エキスパートに質問 – Workfront Proofを最大限に活用するためのベストプラクティス
成功の設定、優れたレポートを有効にするためのアクセスビュー（およびその他のトリック）の設定方法、および Proof でよくある落とし穴を回避する方法を説明します。 このウェビナーは 2020 年 2 月 26 日（PT）に録画されました。
Q&A
質問
現在、受信者が自分と共有されたプルーフを共有できるように、プルーフ設定の「購読」ボックスを手動でオンにする必要があります。 このチェックボックスをデフォルトで自動チェックする予定はありますか？
回答
管理者は、次のパスに従って、個々のユーザーのデフォルトとして有効/無効にできます。PHQ ログイン / アカウント設定/ ユーザー/ ユーザー名をクリック / デフォルトのプルーフ設定。
質問
「新しいプルーフ」を選択せずにドキュメントをアップロードし、ユーザーが「プルーフを自動生成」に設定されている場合 ファイルが既にアップロードされた後に、これらの設定を変更できますか？
回答
はい。すべてのプルーフ設定を調整するには、「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、「プルーフの詳細」をクリックします。
質問
このプレゼンテーションはスタンドアロン ツールに適用できますか？
回答
プルーフの役割、メールアラート、決定オプション、転送メール、ワークフローテンプレートのグループ化/共有/設定に関する Recommendations は、すべてスタンドアロンのプルーフに関連しています。
質問
プルーフテンプレートは何に使用しますか？
回答
組織のコンテンツレビュープロセスを頻繁に繰り返す場合や、同じユーザーによってコンテンツがレビューされる場合は、指定したプルーフの役割と通知設定を持つレビュー担当者を含むワークフローテンプレートを作成できます。
質問
プルーフワークフローテンプレートとは
回答
プルーフワークフローテンプレートは、プルーフに適用できる、事前に定義されたプルーフルーティングワークフローを含むテンプレートです。 プルーフの承認プロセスを標準化および自動化できます。
質問
どのようにプルーフテンプレートを作成できますか？
回答
管理者の場合は、次のパスを使用します。PHQ ログイン/ワークフロー/新規/新しいテンプレート。
質問
このテンプレート共有機能を使用すると、グループやチームと共有することも、個々のユーザーと共有することも可能ですか？
回答
現時点では、Workfrontのグループ、チーム、担当業務または会社とワークフローテンプレートを共有することはできません。 ただし、個人と共有したり、プルーフグループと共有したりできます。 プルーフグループを作成するには、PHQ ログイン/グループ/新規グループのパスに従います。
質問
組織の下でプルーフを送信する際、各ユーザーに表示されるフォルダーをクリーンアップして、各ユーザーに適用できるフォルダーのみを表示することはできますか。 会社アカウント内で作成されたすべてのフォルダーではなく、
回答
この質問はWorkfront Proof スタンドアロンに関連しています。 スタンドアロンのWorkfront Proof内では、プライベートフォルダーを使用して、特定のユーザーに対してフォルダーを非表示にすることができます。 これにより、フォルダーのリストをより効率的に選択できます。 先行入力論理を使用して、プルーフを追加するフォルダーも見つけることができることに注意してください。
質問
レビュー担当者および承認者には、これらの通知設定を変更するオプションがありますか？
回答
Workfrontの管理者は、ユーザーや連絡先に対するデフォルトのメールアラート設定を変更できます。 プルーフ作成者は、プルーフの作成時と既存のプルーフに対する通知設定を変更できます。
プルーフの受信者は、左側のメニューで設定アイコンを選択することで、プルーフビューアツール内のプルーフレベルで、常に特定のプルーフのメールアラートを変更できます。
質問
メールアラートはグローバル通知を上書きしますか？
回答
プルーフメールアラートは、グローバル通知設定とは完全に独立しています。
質問
「無効」に設定されている場合、以前のプルーフを却下した場合にレビューする新しいプルーフがあるかどうかはどうやって分かりますか？
回答
