To Do リストの操作

最終更新日： 2024年7月15日

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TODO リストを表示すると、ビジネスプロセスから自分に割り当てられたタスク、自分が属するグループに割り当てられたタスク、または他のユーザーと共有しているタスクが表示されます。リクエストの承認または却下、詳細情報の追加など、必要に応じてタスクを開き、操作し、完了できます。タスクを完了すると、ビジネスプロセスの次のユーザーにタスクが送信されます。

TODO リストについて

AEM Forms Workspace には次の 3 種類の TODO リストがあります。

  • 個人リスト。ユーザーに直接割り当てられているタスクが格納されます。
  • グループリスト。グループに割り当てられているタスクが格納されます。グループの任意のメンバーがタスクを開いて完了できます。タスクを開くには、最初にグループのメンバーがタスクを要求する必要があります。
  • 共有リスト。他のユーザーと TODO リストを共有するユーザーに割り当てられているタスクが格納されます。リストを共有するユーザーであれば、誰でもタスクを要求し、開いて完了することができます。

一部のアクションは、タスクの上にポインタを合わせたときに表示されるアイコンをクリックして、タスクを開かずに実行できます。

NOTE
感嘆符のアイコンは、タスクの優先度が高いことを示します。

一般的なタスク

タスクを開いて操作する場合、使用できるツールはタスクによって異なります。タスクに応じて異なるアクションを実行する必要があるため、一部のツールを使用できる場合と使用できない場合があります。受け取る可能性のある一般的なタスクを以下に示します。

  • 情報の提供：フォームを完了して送信する必要があるタスクを受け取ります。

  • 情報のレビュー：情報のレビューと、コンテンツの承認を必要とするタスクを受け取ります。

  • 複数ユーザーによるレビュー：他のユーザーがタスクを受け取るのと同時に、タスクを受け取ります。自分と他のユーザーは、情報の提供またはコンテンツのレビューのいずれか、或いはその両方を行う必要があります。この種類のタスクで使用できるツールは以下のとおりです。

    • タスクの説明の表示
    • タスクが割り当てられているすべてのユーザーの完了ステータスの表示
    • タスクが割り当てられているすべてのユーザーのコメントの表示
    • タスクへのコメントの追加

上記のタスクのいずれかで使用できる追加のツールは、次のとおりです。

  • 転送
  • 共有
  • 問い合わせ
  • 戻る
  • 備考
  • 添付ファイル

タスクを開く

自分の TODO リストのタスクを開いてロックしたり、グループまたは共有の TODO リストのタスクを要求して開いたりできます。タスクを開くと、メインウィンドウに表示されます。その他のタスクは、TODO リストの横のタスクリストに表示されます。

タスクのサマリー URL が存在する場合は、タスクに関連付けられたフォームの代わりに、タスクのサマリービューがデフォルトで開きます。「タスクを割り当て」で「最大化モードでフォームを開く」オプションを有効にしても、フォームは最大化モードで開きません。

NOTE
タスクを開くと、タスクのデフォルトに応じて、関連するフォームが全画面表示で表示される場合があります。

リストからタスクを開いてロックする

TODO リストからタスクを開く際にリストが共有されている場合は、タスクをロックして、リストにアクセスできる別のユーザーがタスクを操作しないようにすることができます。

  1. TODO リストの左側のペインで、個人の TODO リストを選択します。ユーザーのすべてのタスクが中央ペインに表示されます。

    NOTE
    TODO リスト内でプロセスタイプを選択して、タスクをフィルタリングできます。TODO リストを選択して、TODO リストのすべてのタスクを再度表示できます。

  2. 必要に応じて、タスクをロックします。タスクをロックするには、タスクのすべてのオプションアイコンをクリックし、「ロック」を選択します。タスクにポインタを置くと、オプションが使用可能になります。

    NOTE
    タスクが開いているときに、任意のタブでタスクをロックまたはロック解除することもできます。

    lock_task

    タスクのすべてのオプションメニュー

  3. タスクをクリックして開きます。

共有リストまたはグループリストのタスクを開いて要求

グループリストまたは共有リストのタスクを開いて要求すると、そのタスクは個人の TODO リストに移動します。該当するリストへのアクセス権限を持つ他のユーザーは、タスクを操作できなくなります。

