ドキュメントを使用したインスタンスガバナンスガイドの作成

従来のMarketo Engage インスタンスに移行する際、多くの場合、最新の機能ドキュメントや技術ドキュメントが不足するという課題が伴います。 管理者にとって、適切なインスタンスのガバナンスを確保するためのガイドラインを策定することは、見落とすことのできない重要な責任です。 これは、確立されたMarketo Engage インスタンスで作業する際に、効率性を向上させるための重要な戦略の1つです。

このステップバイステップ形式のチュートリアルは、Adobe Marketo Champion （2018）のNick Hajdinが提供しており、インスタンス設定の概要、主要な運用プログラムの文書化、厳格なガバナンスポリシーを適用するためのchangelogのメンテナンスについて、このプロセスを順を追って説明します。

継承したインスタンスのインスタンスガバナンスガイドとドキュメントを作成する理由

詳細なドキュメントとchangelogは、Marketo Engage インスタンス内での効率的な管理と知識の転送に不可欠です。 インスタンスのセットアップ中に行った変更や決定を追跡することで、次のことが可能になります。

Marketo Engage ガバナンスガイド 101

ガバナンスガイドは、インスタンスの設定とシステム設計要件に関する信頼できる唯一の情報源として機能します。 このドキュメントに含めることをお勧めする重要な情報は次のとおりです。

Marketo Engage インスタンスのガバナンスガイドを開発および管理する方法

ステップ 1：ガバナンスの現状を把握するガイドとドキュメント

手順2: Marketo Engage ドキュメントに含める要素を特定し、Changelogs

形式は、クラウドベースのプラットフォームと共有ドキュメントで異なります。 自社のニーズに合ったフォーマットを設計できます。ここでは、簡単なドキュメントとchangelog Excel テンプレート ​を使用して開始できる重要な要素について説明します。 これには、以下が含まれます。

ステップ 3：主要な事業プログラムの現状を特定し、文書化する

まず、購読レベルで影響を与える主要な運用プログラムを特定しましょう。 例としては、データ管理キャンペーン、リードライフサイクル、リードスコアリング、CRM同期、配信品質などがあります。

特定した各プログラムについて、その現状を文書化します。 これには、プログラムの目的、設定、関連するスマートキャンペーン、他のツールとの統合に関する詳細が含まれます（該当する場合）。

手順4: Changelog メンテナンスの実施

次の手順は、「Changelog メンテナンス」を義務付けるMarketo Engage インスタンスに対して厳格なガバナンス ポリシーを確立することです。 このポリシーにより、インスタンス全体で運用プログラムに加えられた更新を詳細に文書化できます。

そうしたドキュメントの重要性と、適切にアクセスして更新する方法をチームに周知しましょう。 変更ログを管理する責任を割り当てることで、少数のマーケティング業務チームメンバーや管理者が、変更を一貫して記録し、承認を得ることができます。

手順5：ドキュメントの一元管理

Marketo Engage インスタンスに関連するすべてのドキュメントを保存するための一元的な場所またはリポジトリを確立します。 これには、共有ドライブ、専用フォルダー、クラウドベースのシステムなどがあります。

手順6：定期的な確認と更新

ドキュメントの定期的なレビューをスケジュールして、正確かつ最新の状態を保つようにします。 忙しい時には簡単に見落とす事ができます。 カレンダーにリマインダーを積極的に設定し、業務プログラムの変更や最適化を反映して、チームが定期的に更新されるようにします。

次のステップ？

この​ シンプルなテンプレート ​をダウンロードして開始します。

上記の手順に従って、ガバナンスガイドとドキュメントを作成します。 プロセスを進める際には、次の経験則を考慮してください。

既存のドキュメントを更新します：
ドキュメントを最新の状態に保つことが重要です。 過去3年間変更されていない場合は、インスタンスを監査する際に、ドキュメントを修正する時間を確保します。

共有とトレーニング：
ドキュメントとchangelogを関連するチームメンバーと共有し、これらのレコードを更新する方法について教育します。

定期的レビュー：​新しい変更、最適化、または調整が発生した場合に、年間を通じてそれらをレビューおよび管理する時間を事前に設定します。

Marketo Engageインスタンスの包括的なドキュメントと最新のドキュメントを維持することで、長期的な時間と労力を削減し、効果的なインスタンス管理を促進できます。

制作者

Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion （2018）
Digital Technology Senior Manager at Accenture

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Amy Chiu
Adoption & Retention Marketing Manager、Adobe

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