メールアラートは、新しいプルーフメール、新しいバージョンのメール、危険メール、遅延メール、@Mentions のメールとは無関係です。 メールアラートで「無効」を選択した場合は、コメント、返信、プルーフに関する決定など、アクティビティに関する通知が（コメントからのメールを除いて）無効に@Mention るだけです。
質問
「メールを無効にする」設定は企業全体で使用できますか？ それともPortfolioですか。
回答
設定/ メール / レビューと承認にある設定を使用すると、プルーフ受信者がコメントを作成する際のメールの送信を有効または無効にすることができます。この設定はエンタープライズ全体です（グローバル設定です）。
質問
プルーフに追加され、プルーフを確認できない「ゲスト」ユーザーがいます。 また、ユーザーはWorkfrontでアクセス権を持っていません。
回答
ゲストがプルーフにアクセスできるがコメントや決定ができない場合は、プルーフで自分のプルーフの役割を確認してください。 この場合、「読み取り専用」のプルーフの役割でプルーフに追加されている可能性があります。 プルーフのレビュアーまたはレビュアーおよび承認者として設定されていて、まだコメント/マークアップ/決定を行えない場合は、サポートチケットを送信してください。
質問
ゲストユーザーにはライセンスが必要ですか？
回答
ゲストユーザーにはライセンスは必要ありません。
質問
プルーフ決定ボックスが表示されない？
回答
プルーフにプルーフ決定ボックスが表示されない場合は、プルーフの役割が「読み取り専用」または「レビュアー」のプルーフで設定されているか、プルーフで使用しているステージがまだ開始されていない可能性があります。
質問
WF/設定の設定を明確にできますか？すべてのコメントについてメールを送信するオプションがある場合、PHQ のメールが無効になっていても送信されます。 メールを受け取るのは？?
回答
Workfrontの設定/ メール / レビューおよび承認の通知オプションは、プルーフレベルのメールアラートオプションとは独立しています。 これを有効にすると、すべてのプルーフで全員が、自分が参加しているプルーフで誰かがコメントを作成するたびにメールを受け取ります。
質問
以前は、プルーフ所有者以外のメールアラートに対しては「無効」にすることをお勧めしていました。 その場合、受信者には、プルーフが割り当てられたというメール通知が引き続き届きますか？
回答
はい。メールアラート（すべてのアクティビティ、無効、決定などに設定できる）は、プルーフ通知メール（新しいプルーフ、新しいバージョン、危険プルーフ、遅延プルーフな@Mentions）とは無関係です。
質問
ユーザーがプルーフに追加され、そこにいるべきではないと感じているインスタンスがある場合はどうしますか？ 「関係なし」を削除しても、選択するオプションは提供されないのでしょうか。
回答
これは、「関係なし」決定オプションに適しています。 ただし、誰かがプルーフに表示されるべきでない場合は、そのユーザーがプルーフのコメントでプルーフの所有者を@Mention し、削除を依頼することをお勧めします。 プルーフに関する決定を行う必要があるユーザーが、「承認済み」または「必要な変更」の決定を行う際に「関係なし」の決定を行うと、そのプルーフに適用されるワークフローの仕組みが変更される可能性があります。
質問
ゲストユーザー用の「ログインが必要」チェックボックスはどこで確認できますか？
回答
これは、プルーフを作成する際にプルーフ作成ページの「プルーフ設定」内に配置されます。 プルーフが既に作成されている場合は、「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、プルーフの詳細/設定をクリックすると、この設定にアクセスできます。 ログインが必要なプルーフは、プルーフライセンスを持つユーザーとのみ共有できます。
質問
他のユーザーが追加した場合、そのユーザーはプルーフから削除できますか？
回答
追加されたプルーフの編集権限を持つユーザーは、自分自身を削除できます。 編集権限を持つユーザーは、管理者または管理者レベルのプルーフライセンスを持つWorkfront ユーザーであり、プルーフの作成者またはモデレーターのロールを持つプルーフに追加されるユーザーです。 他のユーザーは、編集権限を持つユーザーによって削除される必要があります。
質問
ドキュメントの承認とプルーフの承認、またはその逆を使用するのはなぜですか？
回答