  1. TODO ページの左ペインで、グループまたは共有の TODO リストを選択します。すべてのタスクが中央パネルに表示されます。

  2. 以下のいずれかの手順を実行します。

    • タスクをグループまたは共有の TODO リストから開かずに要求するには、タスクにポインターを重ねて「要求」をクリックします。あるいは、タスクが開いたら、タスクペインの下のアクションバーで「要求」ボタンを使用します。要求すると、タスクはグループまたは共有の TODO リストから個人のリストに移動します。
    • タスクをグループまたは共有の TODO リストから要求して開くには、「要求して開く」をクリックします。

タスクの使用

タスクを開いた後に、メインパネルに表示されるタブや使用できるツールは、タスクによって異なります。表示されるタブについて以下に示します。

  • タスクの概要：タスクが開くと、タスクの概要パネルに、「タスクを割り当て」手順のプロセスで指定された URL を使用して、タスクに関する情報（ある場合）が表示されます。タスク概要パネルを使用すると、タスクの追加情報や関連情報が表示され、AEM Forms ワークスペースのエンドユーザーにさらなる価値を提供できます。このタブは、タスクの概要 URL が存在しない場合は使用できません。

  • 詳細：現在のタスクとそれが属するプロセスに関する情報を提供します。

  • フォーム：タスクに関連付けられているフォームを表示します。PDF、HTML、Guide、SWF ファイルなど、様々なファイル形式のフォームがあります。通常の印刷可能なフォームや web ベースのフォーム、または一連のウィザード形式のパネルを通じてユーザーから情報を収集するフォームなどがあります。

  • 履歴：プロセスインスタンスに含まれるタスク、および各タスクに関連付けられているフォーム、タスク割り当て、添付ファイルが表示されます。

  • 添付ファイル：タスクに関連付けられた既存の添付ファイルを表示します。また、必要に応じて添付ファイルを追加します。

  • メモ：タスクに関連付けられた既存のメモを表示します。また、必要に応じてメモを追加します。

タスクを操作するときに、表示されるツールおよび実行できるアクションを、以下に示します。

タスクの転送、共有、問い合わせ

タスクをメモや添付ファイルと共に別のユーザーに転送したり、タスクを別のユーザーと共有したり、タスクについて別のユーザーに問い合わせたりすることができます。タスクに関連付けられているフォームデータを変更する場合は、タスクの転送、共有、問い合わせを行う前に、フォームをドラフトとして保存します。保存しない場合、タスクは更新されたフォームなしで送信されます。タスクを転送して共有すると、タスクを受け取ったユーザーは、そのタスクを要求して完了するか、元のユーザーに戻すことができます。タスクの問い合わせを行った場合、ユーザーはタスクを戻すことしかできません。

  1. 保持するタスクに関連付けられたフォームを変更する場合は、「保存」をクリックします。「保存」オプションは、各タブ下部にあるアクションバーで使用できます。保存しない場合、タスクは更新されたフォームなしで送信されます。

    NOTE
    操作中のタスクによっては、フォームで保存ボタンを使用できない場合があります。

  2. 任意のタブで、以下のいずれかのボタンをクリックします。

    • 転送
    • 共有
    • 問い合わせ
    NOTE
    タスクによっては、タスクを開かずに、TODO リストからこれらのアクションを実行することもできます。

  3. ポップアップダイアログウィンドウで、タスクの転送、共有、問い合わせを行うユーザーの名前を検索して選択します。

タスクを戻す

  1. 任意のタブで、「戻す」をクリックします。タスクは、以前にタスクを転送したユーザー、またはタスクを共有または問い合わせを開始したユーザーの To Do リストに戻されます。

タスクのオフライン化

タスクをオフラインで作業し、後で Adobe® Reader®、Adobe® Acrobat® Professional、または Adobe® Acrobat® Standard からのフォームの送信が許可される場合があります。フォームが送信されると、メールクライアントが、適切なサーバーのメールアドレスを使用して起動されます。その後、完成したフォームをサーバーにメールで送信できます。

  1. 任意のタブで、「オフライン」をクリックします。
  2. フォームを保存するファイル名を指定して、「保存」をクリックします。タスクに関連付けられているフォームがローカルに保存されます。フォームが送信されるまで、タスクは TODO リストに残ります。

添付ファイルの操作

添付ファイルをローカルで追加、更新、削除または保存できる場合があります。

添付ファイルを追加

  1. 「添付ファイル」タブで、「参照」をクリックして添付するファイルを選択します。

  2. プロセスに参加している他のユーザーに許可する、添付ファイルに対する権限レベルを選択します​ 。「読み取り」を選択した場合、他のユーザーがファイルをローカルに保存できます。いずれかの編集権限を選択した場合、他のユーザーも新しいファイルをアップロードして、添付ファイルを置き換えることができます。

