電子メールを通じて共有してワークブックをスケジュールする
ワークブックを保存して分析を完了した後、スケジュール機能を使用してチームの他のユーザーとワークブックを簡単に共有できます。 スケジュール機能を使用すると、ワークブック内のデータを自動的に更新するスケジュールを作成し、指定した日時に、指定したオーディエンスへ Excel ワークブックの .xlsx ファイルをメールの添付ファイルとして送信できます。 スケジュールを設定すると、受信者には、自動的かつ定期的にアップデートが送られます。 また、スケジュール機能を使用して、自動更新のスケジュールを設定せずに、ワークブックを 1 回送信することもできます。
1 つのワークブックに対して複数のスケジュールを作成できます。 例えば、チームには毎日ワークブックを送信し、管理者には週に 1 回送信するように、2 つの異なるスケジュールを作成できます。
この節で説明するように、電子メールを通じて共有するためのワークブックのスケジュール設定に加えて、 クラウド宛先に書き出すためのワークブックのスケジュール で説明しているように、クラウド宛先に書き出すためのワークブックのスケジュール設定を設定できます。
スケジュール機能を使用すると、ワークブックのパスワード保護を設定したり、以前にスケジュールされたワークブックのスケジュールを編集したりすることもできます。
デモ動画については、
ワークブックのスケジュール設定
ワークブックをスケジュールするには：
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Report Builder ハブで「スケジュール」を選択してスケジュールを作成し、ブック Excel ファイル （.xlsx）を個人またはグループに自動的に配布できるようにします。
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「ワークブックをスケジュール」または「
スケジュールウィンドウには、ワークブック名やワークブックの最終変更日付など、ワークブックに関する事前定義済みの情報が表示されます。
ファイル
「ファイル」セクションでは、ファイルを保護するためのファイルの種類、名前、パスワードの詳細を指定します。
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まだ選択されていない場合は、
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（オプション） ファイル名を入力します。
ワークブックのファイル名は、デフォルトではワークブックの名前になりますが、必要に応じてファイル名を変更できます。
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ファイルタイプを選択します。
- Excel
- CSV
CSVを選択すると、スケジュールされたワークブックがzip形式の添付ファイルとして送信されます。 一部の企業のメール管理機能では、zip ファイルを含む電子メールをブロックする場合があります。 それに応じて警告が表示されます。
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（オプション）「ファイル名にタイムスタンプを追加する」を選択します。
ファイル名にタイムスタンプを付加して、ワークブックが更新された日付を識別できます。 タイムスタンプは、特定の日付に送信されたワークブックのバージョンを確認するのに役立ちます。 選択すると、次のいずれかを選択できます。
- ISO日付形式。これにより、
YYYY-MM-DDがファイル名に追加されます。 - ISO日付形式+タイムスタンプ。これにより、
YYYY-MM-DD_HH-MM-SSがファイル名に追加されます。
- ISO日付形式。これにより、
- パスワードを入力して、ワークブックを保護します。 有効なパスワードには、少なくとも8文字、数字、特殊文字が必要です。 パスワードを表示するには
電子メール
「電子メール」セクションでは、電子メールの受信者、件名、説明を指定します。
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受信者を入力します。 組織で認識されている人物の名前を入力できます。 または、組織外のユーザーのメールアドレスを入力することもできます。
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受信者向けに、メールの 件名 と説明を入力します。 件名はデフォルトでワークブックのファイル名に設定されますが、必要に応じて変更できます。 説明セクションに詳細を追加できます。
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オプションで、説明 テキスト領域に説明を入力できます。
スケジュール
「スケジュール」セクションで、ワークブックを含むメールを受信者に送信するスケジュールを定義できます。
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「スケジュール設定オプションを表示」を選択して、スケジュールを定義します。
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開始日をから入力してください。 または、
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終了日を に入力してください。 または、
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頻度を選択します。 選択した頻度に応じて、追加のオプションがあります。 以下の表を参照してください。
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 頻度 オプション 1時間ごとに送信 時間ごとに送信する値を入力してください。 毎日送信 毎日の頻度を選択：毎日の送信、毎週毎日の送信、またはカスタム頻度。
「カスタム頻度」を選択した場合、日数ごとに送信の値を入力します。毎週送信 週ごとに送信する値を入力してください。 「週の日」を選択します。 曜日ごとに月単位で送信 週の日と 週の月 を選択します。 月ごとの月次送信 月のこの日に送信から値を選択します。 月の日付ごとに毎年送信 週の日を選択し、月を選択し、年の月を選択します。 特定の日付ごとに毎年送信 年の月を選択し、月のこの日に送信から値を選択します。
送信
ワークブックを送信するには：
- スケジュール設定オプションを表示を使用してスケジュールを定義していない場合は、今すぐ送信を選択して、ワークブックをすぐに電子メールで送信します。
- スケジュール設定オプションを表示を使用してスケジュールを定義した場合は、スケジュールに従って送信を選択して、定義したスケジュールを使用してワークブックを電子メールで送信します。
どちらの場合も、Report Builder ハブの下部に確認トーストが表示されます。
ワークブックの送信をキャンセルするには、キャンセルを選択します。
従来のスケジュールされたワークブックの管理
既にスケジュールされている従来のワークブックの管理について詳しくは、 スケジュールされたワークブックの変換を参照してください。