ドキュメントの承認は、承認されるドキュメントとインラインでコメントやマークアップを必要としないドキュメントに対して使用できます。 例えば、ユーザーはこのドキュメントを見て、承認または却下する必要があります。 プルーフでは、プルーフビューアツールでドキュメント内にコメントとマークアップを表示できます。 例えば、このプルーフを見て、コメントを追加し、マークアップを追加して、決定を下す必要があります。 将来的には、2 つの機能が非常に似ているので、統合する計画です。
質問
マーケティング部門のアドビは、内部で配達確認の承認を行った後、依頼者に外部に送信する必要があります。 プロジェクトへのリクエスターへのアクセス権を付与していません。 また、内部プルーフですべてのコメントが表示されるのを望んでいません。 今、私たちは新しいクリーンなプルーフを作成し、それをダウンロードして電子メールで彼らに送っています。 Proof HQ を使用してユーザーを獲得したいと考えていますが、それをどのように実現するのかについては不明です。また、プロジェクトへのアクセス権も提供していません。 何か提案は？
回答
自動ワークフローテンプレートを使用することをお勧めします。これにより、「プライベートステージ」を利用できます。 プライベートステージを使用すると、他のステージのゲストレビュー担当者に対して、コメント、マークアップ、決定を非表示にすることができます。 これにより、内部のプルーフレビューが外部のリクエスターから完全に非表示になります。
質問
他のユーザーがプルーフを作成した後、自分をレビュアーおよび承認者に追加する最善の方法は何ですか？
回答
Workfront ユーザーが管理者またはスーパーバイザーのプルーフ権限を持っている場合は、自身がアクセス権を持つすべてのプルーフに対して、レビュアーおよび承認者として自分自身を追加できます。 そうでない場合は、プルーフの所有者（またはプルーフに対する編集権限を持つ別のユーザー）に追加してもらいます。
質問
プルーフでユーザーをタグ付けしようとしましたが、メール通知が届きません。 メールが確実に送信されるように、アカウント設定に何かはありますか？
回答
メールフィルター/スパムフォルダーを確認して通知が送信されたかどうかを確認した後、メールアプリケーション内で必要な調整を行い、メールをホワイトリストに登録することをお勧めします。 サポートが必要な場合は、サポートチームまでお問い合わせください。
質問
プルーフのライセンスを持っている場合にのみ、@を付けることはできますか？ と同様に、このユーザーはプルーフに含まれたことはなく、タグ付け（@）を行いたいと考えています。
回答
ゲストまたは管理者のプルーフライセンスを持つWorkfront ユーザーの場合、（ライセンスを持っているかどうかに関係なく）プルーフに記載されている任意のユーザーを@Mention ることができます。 Workfront ユーザーがスーパーバイザーまたは管理者のプルーフライセンスを持っている場合、またはプルーフの所有者である場合、プルーフプラットフォームの連絡先リスト内の任意のユーザーを@Mention ることができます。
質問
ここでの最大の問題：電子メール %2B のアドレス指定（重複した電子メール アドレス）。 その理由と方法、そしてそれを修正する方法を教えてください。
回答
これは、誰かが間違ったメールアドレスを使用して手動でプルーフにユーザーを追加した場合に発生する可能性があります。 このような場合、管理者は次のパスに従って、プルーフアカウントから間違ったメールアドレスを削除できます。PHQ ログイン /連絡先/間違ったメール/ゲストインスタンスを選択/削除。 重複したメールアドレスでユーザーが追加される際に問題が発生した場合は、サポートチームにお問い合わせください。
質問
決定を行い、プルーフを実稼動環境に戻す必要がある場合。 プルーフがロックされている場合にコメントのアクションを使用できるように、実稼動チームにどのようなアクセス権を付与する必要がありますか？
回答
プルーフがロックされている場合、ユーザーがアクションのコメントまたはコメントに返信するには、プルーフのロックを解除する必要があります。 プルーフの所有者、プルーフのライセンスレベルが「管理者」または「スーパーバイザー」のWorkfront ユーザーは、プルーフのロックを解除できます。
質問
人物キューに既に入っている配達確認をチームが把握するための最適なソリューションは何ですか？
回答
Workfront内でプルーフ承認レポートを作成できます。 その後、まだ決定が必要な特定のユーザーの配達確認のみを表示するフィルターを適用できます。
