ドキュメントの状態の設定 id181GB0400UI
AEM Guidesでは、組織の要件に応じて DITA トピックの文書状態を定義できます。 最初から最後まで、ドキュメントの様々な状態を定義できます。 例えば、最初の状態はドラフトで、レビュー、承認、翻訳済みに移動し、最後に公開済みに移動できます。
トピックがある状態から別の状態に移行する方法は 2 つあります – 手動と自動。 プロファイルで定義されたドキュメント状態は、ドキュメント状態を手動で変更する場合に使用できます。 これは、トピック ファイルのプロパティ ページから実行できます。 また、ドキュメントをある状態から別の状態に移動できるユーザーを定義することもできます。 例えば、作成者がドキュメントを作成し、ドキュメントのデフォルト状態をドラフトに設定できます。 作成者がレビュー用にドキュメントを送信すると、ドキュメントの状態をレビュー中に変更できます。 レビュー担当者は、レビュープロセスに基づいて、ドキュメントの状態を承認済みまたはドラフトに再度変更することができます。 ドキュメントが承認済みの場合、発行者はワークフローに応じてドキュメントの状態を翻訳済みまたは公開済みに変更できます。
ドキュメント状態の作成
AEM Guidesには、デフォルトの一連のドキュメント状態が付属しています。 これらの状態は次のとおりです。
- ドラフト
- 編集
- レビュー中
- 承認済み
- 確認済み
- 完了
これらのデフォルトの状態は、DAM で作成されたすべての DITA トピックで使用できます。 独自のドキュメント状態を作成して、特定のフォルダーに割り当てることができます。 そのフォルダの下に作成されたすべての DITA ファイルは、新しく作成された文書ステートにアクセスできます。
フォルダープロファイルを使用してドキュメント状態を作成するには、次の手順を実行します。
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上部の「Adobe Experience Manager」リンクをクリックし、「ツール」を選択します。
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ツールのリストから ガイド を選択します。
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「ドキュメントの状態」タイルをクリックします。
「Assetsの状態」ページが表示されます。 デフォルトでは、ページにデフォルトプロファイルが表示されます。
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プロファイルを作成 をクリックして、次の詳細を入力します。
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「プロファイル」フィールドにプロファイルの名前を入力します。
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新しいプロファイルを適用するパスを指定します。
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ドキュメントの状態を 許可されている状態 で 状態 に指定します。 デフォルトのドキュメント状態は、ドラフト、編集、レビュー中、承認済み、完了です。
「追加 ボタンをクリックして、ドキュメントの状態を追加します。
- ドキュメントの状態を削除するには、削除アイコンをクリックします。
note note NOTE ドキュメントの状態がまだ残っている場合は、ドキュメントの状態を削除しないでください。 ドキュメントの状態を削除すると、administrator ユーザーグループに属していない限り、そのようなドキュメントのドキュメントの状態は変更できません。 -
ドキュメントの開始状態を 開始状態 で指定します。
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ドキュメントの終了状態を 終了状態 で指定します。
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ドキュメントの状態トランジションを 状態トランジション で指定し、状態トランジション で 状態トランジション で指定します。
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ドキュメントの状態を変更できるユーザーおよびユーザーグループを グループ で指定します。
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追加 ボタンをクリックして、状態トランジションを追加します。
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状態のトランジションを削除するには、削除アイコンをクリックします。
note note NOTE ドキュメントの状態がまだ続く場合は、状態トランジション From削除しません。 状態の切り替えを削除すると、administrator ユーザーグループに属していない限り、そのようなドキュメントのドキュメントの状態は変更できません。 -
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「完了」をクリックします。
ドキュメント状態プロファイルのコピーの作成
要件に応じて、既存のドキュメント状態プロファイルのコピーを作成できます。 このコピーを、別のドキュメントプロファイルを作成するためのベースとして使用できます。
ドキュメント状態プロファイルのコピーを作成するには、次の手順を実行します。
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上部の「Adobe Experience Manager」リンクをクリックし、「ツール」を選択します。
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ツールのリストから ガイド を選択します。
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「ドキュメントの状態」タイルをクリックします。
「Assetsの状態」ページが表示されます。
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複製するドキュメント状態プロファイルを選択し、「プロファイルを複製」をクリックします。
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必要な変更を加え、「完了 をクリックし す。
ドキュメントの状態または状態の切り替えの削除
ドキュメント状態プロファイルからドキュメント状態または状態トランジションを削除するには、次の手順を実行します。
