ベストプラクティス：リクエストキュー

リクエストキューのすべての部分に説明を含めてください。

リクエストキュープロジェクト、トピックグループ、キュートピック、およびルーティングルールの説明は、グループ管理者、将来のシステム管理者、またはリクエストキューを管理する他の人々が、リクエストキューの各部分が何をするのかを正確に理解するのに役立ちます。

プロジェクト、トピックグループ、およびキュートピックの説明情報は、新しいリクエストウィンドウのフィールドの情報アイコンにカーソルを合わせると表示されます。説明は長くする必要はなく、要素の目的や使用方法についての簡単なコメントで十分です。

キュープロジェクトを識別するために「リクエストキュー」というステータスを作成してください。

リクエストキューはプロジェクト内に「存在」し、キューがアクティブになるにはプロジェクトステータスが「現在」と等しい必要があります。

「現在」のステータスを持つ実際の作業プロジェクトとリクエストプロジェクトを区別するために、「リクエストキュー」または「運用中」と呼ばれるリクエストキューのみに使用されるプロジェクトステータスを作成します。このステータスを「現在」と同等にします。これにより、レポート作成時にリクエストキュープロジェクトを除外または含めるのに役立ちます。

問題の承認を使用する場合、「拒否」というステータスを作成してください。

承認プロセスで「却下された場合」のオプションを「却下」ステータスに設定します。「却下」ステータスを使用することで、リクエストがレビューされ却下されたことが明確になります。

「ユニバーサル」カスタムフォームをキューに割り当て、一貫したデータを収集します。

「ユニバーサル」カスタムフォームは、提出されるリクエストの種類に関係なく、必要な標準情報を収集します。

企業全体の情報を収集する「ユニバーサル」カスタムフォームを持つことで、作成および維持するカスタムフォームの数を減らすのに役立ちます。また、すべてのリクエストが同じ方法で同じ情報を収集することを保証し、一貫したレポートとデータ分析につながります。

ユーザーが自分のニーズに関連するキューのみを表示できるように、キューの詳細設定を行います。

リクエストキューを「誰とでも」共有するのは避けてください。ほとんどの場合、リクエストキューはチーム、ベンダー、顧客などの特定の人々とだけ共有する必要があります。リクエスターがリクエストキューリストで必要なものだけを見られるようにすると、見つけやすく、ナビゲートしやすくなります。

ユーザーが問題に直接取り組めるように、リクエスト用のダッシュボードを作成します。

トラフィックコーディネーター、リソースマネージャー、システムおよびグループ管理者、または割り当てられたユーザーが、受信リクエストに迅速かつ簡単にアクセスできるようにすることで、作業が埋もれてしまうことを防ぎます。

キューを作成しないユーザーのために、キュー設定オプションを削除します。

レイアウトテンプレートを使用して、プロジェクトの左パネルメニューのフィールドを非表示にします。これにより、すべてのリクエストキューが適切なプロセス（例えば、ガバナンス委員会によるレビュー）を経て作成され、システム管理者またはグループ管理者によって正しく設定されることを保証します。

さらに、これにより、キューリストが整理され、組織が必要とするリクエストの種類に集中できるようになります。

Workfrontに関する質問のために、システム管理者のリクエストキューを作成します。

これにより、ユーザーが質問を提出し、管理者がWorkfrontに関連する問題を収集、監視、および対応するための集中場所が提供されます。キューのトピックには、質問、システム設定の変更、新しいユーザーのトレーニングなどが含まれる場合があります。

さらに、この情報は、システム管理者の役割の時間、努力、および価値をリーダーシップに示し、追加のシステム管理者の正当化として使用することができます。

リクエストキューを定期的に監査して、使用されていないキューを特定し、共有を解除します。

Adobe Workfront システムのセットアップとアイテムの定期的な監査は、システムを整理し、不要なアイテムを排除するのに役立ちます。キューが使用されていない場合や監視されていない場合は、ユーザーがアクセスできないことを確認し、作業リクエストが無視されないようにしてください。

トピックグループを使用してキュートピックを整理し、短くて管理しやすいリストを作成します。

トピックグループは、選択肢の初期リストを減らすことでユーザーの採用率を高め、混乱を避けます。これにより、ユーザーはリクエストを提出する際に圧倒されることなく、探しているものを簡単に見つけることができます。リクエストキューに10以上のキュートピックが含まれている場合は、トピックグループを検討してください。

さらに、トピックグループは、システム管理者やリクエストキュー管理者がユーザーにスムーズなナビゲーションパスを作成し、提出されるリクエストの種類を整理して報告するための優れた方法を提供します。

トピックグループとキュートピックを使用してリクエストキューの数を制御します。

リクエストキューが多すぎると、ユーザーが必要な情報を見つけにくくなります。複数のキューを作成するのではなく、トピックグループやキュートピックを使用して関連するキューを統合してください。

キューが少ない方が、トラフィックコーディネーター、システム管理者、またはキューを管理する他の人々にとっても、複数のリクエストキュープロジェクトをナビゲートすることなく、必要な情報をより迅速に見つけることができます。

異なるリクエストキューに対して異なるアクセスが必要な場合、またはキューを統合するとユーザーにとって混乱を招く場合は、複数のリクエストキューを作成してください。

各キュートピックに対してルーティングルールを設定してください。

最低限、デフォルトのルーティングルールを設定してください。ルーティングルールにより、常に誰かが受信リクエストに割り当てられるようになり、作業が抜け落ちることを防ぎます。

選択的なルーティングが必要な場合は、トピックグループとキュートピックを活用してください。

ルーティングルールはカスタムフォームのフィールドには適用できません。異なる種類のリクエストを異なるチームや個人にルーティングする必要がある場合は、各種類のリクエストを独自のトピックグループまたはキュートピックにして、作業が適切にルーティングされるようにしてください。

リクエストは個人ではなくチームにルーティングしてください。

チームにリクエストが送信されると、チーム全体がリクエスト内容や今後の作業について把握できるようになります。全員がTeamsページで新しい項目を確認したり、ダッシュボードのレポートで最新情報を追跡したりできます。

また、トラフィックマネージャーやリクエストの確認や割り当てを担当する他の担当者が不在の場合でも、自動的にバックアップが確保され、リクエスト情報にアクセスできるようになります。