質問
プルーフと関連する承認をフォルダーにダウンロードする方法はありますか？
回答
プルーフの概要レポートを印刷にアクセスしてダウンロードできます。このレポートには、すべてのバージョンにわたるすべてのコメント、返信、マークアップ、アクション、決定が含まれます。
質問
ProofHQ のレポートへのアクセス権をリクエストすると、左側のセクション（ ワークフロー、連絡先、アカウント設定など）
回答
これは、プルーフのライセンスレベルに応じて異なります。 管理者またはスーパーバイザーライセンスが設定されている場合、連絡先にアクセスできますが、アカウント設定およびワークフローにはアクセスできません。 管理者ライセンスが設定されている場合は、アカウント設定およびワークフローにアクセスできます。
質問
私の組織では、プロジェクトマネージャーがレビュー/コメントの承認リクエストを関係者に送信します。 承認フィールドに名前を追加すべきではないとおっしゃっていましたが、PM がクリエイティブなプルーフを関係者に共有する際には、どうすればよいですか？
回答
「承認」フィールドはドキュメント承認用です。単純なドキュメント承認のみが必要な場合に適しています。 プルーフの承認（コメント、マークアップ、プルーフ決定を含む）を希望する場合は、レビュアーおよび承認者のプルーフの役割で関係者をプルーフに追加します。
質問
作成済みのプルーフで、ユーザーを新しい役割として追加するには、どうすればよいですか？
回答
プルーフの受信者を追加し、既存のプルーフで自分のプルーフの役割を選択するには、次のパスに従います。「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、「プルーフの詳細」をクリックします。 プルーフ詳細ウィンドウが開いたら、ステージの右上にある「削除」ボタンをクリックし、「共有」を選択します。 その後、受信者を追加し、配達確認の役割とメールアラートを選択できます。
質問
プルーフの管理者や作成者に Proof HQ へのアクセス権を付与した場合、ワークフローやグループなどの管理領域をブロックすることはできますか？
回答
はい、これはユーザーのプルーフ権限によって決まります。 マネージャーまたはスーパーバイザーのプルーフ権限を持つユーザーは、アカウント設定およびワークフローテンプレートにアクセスできません。 管理者のプルーフ権限を持つユーザーは、アカウント設定とワークフローテンプレートにアクセスできます。 アクセス権を持つすべてのユーザーは、グループ エリアにアクセスできます。
質問
プルーフマネージャーでないユーザーが割り当てられているすべてのプルーフを表示するにはどうすればよいですか？
回答
ユーザーが意思決定の必要があるすべてのプルーフを確認したい場合は、Workfrontのホームまたはマイアップデート エリアを（アクセスレベルに応じて）使用できます。 また、プルーフ承認レポートを作成し、フィルターを適用して、ログインしたユーザーがレビュアーおよび承認者であるプルーフのみを表示することもできます。
質問
こんにちは。自動プルーフワークフローについて見てみましょう。3 回のデザインとフィードバックがある場合や、フィードバックが遅れたときに対応する方法など、自動プルーフワークフローについて見ていきましょう。また、各ラウンド（デザインとプロジェクトマネージャーのフィードバック）の WF 内のタスクに最適な方法を教えてください。
回答
タスクを活用する方法については、レビューと承認と共に様々なアプローチを取ることができますが、 「プルーフルーティング」のタスクを使用し、受信者にタスクを割り当てる代わりに、プルーフワークフローを使用して受信者への通知を管理します。 その後、「プルーフルーティングのラウンド 2」および「プルーフルーティングのラウンド 3」のタスクを作成し、ラウンド数を追跡するのに役立ちます。 また、プルーフダッシュボード（PHQ ログイン/ダッシュボード/管理対象プルーフ）を使用してプルーフの進捗状況を追跡することもできます。 このビューには、管理している遅延プルーフの数（および危険プルーフ）が示されます。
質問
プルーフが削除された場合、そのプルーフのコピーがまだサーバー上に残っていますか
回答
はい。プルーフを削除すると、そのプルーフが関連するプルーフアカウントの「ごみ箱」領域内にある場合、必要に応じてそこから復元でき、ごみ箱が空になるまで残ります。
質問