    NOTE
    添付ファイルと共にコメントを追加することもできます。

  3. 「アップロード」をクリックします。ファイルがフォームに添付されます。

添付ファイルを表示

  1. 「添付ファイル」タブで、表示する添付ファイルのファイル名をクリックします。

添付ファイルをローカルに保存

  1. 添付ファイルをクリックして開きます。開いている添付ファイルをローカルに保存します。

添付ファイルを更新

  1. 添付ファイルの「編集」をクリックします。「参照」をクリックして、既存の添付ファイルを置き換えるファイルを選択します。

添付ファイルを削除

  1. 添付ファイルの「削除」をクリックします。

タスクを完了せずに作業内容を保存

  1. 任意のタブで、「保存」を選択します。

    ドラフトとして保存ダイアログが表示されます。ドラフトのデフォルト名は、タスクテンプレートのタスク名です。

    saveasdraftdialog

    NOTE
    Workspace を設定して、ユーザーがドラフトとして入力した情報を定期的に自動保存できます。自動保存が有効になっているときにユーザーがドラフトで作業をすると、ドラフトは定期的に保存されます。自動保存では、タスクにデフォルト名が自動的に付けられます。
    詳しくは、環境設定の管理の「ドラフトを定期的に保存」を参照してください。

  2. ドラフトとして保存ダイアログで、タスクに一意の名前を指定して、「OK」を選択します。

    saveasdraftdialog_name

    指定した名前でドラフトが保存されます。タスクは TODO リストに保持され、フォームで行った変更はすべて Drafts フォルダーに保存されます。また、TODO リストでドラフト名を使用してドラフトを検索し、ドラフトの操作を再開できます。

    searchfortask

タスクの完了

タスクを完了する方法は、タスク自体、およびプロセス内でのユーザーの役割によって異なります。リクエストの承認または却下、コンテンツの提供、情報のレビューと検証、またはアクションが完了したことの通知を求められる場合があります。

タスクは以下に示す様々な方法で完了できます。

  • 任意のタブで使用可能なアクションの使用
  • フォーム自体に組み込まれたアクションの使用
  • タスクを開かずに TODO リストから
NOTE
このオプションは、プロセスの設計時に Assign Task 手順で isMustOpenToComplete フィールドを選択していない場合に使用できます。
  • メールによる通知（メール通知を受信する場合）

タスクが完了すると、タスクに応じて、操作を再確認するための確認ダイアログボックスが表示されます。例えば、提供した情報が有効であることを保証するように要求するダイアログボックスが表示されます。

NOTE
タスクを変更したものの、完了する準備ができていない場合は、保存ボタンをクリックして作業内容をドラフトとして保存し、後で戻ることができます。

タスクを完了

  1. 次のいずれかの手順を実行します。

    • タスクを選択し、リストの下部で、プロセスで次に必要なステップのボタンをクリックします。
    • フォームにボタンがなく、AEM Forms Workspace の「完了」ボタンを使用できる場合は、「完了」をクリックします。
    • フォームにボタンがありながら、AEM Forms Workspace の「完了」ボタンを使用できない場合は、プロセス内で次の手順に進むためのボタンをフォーム上でクリックします。

    フォームにボタンがなく、AEM Forms Workspace の「完了」ボタンを使用できない場合は、フォームを送信できないことを示すメッセージが表示されます。

  2. 確認ダイアログボックスが表示された場合は、次のいずれかのアクションを実行します。

    • タスクが完了し、承認の準備ができている場合は、「OK」をクリックします。
    • タスクに戻る必要があり、承認の準備がまだできていない場合は、「キャンセル」をクリックします。
NOTE
フォームでプロセスプロパティが使用されているときは、HTML フォーム内に「送信」ボタンが表示される場合があります。このボタンは、このフォームが PDF としてレンダリングされたときは表示されません。タスクを完了するには、AEM Forms Workspace の下部にある「送信」ボタンをクリックします。フォームの内側ではなくフォームの外側にある「送信」ボタンを使用します。

