はじめに
プロジェクトテンプレートを作成する前に、ニーズを評価し、Adobe Workfrontで少し準備をしてください。
Karenの組織には、Adobe Workfrontのリクエストキューを通じて作業依頼を提出する受付プロセスがあります。彼女は、システム設定の一環としてこれらのキューを既に確立しています。
次に、プロジェクトマネージャー、リソースマネージャー、およびトラフィックコーディネーターがさまざまな方法でプロジェクトを作成するための適切なツールを持っていることを確認する必要があります。
Karenがユーザーがプロジェクトを作成し始める前に成功するための設定を行う方法を見てみましょう。
プロジェクトテンプレートを使って始めましょう
Karenさんは、繰り返し可能なプロセスを把握し、プロジェクトテンプレートをWorkfrontでユーザーと共有することで、時間を節約し、効率的に作業する必要があります。例えば、マーケティングチームの一つが毎月顧客にメールを送信しています。毎月のメールのためにWorkfrontプロジェクトを一から作成する代わりに、この繰り返し可能なプロセスをキャプチャするテンプレートからプロジェクトを作成したいと考えています。
プロジェクトテンプレートは、Adobe Workfrontで新しいプロジェクトを作成する推奨方法です。
チームがどのような種類のプロジェクトを作成しているか（マーケティングキャンペーン、新製品開発、またはチームイニシアチブ）に関係なく、テンプレートはプロジェクト作成のスピードを上げるだけでなく、カスタムフォームの添付、マイルストーンの設定、必要なタスク作業の考慮を確実にすることで、プロジェクト全体の一貫性にも寄与します。
プロジェクトを作成するユーザーは、プロジェクトテンプレートのリストから選択できます。
テンプレートを作成するタイミング
テンプレートは通常、Workfrontの導入時にWorkfrontシステムおよびワークフローの設定の一部として作成されます。
新しいチームをWorkfrontにオンボーディングする際や、新しいワークフロー、製品タイプなどを導入する際に追加のテンプレートが必要になることがあります。プロセスが変更されると、既存のテンプレートの更新が必要になることもよくあります。
テンプレートをインベントリする
一般的に、Adobe Workfrontでプロジェクトテンプレートを作成するには、短くて慎重に選ばれたリストを持つことが良いです。これにより、ユーザーがプロジェクトを作成する際に適切なテンプレートを選びやすくなります。また、メンテナンスするテンプレートが少なくて済みます。カレンは、現在使用しているテンプレートについてチームと話し合うことから始めます。
- 現在使用している作業管理システムで積極的に使用しているプロジェクト計画、タイムライン、またはスケジュールを集めます。これには、プロジェクトを完了するために必要なすべてのステップ、必要な時間、誰が作業を完了するかなどが含まれている必要があります。
- 使用されなくなった、関連性がなくなったテンプレートをマークして、このリストを絞り込みます。リストに現在のプロセスでチームが使用していないテンプレートが含まれている場合、それらのテンプレートをWorkfrontで作成する必要はおそらくありません。
- 各テンプレートを評価します。プロジェクトの各タスクを見て、誰に割り当てられているか、承認が必要か、ドキュメントが添付されるか、プロジェクトのマイルストーンか、作業を完了するのにどれくらいの時間がかかるかなどを確認します。
- テンプレート間の類似点を探します。これらのテンプレートのいくつかを統合する機会はありますか？
専用の保管場所
プロジェクトテンプレートを作成する良い方法は、既存の成功したプロジェクトをベースとして使用することです。Workfrontでプロジェクトを作成し、希望するタイムラインを構築してからテンプレートとして保存できます。
これらのプロジェクトを専用のポートフォリオやプログラムに保管して、チームの日常業務の邪魔にならないようにします。
例えば、Karenの組織のAdobe Workfrontのグループ管理者の一人が、プロジェクトテンプレートを構築し、チームメンバーと確認してからテンプレートとして保存するために、AdministrationというポートフォリオとProject Templatesというプログラムを持っています。
テンプレート作成用のプロジェクト専用のプログラムを持つことで、日常業務の邪魔になりません。
次のステップでは、プロジェクトテンプレートのベースとなるプロジェクトの作成方法を学びます。