別のユーザーが変更を拒否または承認した場合にトリガーされる新しい決定はありますか？ つまり、 プルーフ部門に何かが表示された場合、プロジェクトマネージャーは新しい決定を行う必要があります。既に表示されて承認されていても同様です。 （プロジェクト管理者がレビューを行うためにプルーフ担当者の判断を待つ必要がないようにする）
回答
これを自動化することはできませんが、決定のメールアラートを使用してプロジェクトマネージャーを設定できます。 こうすることで、プルーフ部門が決定を行うと、プロジェクトマネージャーに行われた決定の通知が表示され、プルーフに戻ってプルーフ部門が行ったコメントを確認し、必要に応じて決定を変更できます。
質問
プルーフの詳細セクションで更新を送信する際に「承認を求める」をチェックすると、ステータス SOC のみが表示され、SOCD は表示されません。 このチェックボックスの使用は避けるべきですか？ プルーフに更新を送信するためのベストプラクティス
回答
「承認を依頼」機能を使用する場合は、プルーフや SOCD 進行状況バーとは独立したドキュメント承認機能を使用します。 プルーフ受信者のプルーフの役割を更新する必要がある場合は、次のパスに従います。「ドキュメント」タブで、プルーフを選択し、「プルーフの詳細」をクリックします。 プルーフの詳細ウィンドウが開くと、受信者のリストが表示され、プルーフの役割（およびメールアラート）オプションを行で調整できます。 これにより、例えばプルーフの役割をレビュアーからレビュアーおよび承認者に変更できます。
質問
同じプルーフドキュメントが存在する場合、最終承認者が以前のバージョン（およびコメント）にアクセスできないようにすることは可能ですか？ 新しいプルーフドキュメントを作成する必要があるか。すべてのバージョンとコメントを 1 つにまとめて、バージョンへのアクセス権を指定する方法があるか。
回答
Proof 内のアカウント設定で、プルーフの共有/表示アクセスを制御できます。 この設定を更新して、プルーフの受信者に、（プルーフのすべてのバージョンではなく）指定したバージョンのプルーフのみが表示されるようにするには、次のパスに従います。PHQ ログイン/アカウント設定/設定/共有/受信者は、すべてのバージョンを表示できます=無効。
質問
プルーフダッシュボード画面を外部ページとして WF ダッシュボードに追加できますか？ 管理者以外のユーザーにはダッシュボードは表示されますか？
回答
プルーフダッシュボードは、ダッシュボード内の外部ページとして追加できます。 これは、プルーフのライセンスを持つユーザーにのみ表示されます。
質問
ただし、ProofHQ のダッシュボード機能とレポート機能は、Proof にアクセスできる管理者のみが使用できます。 管理者アクセス権を持たない一般プランナーではないですか？
回答
これは正しいです。 ただし、Workfrontでサポートケースを送信して、すべてのプルーフライセンスユーザーにプルーフシステムへのアクセス権をリクエストすることができます。
質問
こんにちは、プルーフの所有権に関する質問です。元の所有者がいない場合に新しいプルーフのバージョンのアップロードが必要な場合、同僚を作成者としてワークフローに追加するのがベストプラクティスで、「無関係」と判断しますか？ （所有権の委任は、単一のバージョンに対してのみ機能するように思われます）。
回答
このユースケースとワークフローは絶対に機能します。 ただし、所有者ではないプルーフに新しいバージョンをアップロードする必要がある可能性のあるユーザーに、スーパーバイザーまたは管理者のプルーフの権限レベルで設定してもらうこともできます。 この権限レベルを使用すると、所有者ではないプルーフに新しいバージョンをアップロードする際に、作成者またはモデレーターとしてプルーフに追加する必要がなくなります（両方とも決定が必要になります）。
質問
私の理解では、自動ワークフローの後続のステージで同じユーザーを追加することはできず、これが問題になります。 これは、同じユーザーが複数のステージに配置されるように変更できますか？
回答
プルーフの受信者をプルーフの複数のレビューのステージに追加することはできませんが、受信者のレビューのステージがアクティブ化されると、そのバージョンの残りのステージでプルーフに追加されます。 これにより、他のステージが開始された場合でも、コメントやコメントへの返信を続行できます。 これが機能することを確認する上で重要なのは、新しいステージが開始したときにステージロックされないようにすることです。