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上部の「Adobe Experience Manager」リンクをクリックし、「ツール」を選択します。
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ツールのリストから ガイド を選択します。
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「ドキュメントの状態」タイルをクリックします。
「Assetsの状態」ページが表示されます。
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ドキュメント状態を削除するドキュメント状態のプロファイルを選択し、[プロファイルを編集] をクリックします。
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ドキュメントの状態または状態のトランジションを削除し、「完了」をクリックします。
ドキュメント状態プロファイルの削除
ドキュメント状態プロファイルを削除するには、次の手順を実行します。
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上部の「Adobe Experience Manager」リンクをクリックし、「ツール」を選択します。
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ツールのリストから ガイド を選択します。
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ドキュメントの状態 タイルをクリックします。
「Assetsの状態」ページが表示されます。
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削除するドキュメント状態プロファイルを選択し、「プロファイルを削除」をクリックします。
ドキュメントの状態の変更を自動化
ドキュメントの状態を手動で変更しない場合は、ワークフローを作成し、ドキュメントの状態の変更を自動化します。
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上部の「Adobe Experience Manager」リンクをクリックし、「ツール」を選択します。
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ツールのリストから ワークフロー を選択します。
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モデル タイルをクリックします。
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関連するワークフロー（トピックをレビューなど）を選択します。
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「編集」をクリックします。
ワークフローが新しいタブで開きます。
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編集\（右上\）をクリックします。
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ステップ ブラウザーを開きます。上部のツールバーの左端にある サイドパネルを切り替え を使用します
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適切なステップをモデル内の必要な場所にドラッグします。
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ワークフローモデルに追加した新しいステップをクリックし、コンポーネントツールバーから 設定 を選択します
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「プロセス」タブを開きます。
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プロセス ドロップダウンリストで、「任意の DAM アセットのドキュメント状態を設定」を選択します。
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「ハンドラー処理の設定」オプションを選択します。
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引数 テキストボックスに、選択したワークフローから移行するドキュメントの状態を入力します。
note note NOTE 「引数」テキストボックスに、正しいドキュメントの状態が入力されていることを確認します。 間違った値を入力すると、ドキュメントは間違った状態に設定されます。 -
「保存して閉じる を使用して変更を確定し す。
承認ワークフローを有効にする
AEM Guidesには、ドキュメント開発プロセスのライフサイクルを制御するのに役立つドキュメント承認ワークフローが用意されています。 承認ワークフローを有効にするには、次の手順を実行します。
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UI 設定ファイルをダウンロードするには、管理者としてAdobe Experience Managerにログインします。
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上部の「Adobe Experience Manager」リンクをクリックし、「ツール」を選択します。
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ツールのリストから「ガイド」を選択し、「フォルダープロファイル」をクリックします。
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グローバルプロファイル タイルをクリックします。
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「XML エディター設定」タブを選択し、上部の「編集」アイコンをクリックします
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ダウンロード アイコンをクリックして、ui_config.json ファイルをローカルシステムにダウンロードします。 その後、ファイルに変更を加えて、同じものをアップロードできます。
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ui_config.jsonファイルで、次に示すように features セクションを変更して、承認ワークフロー機能を有効にします。code language-none "features": { "approvalWorkflow": true } -
ファイルを保存してアップロードします。