カスタムフォームの共有と添付

組織が必要とする特定の情報を収集するために、カスタムフォームを共有して、Adobe Workfront のプロジェクト、タスク、リクエストなどに添付できるようにします。

カスタムフォームを共有

デフォルトでは、カスタムフォームがプロジェクトやタスクなどのオブジェクトに添付されると、そのオブジェクトに割り当てられたユーザーはカスタムフォームを閲覧および記入できます。

ただし、ユーザーがカスタムフォームをオブジェクトに添付するには、カスタムフォームがそのユーザー、またはそのユーザーが所属するWorkfrontのチーム、職務、グループ、または会社と共有されている必要があります。

1. カスタムフォームを開き、ウィンドウの上部にある  共有  を選択します。

2. 「  カスタムフォームアクセスを付与  」フィールドに、このカスタムフォームをWorkfrontのアイテムに添付できるユーザー、チーム、職務、グループ、または会社の名前を入力します。

3. 表示されたリストからユーザー、チーム、職務、グループ、または会社を選択します。

4. ユーザーがカスタムフォームにアクセスできる権限を調整します。

   1. 表示 を使用すると、カスタムフォームを確認して記入することができます。このカスタムフォームをアイテムに添付するには、  カスタムデータに添付  オプションを  詳細設定  で選択します。
   2. 管理 を使用すると、スタンダードライセンスを持つユーザーがカスタムフォーム自体を編集できるようになります。

5. 共有の変更を保存するには、保存 をクリックします。

システム全体のアクセス

必要に応じて、カスタムフォームの 共有 オプションを使用して、Adobe Workfront インスタンス内のすべてのユーザーとカスタムフォームを共有できます。

カスタムフォームがシステム全体で表示される場合、ユーザーはフォームを確認して、割り当てられた Workfront アイテムに記入することができますが、他のオブジェクトにカスタムフォームを添付することはできません。フォームを添付する機能は、前のステップで説明した カスタムデータに添付 オプションを使用して付与されます。

ほとんどの組織は、Workfrontを使用する全員がカスタムフォームをオブジェクトに添付した際に記入し、そのデータをレポートで表示できるようにしたいと考えています。この場合、システム内の全員が表示できるが アクセス権を持つ人 ドロップダウンメニューから選択されていることを確認してください。

カスタムフォームへのアクセスを制限したい場合は、招待された人のみがアクセスできるを アクセス権を持つ人 フィールドから選択してください。すると、カスタムフォームは共有ウィンドウにリストされている人、チーム、役割、グループ、または会社のみが利用可能になります。

カスタムフォームが作成され共有されたら、それらをプロジェクト、リクエストキュー、テンプレートなどに添付し始めることができます。

Adobe Workfrontのカスタムフォームは、次の画像に示すように、12種類の異なるオブジェクトタイプに対して作成および添付できます。

^{カスタムフォームは、Adobe Workfront の複数のオブジェクトタイプに対して作成できます。}

カスタムフォームは、作成されたオブジェクトまたはオブジェクトに固有のものです。カスタムフォームを添付する際には、プロジェクト、タスク、問題、ドキュメントなど、作業しているオブジェクトタイプに利用可能なオプションのみが表示されます。

アイテムにカスタムフォームを追加

カスタムフォームの添付タイミングや担当者は、組織のワークフロー、プロセス、および Workfront システムの設定によって異なります。これらの手順をチームのワークフローに組み込むようにしてください。

オブジェクトに最大10個のカスタムフォームを追加できます。

下の画像の+（プラス記号）をクリックして、既存のオブジェクトにカスタムフォームを添付する方法を学びます。

編集メニューでカスタムフォームを追加します

アイテムのページヘッダーで「その他」メニューから「編集」を選択して、オブジェクトにカスタムフォームを添付できます。編集ウィンドウの「カスタムフォーム」セクションでは、添付されたカスタムフォームの順序を並べ替えたり、添付されたフォームを削除したりすることができます。

複数のアイテムにカスタムフォームを追加します

Workfrontの一括編集機能を使用して、同じカスタムフォームを複数のアイテムに同時に追加できます。

1. カスタムフォームを添付するアイテムを含むリストに移動します。
   リストのアイテム名の横にあるボックスをチェックして、アイテムを選択します。
   リストの上部にあるツールバーで「編集（鉛筆）」アイコンを選択します。
   左側のパネルで「カスタムフォーム」をクリックするか、「カスタムフォーム」セクションまでスクロールします。
   「選択を行う」フィールドにクリックして、カスタムフォームを選択します。
   完了したら「変更を保存」をクリックします。

下の画像の+（プラス記号）をクリックして、カスタムフォームをプロジェクトテンプレートに添付する方法を学びます。

テンプレートページの[その他]メニューから[編集]を選択して、プロジェクトテンプレートにカスタムフォームを添付することもできます。プロジェクトと同様に行います。

注意: プロジェクトテンプレート内のタスクにもカスタムフォームを添付できます。

次のステップでは、カスタムフォームの記入方法とカスタムフォーム情報の表示方法を学びます。