質問
ステージ間の配達確認のルーティングを説明できますか？ どうすれば一つを閉じて次の段階に進めることができるでしょうか？
回答
自動ワークフローテンプレートには、を 1 つの段階から次の段階に移動できるオプションがいくつかあります。 使用できるオプションには、「プルーフの作成時」、「すべての決定が親ステージで承認されたとき」、「すべての決定が親ステージの変更を使用して承認または承認されたとき」、「すべての決定が親ステージで行われたとき」およびその他のオプションがあります。
質問
自動的に生成されたドキュメントからプルーフを削除したいが、それをプルーフにしたくない
回答
「ドキュメントのアップロード時に自動的にプルーフを生成する」設定がオンになっている場合、ドキュメントからプルーフを削除できません。 代わりに、新規追加/ ドキュメント ボタンから再度アップロードします。
質問
プルーフフローのステージ 3 で、別の人物をレビューおよび承認者として追加できるとユーザーは言えますか？
回答
そのユーザーがプルーフに対する編集権限を持っている場合、編集できます。 編集権限を持つユーザーは、プルーフ所有者、作成者またはモデレーターのプルーフの役割を持つプルーフに追加されたプルーフ受信者、スーパーバイザーまたは管理者のプルーフ権限レベルを持つプルーフライセンスユーザーです。
質問
ユーザーが作成者として指定されている場合、そのユーザーは新しいバージョンのプルーフをアップロードできますか？ これは、プルーフの作成者以外のユーザーである可能性があります。
回答
作成者およびモデレーターのプルーフの役割を持つプルーフ受信者は、そのプルーフの役割を持つプルーフに新しいバージョンを追加できます。
質問
外部ユーザーは、レビュー用にプルーフごとにメールを受け取ります。 これは、進行中のすべてのプルーフのステータスを追跡する上で困難になる場合があります。 外部ユーザーが複数のプルーフでステータスを追跡するためのダッシュボードやメールステータスリストのオプションや今後の機能はありますか？
回答
これらの外部ユーザーは、無料のレビューアライセンスを使用して、Workfrontに追加することをお勧めします。 これにより、顧客はマイ更新ページにアクセスできるようになります。このページには、決定を下す必要がある、未処理のプルーフのリストが含まれています。
質問
決定の通知について詳しく説明できますか？ レビュアーと承認からプルーフのコメントを含む通知しか受け取りませんが、レビュアーからのコメントも受け取り、いつ受け取りますか？
回答
決定メールアラートの通知は、プルーフに関する決定が下された場合にのみ送信されます。 コメントが作成された場合、これらは送信されません。 ただし、プルーフ上の受信者が変更必須の決定を行ったことを示す決定メールアラートが表示された場合は、追加されたコメント（プルーフに表示されるコメント）を確認するのに適したタイミングであることがわかります。
質問
メールの転送に関する問題について、実際にメールの所有者としてログインしているのですか？ これは、ロックダウンされた環境で発生しますか？ SSO 環境で発生しますか？
回答
これにより、メールを転送したユーザーとしてプルーフにログインします。 配達確認にログインが必要を使用し、SSO を使用すると、メールを転送したユーザーとして配達確認にアクセスできなくなります。
質問
プルーフでダッシュボードとレポートにアクセスする場所
回答
Workfrontの検索バーの右側にチェックボックスアイコンがある場合は、Workfrontと Proof の統合アカウントがあります。 そのチェックボックスをクリックすると、Workfront Proofに移動し、ホーム画面がダッシュボードになります。 レポートは、左側のパネルの「ビュー」オプションを使用して作成できます。
質問
「役割」セクションの下部には、@mention などを使用してユーザーを追加しようとしていることを示す 2 つのチェックマークがあります。 プルーフの設定では、各ユーザーに対してデフォルトの役割を設定できますが、これらのチェックマークを自動的にオンにするオプションがないので、プルーフを作成するたびにオンにする必要があります。 どうすれば、これをユーザーのデフォルトにできますか？
回答
現在、これをプルーフ受信者のデフォルト設定にする方法はありません。 ただし、自動ワークフローテンプレート内で、受信者のデフォルト設定として保存できます。