一括承認タスク

TODO リストからは複数のタスクを送信できます。タスク名とルートオプションが同じである同一のプロセスのタスクのみを一緒に送信できます。

NOTE
このオプションは、プロセスを設計する際に、Workbench のタスクの割り当て手順で isMustOpenToComplete フィールドを選択していない場合に使用可能です。

  1. TODO リストの左側のペインで、個人の TODO リストを選択します。ユーザーのすべてのタスクが中央ペインに表示されます。

  2. 「一括モードを有効にする」を選択します。リスト内のタスクの前にチェックボックスが表示されます。

    NOTE
    このオプションは、プロセスを設計する際に、Workbench のタスクの割り当て手順で isMustOpenToComplete フィールドが選択されているタスクには使用できません。このようなタスクのチェックボックスは、TODO リスト内では常に無効になります。

  3. 一括承認するタスクを選択します。タスク名とルートオプションが同じである同一のプロセスのタスクを複数選択できます。承認するタスクを 1 つ選択すると、同じプロセス、同じタスク名、同じルートオプションのタスクのみが有効になります。残りのタスクは無効になります。

    1_bulkapproval

  4. 使用可能な「送信」オプションをクリックします。選択したタスクが送信されます。

    bulkapproval

メールを使用したタスクへの参加

メールを受信してタスクを完了することができます。メールを使用してタスクに参加すると、TODO リストに新しいタスクがあるかどうかを定期的に確認したり、追跡ページでタスクのステータスを確認したりする必要がなくなります。

まず、メール通知を受信するように AEM Forms Workspace の環境設定を行います。AEM Forms Workspace では、ユーザーの TODO リストまたはユーザーが所属するグループの TODO リストにあるタスクに関して、メール通知を送信できます。メール通知メッセージを送信するタイミングやその受信者は、管理者が決定します。

メールメッセージには、AEM Forms Workspace でタスクを開くためのリンク、タスクに使用するフォームの添付ファイル、またはメールを使用してタスクを完了するためのアクションが含まれます。メールメッセージにフォームが含まれている場合、タスクを完了するためのボタンがフォームに組み込まれていれば、フォームを開いてタスクを完了できます。タスクを完了するためのアクションがメールメッセージに含まれている場合は、メールでアクションをクリックするか、メール本文の 1 行目にアクションを入力して返信することにより、タスクを完了できます。

NOTE

  • 適切なメールのテンプレートを使用するように Workspace を設定するには、AEM Forms JEE 管理者ガイドを参照してください。

  • AEM Forms Workspace にタスクを送信した後にドラフトが転送されると、メール通知が送信されます。 ドラフトが AEM Forms Workspace のスタートポイントから転送される場合、メール通知は送信されません。

メールを使用してタスクを完了すると、そのタスクは AEM Forms Workspace の TODO リストから削除されます。

NOTE
ブラウザーで AEM Forms Workspace にログインせずに TODO タスクへのリンクを開いた場合は、TODO リンクに直接アクセスすることに失敗して例外が表示されます。メールのリンクをクリックする前に、AEM Forms Workspace にログインしてください。
NOTE
メール通知を転送して他のユーザーにタスクを割り当てることはできません。他のユーザーにタスクを転送できるのは、AEM Forms Workspace 内からのみになります。

メール通知メッセージを受信

  1. 「環境設定」をクリックします。
  2. メールでタスクイベントを通知 ​リストで、「はい」を選択します。
  3. メールメッセージにフォームとデータを含めるには、フォームをメールに添付 ​リストで、「はい」を選択します。

モバイルデバイスを介したタスクへの参加

AEM Forms Workspace アプリを使用して、モバイルデバイスからタスクに参加できます。このアプリケーションをインストールする前に、組織で AEM Forms Workspace アプリの使用がサポートされていることをシステム管理者に確認してください。

デッドラインとリマインダーについて

「デッドライン」は、タスクの完了期限となる日時を決定します。デッドラインを過ぎると、サーバーはタスクをプロセスの次のステップ（別のユーザーの TODO リストである可能性があります）にルーティングし、タスク上にデッドラインアイコンが表示されます。デッドラインアイコンは、プロセスに関連付けられているルールに関係なく表示されます。

「リマインダー」は、ユーザーが注意を向ける必要があるタスクをユーザーに通知します。リマインダーは、事前に設定された時刻に発生します。その後、関連付けられているタスクを完了するまで一定の間隔で発生します。リマインダーを受け取ると、リマインダーアイコンがタスクに表示されます。

