ベストプラクティス - ライセンスとアクセスレベル

Adobe Workfrontの「ベストプラクティス」について

ベストプラクティスは、効果的で効率的な一連の行動を表すガイドラインです。お客様や会社のユーザーが簡単に採用でき、組織全体で正常に複製することができます。

これらのレコメンデーションを確認する際は、Workfront のベストプラクティスには普遍的なものもあれば、トピックに特化したものもあることにご留意ください。これらのベストプラクティスは、Workfront システムの設定や使用の指針となるフレームワークとしてご活用ください。

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このページをスクロールすると、まずそのトピックに関するすべてのベストプラクティスの概要リストが表示されます。これにより、「理由」の詳細に踏み込むことなく、レコメンデーションを確認することができます。

「これらがベストプラクティスである理由」概要リストの後にあるエリアでは、ベストプラクティスの数例と、これがプロセスやツールなどとみなされる理由についてより詳細に説明しています。Workfront インスタンスでの実装を検討する必要があります。

ライセンスとアクセスレベルのベストプラクティス

これらがベストプラクティスである理由

ベストプラクティス

アクセスレベルを設定するときは、最初はユーザーのアクセス権限を少なくしておきます。

その理由は次のとおりです

作業に必要な最小限のアクセス権でユーザーをスタートさせます。アクセス権が不十分なために業務を実行できない場合、通常は追加のアクセス権をリクエストしてきます。ユーザーにすぐに多くのアクセス権を付与すると、セキュリティ上の問題が発生する可能性があります。さらに、ユーザーからアクセス権を奪うよりも、ユーザーにアクセス権を付与する方が一般的に良いでしょう。

ベストプラクティス

「レビュー」ライセンスと「リクエスト」ライセンスを割り当てる場合、Adobe Workfront でユーザーにより多くの権限を与えるため、通常は「レビュー」をデフォルトにします。

その理由は次のとおりです

Workfront では、レビューライセンスとリクエストライセンスの両方を無制限の数のユーザーに割り当てることができますが、リクエストライセンスはリクエストの作成と更新しかできないように制限されています。レビューライセンスは、リクエストライセンスに比べ、プロジェクトやタスクへのアクセス権が多く、ポートフォリオやプログラムの閲覧、ドキュメントの編集、リソース管理ツールへのアクセスも可能です。

ベストプラクティス

システム全体で共有が必要な特定の理由がない限り、すべてのアクセスレベルで各オブジェクトの「システム全体を共有」チェックボックスをオフにします。

その理由は次のとおりです

システム全体でオブジェクトを共有することは、特定のユーザーが Workfront でアイテムを閲覧できるようにする手段としてよく使用されます。これは、Workfront のグループ構成に不備がある場合や、共有権限が十分に理解されていない場合に発生します。アイテムがシステム全体で共有されるということは、共有アイテムがすべてのユーザーに表示されることを意味します。システムに保持されている情報の種類によっては、プライバシーに関する問題を引き起こす可能性があります。

例えば、Workfront 内で複数のベンダーと連携し、進行の確認や承認などを行うこともあります。「システム全体を共有」チェックボックスをオプションとして利用できる場合、オンを選択されたり、デフォルトに設定されたりすると、すべてのベンダーに情報が開示されます。

このオプションを完全にオフにすると、共有することを許されたユーザーが、オブジェクトを共有したい人たちを、会社、グループ、チームを通じて特定する必要があります。

ベストプラクティス

アクセスレベルの「追加の制限を設定する」の「ユーザーによるコメントの削除を許可しない」設定を有効にすることを検討します。

その理由は次のとおりです

このオプションを有効にすると、過去のやりとりが Workfront から削除されることを防ぐことができます。組織によっては、監査のために、コメントの履歴をすべて保持する必要があります。

ベストプラクティス

システム管理者の数を制限し、グループ管理者を優先します。

その理由は次のとおりです

システム管理者は、グローバルシステム設定を含め、Workfront 内のすべての要素にアクセスできます。グループ管理者がアクセスできる設定は、システム管理者が制御しており、その特定のグループにのみ適用されます。

グループ管理者を指名すると、システム管理者は多くの責任をデリゲーションでき、Workfront の日々のメンテナンスではなく、より大きな業務に集中することができます。グループ管理者はグループのニーズを把握しやすくなり、より優れたサービスをユーザーに提供できます。

ベストプラクティス

新しいアクセスレベルを一から作成するのではなく、既存のアクセスレベルをコピーして変更を加えます。

その理由は次のとおりです

既存のアクセスレベルをコピーすると、新しいアクセスレベルに対して一貫性のあるベースが提供され、初期設定が同じになります。また、システム管理者はアクセスレベルをゼロから完全に設定する必要がないので、時間の節約にもなります。

ベストプラクティス

「説明」ボックスに、各アクセスレベルで実行できる操作を記述します。

その理由は次のとおりです

オブジェクトの種類ごとにどのような設定であるのか、詳しく説明します。これにより、（現在および将来の）システム管理者は、各アクセスレベルの働きを正確に把握できるので、設定を確認しようとしてアクセスレベル自体を調査する必要がなくなります。

また、レポートで表示する際に、アクセスレベルを容易に比較できるようになります。説明フィールドはビューに簡単に追加することができ、設定が異なる点や、異なるアクセスレベルが作成された理由が素早く確認できるようになります。

ベストプラクティス

自分自身の権限を作業目標の達成に必要なアクセスレベルのみに制限します。理想的には、システム内のほとんどのユーザーのニーズを把握できる 4 つか 5 つのアクセスレベルにします。

その理由は次のとおりです

Workfront オブジェクトがユーザーと共有されたとき、編集や削除などに必要な権限をそのユーザーが持つことを、アクセスレベルによって保証できます。個々のアイテムに対する共有はより具体的に設定できるので、アクセスレベルの設定はより一般化できます。

また、アクセスレベルが少ないと、システムを整理された状態に維持したり、戦略を実装したりすることが容易になり、従業員が入社したり部署を異動したりする際のオンボーディングも迅速化されます。

ベストプラクティス

少なくとも 2 人のユーザーにグローバルシステム管理者のアクセスレベルを割り当てます。

その理由は次のとおりです

Workfront がそのように設定された理由、その設定を管理または維持する方法、ユーザーをサポートする方法が、複数の人によって理解されている必要があります。誰か 1 人がオフィスにいない、組織を離れる、忙しい、といった場合でも、システムを適切に管理できる情報と知識を持った、別の人がいることを保証できます。

ベストプラクティス

Workfront 項目でユーザーが実行できる操作を制限するには、アクセスレベルで機能を削除するのではなく、共有を通じて行います。

その理由は次のとおりです

アクセスレベルは、特定のアイテムに対してユーザーが実行できる操作をグローバルなレベルで制御します。各プロジェクト、タスク、ポートフォリオ、ドキュメントなどに対する共有権限は、特定のアイテムに対して個々のユーザーが実行できる操作を制御します。特定のアクセスレベルを持つすべてのユーザーの権限を削除するのではなく、特定のアイテムに対する共有権限を微調整して、ユーザーの権限が制限されるようにします。