質問
プルーフの所有者を切り替えるにはどうすればよいですか？
回答
プルーフの所有者を切り替えるには、次のパスに従います。「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、「プルーフの詳細」をクリックします。 プルーフの詳細タブが開きます。 プルーフの所有者にしたいユーザーがまだプルーフに存在しない場合は、「受信者」ボタンをクリックして「共有」を選択し、プルーフを受信者として追加します。 ユーザーがプルーフに追加されたら（または既にプルーフに追加されている場合は）、対応する「受信者」ボタンを選択して「所有者にする」を選択します。 これで、これらのユーザーはプルーフの所有者になります。
質問
新しいバージョンのプルーフに関しては、既存のファイルの上にファイルをドラッグ&ドロップするしかありません。 そうするのにこれが正しい方法ですか。
回答
この方法で新しいバージョンを作成することをお勧めします。「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、「詳細」ボタンをクリックして、新しいバージョン/プルーフを選択します。 これにより、ワークフローが引き継がれる新しいバージョン ページが表示され、新しいバージョンをルーティングする前に行う必要のある調整を行うことができます。
質問
プルーフのコメントを無効にしてクライアントと共有し、チームからの内部フィードバックをすべて表示しないようにできますか？ これにより、新しいプルーフを再生成する必要がなくなります。
回答
自動ワークフローテンプレートを使用することをお勧めします。これにより、「プライベートステージ」を利用できます。 プライベートステージを使用すると、他のステージのゲストレビュー担当者に対して、コメント、マークアップ、決定を非表示にすることができます。 これにより、内部のプルーフレビューが外部のリクエスターから完全に非表示になります。
質問
Workfront Proof ステージが追加されるのは、自動ワークフローが使用され、ワークフローに追加されていないユーザーがプルーフを開いた場合のみですか？
回答
受信者以外のユーザーがプルーフをクリックすると、「Workfront Proof」ステージがプルーフに追加されます。 また、誰かが基本ワークフロープルーフを自動Workfront Proofに変換した場合にも適用されます。
質問
複数の決定を行うことができるプルーフワークフローを設定できますか？
アドビは、社外の弁護士がプルーフのレビューを完了した日時（レビューを完了するのに平均で何日かかるか、誰が完了するかなど）を、社内法務チームにレポートするよう努めています。
最初に、「OC Review Complete」というプルーフワークフローに新しい決定を追加し、それらを追跡するためのレポートを作成できると考えました。
問題は、ワークフロー上で決定を 1 つだけ行えるように見えることです。
回答
プルーフに対して複数の決定を行うことができますが、プルーフに関する最悪のケースのシナリオの決定、またはプライマリの意思決定者による決定から得られるプルーフの全体的なステータスは 1 つだけです。
レポート要件のために、プルーフに参加する全員に同じ決定オプション（承認済み、変更を承認済み、変更が必要）を使用させ、プルーフのダッシュボード内のレポート（PHQ ログイン/レポート）を使用し、フィルターオプションを適用して受信者でフィルターする（フィルターに外部の弁護士の受信者を含める）ことで、プルーフの平均ターンアラウンド時間を確認できます。
質問
新しいバージョンを既存のプルーフにドラッグ&ドロップした後に、すべての役割が変更されたり、特定の場所に移動したりするのはなぜですか？
回答
ドキュメントを新しいバージョンとしてドラッグ&ドロップする場合、ワークフローは新しいバージョンから削除されます。 前のバージョンから次のバージョンまでワークフローを保持する場合は、「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、「詳細」ボタンをクリックして、新しいバージョン/プルーフを選択します。 これにより、ワークフローが引き継がれる新しいバージョン ページが表示され、新しいバージョンをルーティングする前に行う必要のある調整を行うことができます。
質問
