従業員オンボーディングの最新化

大規模な組織では、従業員のオンボーディングは、大規模で低速なプロセスとなる場合があります。 通常、カスタマイズされた文書と、新しい従業員が提示して署名する必要があるボイラープレート資料が混在しています。 このようにカスタマイズされたボイラープレート素材を組み合わせることで、複数の手順が必要となり、プロセスに関与するスタッフから貴重な時間を奪うことができます。 Adobe Acrobat ServicesとAcrobat Signは、このアプローチを最新化して自動化し、より重要なタスクのために人事の個人を解放できます。 その方法を見てみましょう。

Adobe Acrobat Servicesとは

Adobe Acrobat Servicesは、(PDFだけでなく)文書の操作に関連する一連のAPIです。 このサービススイートは、大まかに言うと、次の3つの主要なカテゴリに分類されます。

開発者は、新規登録して、これらのサービスをすべて無料体験版で試すことができます。 Acrobat ServicesプラットフォームはRESTベースのAPIを使用していますが、Node、Java、.NET、およびPythonのSDKもサポートしています（現時点ではExtractのみ）。

APIではありませんが、開発者は無料のPDF埋め込みAPIを使用することもできます。このAPIにより、Webページで文書を一貫した柔軟な形で表示できます。

Acrobat Signとは

Acrobat Signは、電子サインサービスの分野で世界をリードしています。 複数の署名を含む様々なワークフローを使用して、署名用に文書を送信できます。 Acrobat Signでは、署名や追加情報が必要なワークフローもサポートしています。 これらの機能はすべて、柔軟なオーサリングシステムを備えた強力なダッシュボードでサポートされています。

Acrobat Servicesと同様に、Acrobat Signには無料体験版があります。これにより、開発者はダッシュボード経由と使いやすいRESTベースのAPIの両方で署名プロセスをテストできます。

オンボーディングシナリオ

Adobeのサービスがどのように役立つかを示す、実際のシナリオを考えてみましょう。 新入社員が入社する際には、各自の役割に合わせてカスタマイズされた情報が必要です。 また、全社的な資料も必要です。 最後に、文書に署名して、企業ポリシーの受け入れを示す必要があります。 これを具体的な手順に分けてみましょう。

この方法について詳しく説明します。

動的ドキュメントの生成

AdobeのDocument Generation APIを使用すると、開発者はPDFおよびWord文書を作成するための基盤としてMicrosoft Wordと簡単なテンプレート言語を使用して、動的な文書を作成できます。 この仕組みの例を次に示します。

値がハードコードされたWord文書から始めましょう。 文書は、グラフィックや表などを含め、好きなようにスタイルを設定できます。 これが最初の文書です。

文書生成は、データに置き換えられる「トークン」をWord文書に追加することによって機能します。 これらのトークンは手動で入力できますが、これを簡単にするMicrosoft Wordアドインがあります。 これを開くと、作成者は文書で使用可能なタグやデータセットを定義できます。

ローカルファイルからJSON情報をアップロードするか、JSONテキストにコピーするか、初期データで続行するかを選択できます。 これにより、特定のニーズに基づいて一時的にタグを定義できます。 この例では、名前、役割、給与、および場所のタグのみが必要です。 これを行うには、[タグの作成] ​ボタンを使用します。

最初のタグを定義した後、必要なだけ定義を続けることができます。

タグを定義した状態で、文書内のテキストを選択し、必要に応じてタグで置き換えます。 この例では、名前、役割、および給与にタグが追加されます。

ドキュメント生成では、単純なタグだけでなく、論理式もサポートされています。 文書の2番目の段落に、ルイジアナ州の人々のみに適用されるテキストが含まれています。 コンディショナル式を追加するには、文書タグの「詳細」タブでコンディションを定義します。 単純な等価条件を定義する方法は次のとおりです。ただし、数値比較やその他の比較タイプもサポートされていることに注意してください。

このテキストは、段落の周囲に挿入してラップできます。

この機能をテストするには、[文書の生成]を選択します。 初めてログインする場合は、Adobe IDを使用する必要があります。 ログイン後、デフォルトのJSONが表示されます。このJSONは手動で編集できます。

PDFが生成され、表示またはダウンロードできるようになります。

Document Taggerでは、実稼働環境で作業が完了してすぐにデザインとテストを行うことができますが、いずれかのSDKを使用すると、このプロセスを自動化できます。 実際のコードは特定のニーズによって異なりますが、次にNode.jsでこのコードがどのように見えるかを示します。

 const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Data would be dynamic...
let data = {
    "name":"Raymond Camden",
    "role":"Lead Developer",
    "salary":9000,
    "location":"Louisiana"
}

// Create an ExecutionContext using credentials.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance.
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
    documentMergeOptions = documentMerge.options,
    options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance.
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options);

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentMergeTemplate.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('documentOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

つまり、このコードは資格情報を設定し、操作オブジェクトを作成して、入力とオプションを設定してから、操作を呼び出します。 最後に、結果がPDFとして保存されます。 結果はWord形式でも出力できます。

ドキュメント生成は、完全に動的な表と画像を作成する機能を含め、より複雑なユースケースをサポートします。 詳細については、ドキュメントを参照してください。

PDF処理の実行

PDFサービスAPIには、PDFを操作するための多数の「ユーティリティ」操作が用意されています。 次の操作が含まれます。

この場合、Document Generation呼び出しの結果は、標準PDFと結合する必要があります。 この操作はSDKではかなり簡単です。 Node.jsの例を次に示します。

const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials),
    combineFilesOperation = PDFServicesSdk.CombineFiles.Operation.createNew();

// Set operation input from a source file.
const combineSource1 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentOutput.pdf'),
      combineSource2 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('standardCorporate.pdf');

combineFilesOperation.addInput(combineSource1);
combineFilesOperation.addInput(combineSource2);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
combineFilesOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('combineFilesOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if (err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

このコードは、2つのPDFを取り出してマージし、結果を新しいPDFに保存します。 シンプルで簡単！ 実行できる操作の例については、docsを参照してください。

署名プロセス

オンボーディングプロセスの最後の段階で、従業員は、内で定義されたすべてのポリシーを読み、同意したことを示す契約書に署名する必要があります。 Acrobat Signは、APIを介した自動化ワークフローを含め、さまざまなワークフローや統合をサポートしています。 大雑把に言えば、最終段階は次の通り。

まず、署名が必要なフォームを含む文書をデザインします。 これには、 Adobe Signユーザーダッシュボードでデザインしたビジュアルを含め、複数の方法があります。 別のオプションとして、Document Generation Wordアドインを使用してタグを挿入することもできます。 次の使用例は、署名と日付を要求します。

この文書をPDFとして保存し、上記と同じ方法ですべての文書を結合することができます。 このプロセスでは、パーソナライズされた挨拶、標準的な企業の文書、署名に適した最終ページを含む、まとまりのあるパッケージが1つ作成されます。

テンプレートはAcrobat Signダッシュボードにアップロードして、新しい契約書に使用できます。 REST APIを使用すると、この文書を将来の従業員に送信して、署名を依頼できます。

実際に試す

この記事に記載されているすべての項目を今すぐテストできます。 Adobe Acrobat Services API 無料体験版では現在、6か月間で1,000件の無料リクエストが可能です。 Acrobat Signの無料体験版では、透かし入りの契約書をテスト用に送信できます。

ご質問がある場合はサポートフォーラムは、Adobeの開発者やサポートスタッフによって毎日監視されています。 さらにインスピレーションを得るには、次のペーパークリップのエピソードを必ずキャッチしてください。 ニュースやデモ、お客様とのトークを定期的に行っています。