デッドラインとリマインダーの動作およびタイミングは、ビジネスプロセスによって決定されます。デッドラインとリマインダーのないプロセスもあります。管理者は、デッドラインとリマインダーのメール通知を送信するかどうかを指定します。ユーザーは、メール通知を受信するかどうかを環境設定で指定できます。

グループキューと共有キューのタスクの操作

自分に割り当てられているすべてのタスクが TODO リスト（キュー）に表示されます。

自分がアクセス権を持つグループ TODO リストと共有 TODO リストも、TODO ページの左側のペインに表示されます。アクセス権のある任意の TODO リストのタスクを完了できます。

1 つのグループ TODO リストに、複数のメンバーが含まれる場合があります。管理者は、組織の特定の要件に基づいてグループ TODO リストを設定します。グループ TODO リストを使用すると、同様の責任を共有する複数のユーザーに作業を振り分けることができます。

例えば、チームの各メンバーがローンの申し込みフォームを処理するとします。これらのタスクはすべて、グループのすべてのメンバーがアクセス権を持つグループ TODO リストに送信されます。グループのそれぞれのメンバーが、その TODO リストからタスクにアクセスできます。

共有 TODO リストは、別のユーザーから TODO リストを共有されたとき、または明示的にあるタスクを共有されたときに表示されます。別のユーザーの TODO リスト内のタスクを表示し、そのユーザーに代わってタスクを完了できます。例えば、休暇を取る場合は、TODO リストを同僚と共有することを選択して、留守中に自分の代わりにタスクを完了してもらうことができます。

NOTE
不在設定を指定して、不在中に別のユーザーにタスクを転送することもできます。

グループまたは共有の TODO リストからタスクを操作するには、まずタスクを要求します。その場合、タスクを完了するか別のユーザーに転送するまで、タスクの所有者になります。

キューの共有

TODO リストを別のユーザーと共有すると、そのユーザーは TODO リスト内の新しいタスクを表示して、それらのタスクを代理として操作できます。TODO リストを共有する前に TODO リストにタスクが存在する場合、そのタスクは他のユーザーには表示されません。ユーザーは、TODO リストへのアクセス権を付与された後に TODO リストに追加されたタスクのみを表示および要求できます。

ユーザーが共有キュー内のタスクを表示するには、プロセスデザイナーが User サービスの「Task Access Control List (ACL)」タブで「Add ACL for Shared Queue」オプションを有効にする必要があります。

NOTE
オフィスを不在にする予定がある場合は、不在設定を指定して、TODO リスト全体を共有するのではなく、留守中にタスクを他のユーザーに転送することもできます。

キューを共有

  1. 「環境設定」タブにある「キュー」タブで、「+」アイコン（「現在自分のキューを共有しているユーザー」）をクリックします。

  2. ユーザーの名前を検索して選択します。

  3. 「共有」ボタンをクリックして、選択したユーザーとキューを共有します。

  4. ユーザーの名前を選択し、「共有」をクリックします。

    NOTE
    ユーザーが一覧表示されている行の最後にある X アイコンをクリックして、TODO リストの共有からユーザーを削除することができます。

他のキューへのアクセス

別のユーザーの TODO リストに対するアクセス権をリクエストし、そのユーザーの TODO リスト内の新しいタスクを表示および要求することができます。

別のユーザーの TODO リストへのアクセス権をリクエストすると、そのユーザーは自分の TODO リストでリクエストを承認または却下するタスクを受け取ります。ユーザーがタスクを完了すると、リクエスト元のユーザーの TODO リストに通知が届きます。

別のユーザーの TODO リストへのアクセス権が付与された場合、アクセス権を付与される前にユーザーの TODO リストに存在していたタスクを表示することはできません。TODO リストへのアクセス権が付与された後にそのユーザーの TODO リストに追加されたタスクだけを表示できます。

別のキューにアクセス

  1. 「環境設定」タブで、「キュー」タブを開きます。

  2. 「アクセスできるユーザーキュー」で「+」をクリックします。ポップアップダイアログでユーザーの名前を検索します。

  3. ユーザーの名前を選択し、「リクエスト」をクリックします。

    NOTE
    別の TODO リストへのアクセスを削除するには、「アクセスできるユーザーキュー」リストからユーザー名を選択して、ユーザーの名前が記載されている行の最後で「X」をクリックします。別の TODO リストへのアクセス権のリクエストが保留中の場合は、その TODO リストへのアクセス権は削除できません。