シナリオ – プルーフの転送：プルーフのレビューを行う外部のクライアントは、プルーフを承認する前に、組織で内部を確認する必要が生じる場合があります。 他のレビュー担当者は、レビューが必ずしもシステム内にあるとは限らないので、コメントの@は機能しないようです。 コメントが名前として表示されないことを受信者に強調するため、メールを転送する際にどのように共有するのが最適ですか？
回答
プルーフの購読機能を使用する場合。 これは、プルーフの設定で有効にすることができます。これにより、プルーフにアクセスする受信者は、一般的な公開リンクをプルーフに転送し、ユーザーがプルーフを購読できるようになります（基本的に自分自身を追加します）。
質問
ドキュメント内でフォルダーを使用するためのベストプラクティスは何ですか？
回答
これはプロジェクトの性質によって異なりますが、考えられるのは、アクティブなプルーフ/バージョンがアクティブにルーティングされているすべてのプルーフ/バージョンを含むアクティブプルーフフォルダーと、確定および承認されたすべてのプルーフを含む承認済みプルーフフォルダーです。 プルーフが完全に承認されたら、アクティブなプルーフ フォルダーから承認済みプルーフ フォルダーに移動します。
質問
レビューのグループに 3 人のユーザーがいる場合、3 人のうち 2 人の承認が必要であると設定できますか？
回答
はい。決定が必要な 2 人の人物をレビュアーおよび承認者として、3 人目の人物をレビュアーとして追加します。
質問
確認してコメントするため、外部クライアント（Workfrontユーザー以外）に配達確認を送信したいと考えています。 私たちはそれらにきれいな証明を送りたいです（言い換えれば、それに内部コメントがないもの）。 外部クライアントがプルーフ（プルーフのみ、プロジェクト自体へのアクセス権なし）を取得できるようにするために、これを実現するための正しいステップアップステップは何ですか？また、外部クライアントは、マークアップされたプルーフをどのように送り返しますか？ 現在、プルーフテンプレート/自動ワークフローは使用していません。
回答
自動ワークフロー/自動ワークフローテンプレートを使用することをお勧めします。「プライベートステージ」機能を使用できるからです。 プライベートステージ機能を使用する場合、レビューの特定のステージのコメント/決定と受信者を、他のステージのユーザーに対して非表示のままにすることができます。 例えば、内部ステージをプライベートステージとして、また、クライアントステージとして持つことができます。 クライアントステージではアクティビティを確認できますが、クライアントは内部ステージですることをまったく確認できません。
質問
特定のユーザー（プルーフリーダーとも呼ばれます）を後の段階でループ状に処理せずに、1 つの早期の段階で保持することは可能ですか。
回答
ステージでプルーフのバージョンに追加されたユーザーは、残りのステージを通じてそのバージョンのプルーフに残ります。 次のステージが始まるとき（または手動で）ステージをロックするオプションがあります。これにより、それ以上コメントを作成できなくなります。
質問
プルーフをレビューまたは承認したすべてのユーザーのリストはどこで、1 日何時に表示できますか？ 監査目的等のために また、プルーフのすべてのバージョンに対するすべてのレビューと承認を確認できる場所はありますか？
回答
アクティビティのリストを表示するには（コメントや決定が行われた日時など）、プルーフの詳細のアクティビティ履歴をクリックします。 これにアクセスするには、次のパスに従います。「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、「プルーフの詳細」をクリックして、「アクティビティ」セクションを展開します。 この情報をバージョンレベルで表示するには、次のパスに従います。「ドキュメント」タブでプルーフを選択し、「詳細」タブをクリックします。画面の下部に、「バージョン」セクションが表示されます。 ここから、バージョンレベルでプルーフの詳細にアクセスできます。
質問
プルーフのプライベートステージについて少しお話しください。
回答
ステージをプライベートにすると、コメントと決定はこのステージに追加されていないユーザーや、アカウントのスーパーバイザー、管理者または請求管理者でないユーザーには表示されません。 また、非公開ステージに追加されたレビュー担当者には、自分が追加されたステージのみが、そのステージで作成されたプルーフとコメントに表示されます。