アイテムの共有権限が自動的に更新されて、新しいチームメンバーにアイテムへのアクセス権が付与され、過去のチームメンバーのアクセス権が削除されます。