La modernizzazione dell’acquisizione dei dati non è solo una transizione dal cartaceo, ma anche la creazione di processi efficienti, scalabili e di facile utilizzo. Adobe Experience Manager (AEM) Forms fornisce un toolkit completo per la creazione di moduli reattivi e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. Questa guida illustra le funzioni chiave e i passaggi pratici per sfruttare al meglio AEM Forms durante le attività quotidiane.

Informazioni su AEM Forms

Prima di analizzare le singole funzioni, è importante sapere che cosa offre AEM Forms. Fondamentalmente, AEM Forms rappresenta una soluzione end-to-end per creare, gestire e distribuire moduli digitali. Grazie all’automazione, elimina i compiti manuali e ripetitivi, liberando i team affinché possano dedicarsi alla strategia e all’esperienza utente, anziché perdere tempo con la gestione tecnica dei moduli.

Guida introduttiva: authoring flessibile

Per modernizzare la gestione dei moduli, il primo passo fondamentale è apprendere come crearli con la massima efficienza. Grazie ai suoi strumenti di authoring flessibili, AEM Forms semplifica la creazione dei moduli attraverso:

• Trascinamento dei componenti: utilizzo dell’interfaccia utente intuitiva per creare moduli senza necessità di scrivere codice.
• Frammenti esperienza: creazione un modulo una volta per riutilizzarlo su più pagine o siti.
• Incorporamento di moduli adattivi: funzionamento fluido dei moduli funzionino su qualsiasi dispositivo e dimensione dello schermo.

Queste funzioni consentono di ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive e di mantenere la coerenza tra le proprietà digitali.Ecco una schermata che mostra le funzionalità di authoring flessibili e facili da usare.

Velocizzare la creazione di moduli grazie alle funzionalità di IA generativa

AEM Forms include l’Assistente IA di Adobe che, grazie alle funzionalità di IA generativa, semplifica i flussi di lavoro complessi, facilitando:

• Creazione di moduli basati su prompt: genera interi moduli e percorsi di invio utilizzando semplici prompt.
• Allineamento al brand: applica modelli predefiniti ed elementi di progettazione per mantenere i moduli in linea con il brand.

L’Assistente IA è particolarmente utile per la scalabilità della creazione di moduli senza richiedere un impegno costante da parte degli sviluppatori.

Collegare i dei dati con connettori predefiniti

L’integrazione è fondamentale per rendere i moduli fruibili. AEM Forms fornisce connettori predefiniti per le piattaforme più comuni, tra cui:

• Adobe Experience Platform (AEP): invia dati modulo ad AEP per profili cliente unificati.
• Adobe Sign: abilita le firme digitali per i flussi di lavoro legali e di conformità.
• Salesforce e Microsoft Dynamics: collega i moduli ai sistemi CRM per la gestione di lead e account.

Questi connettori riducono la complessità e garantiscono flussi di dati sicuri tra i sistemi. Consulta queste risorse di Experience League per ulteriori dettagli:

• Connessione di AEM Forms ad Adobe Experience Platform (AEP)
• Integrazione di Adobe Sign con AEM Forms
• Utilizzo di reCAPTCHA nei moduli adattivi

Garantire la sicurezza e la conformità

La conformità è importante perché i moduli raccolgono spesso informazioni sensibili. AEM Forms integra una serie di funzioni di sicurezza e di conformità per proteggere le informazioni riservate e sensibili, per soddisfare i requisiti formativi, tra cui:

• Funzioni in conformità al GDPR: gestisci le richieste delle persone interessate e la privacy fin dalla progettazione. Come regola generale, è consigliato di non salvare i dati direttamente all’interno di AEM o AEM Forms, preferendo l’uso di una piattaforma dati come Adobe Experience Platform.
• Audit trail: tieni traccia di modifiche e invii per finalità di verifica senza necessità di sviluppo personalizzato.
• Best practice: evita di archiviare i dati direttamente in AEM; utilizza piattaforme come AEP per l’archiviazione sicura.

Miglioramento dell’esperienza utente

Le funzionalità predefinite di AEM Forms sono progettate per offrire un’esperienza utente fluida su tutti i dispositivi. Un singolo modulo può essere creato una sola volta e utilizzato su tutti i dispositivi e formati.

AEM Forms è progettato per garantire l’accessibilità e l’usabilità, offrendo:

• Progettazione reattiva: un unico modulo funziona su tutti i dispositivi.
• Convalida e regole: applicazione della convalida predefinita o creazione di regole personalizzate senza codifica.
• Conformità agli standard di accessibilità: i moduli adattivi sono conformi a WCAG 2.1 AA per garantire esperienze inclusive.

Vantaggi di AEM Forms rispetto ad AEM Sites

Mentre AEM Sites dispone di molte funzionalità per le esigenze di marketing, oltre a componenti di base per la creazione di moduli semplici, come ad esempio un modulo "Contattaci", AEM Forms è la soluzione ideale per moduli complessi.

Per esigenze più sofisticate, AEM Forms offre queste funzionalità non disponibili utilizzando solo AEM Sites:

• Editor di regole: per aggiungere la logica dinamica (ad esempio per mostrare/nascondere i campi in base all’input dell’utente) senza scrivere codice.
• Connettori: utilizzo di connettori predefiniti e preconfigurati per gestire l’autenticazione e la mappatura delle strutture di dati per piattaforme specifiche.
• Componenti avanzati: per applicare elementi complessi come selettori date, allegati di file e campi di firma.
• Convalida: configurazione dei controlli di convalida con un set standard di regole comuni oppure la sostituzione di tali regole con l’aggiunta di una logica personalizzata.
• Configurazioni dell’invio: invio di dati agli endpoint REST o attivazione di flussi di lavoro AEM per azioni automatizzate.

Approfondiamo ora ciascun aspetto per mostrare come AEM Forms potenzi l’esperienza di creazione e migliori quella dell’utente finale.

Editor di regole

L’editor di regole è uno strumento potente che consente agli autori di aggiungere logica dinamica e interattività ai moduli senza richiedere l’intervento degli sviluppatori. Consente inoltre agli utenti business non tecnici di controllare il comportamento di un modulo senza dover scrivere codice complesso da zero. Invece dei campi di input statici, l’editor di regole consente di creare moduli “intelligenti” che reagiscono all’input dell’utente in tempo reale.

Uno dei casi d’uso più comuni è mostrare o nascondere i campi in base alla selezione dell’utente. Ad esempio, se un utente seleziona il paese “Canada,”, viene visualizzato un elenco a discesa con “Province”. Se invece un utente seleziona “Stati Uniti”, viene visualizzato un elenco a discesa con gli “Stati”. Esistono molti altri casi d’uso più complessi per l’editor di regole. Consente persino agli sviluppatori di inserire JavaScript personalizzato tramite l’editor di codice.

Connettori

Adobe Forms fornisce connettori predefiniti e preconfigurati per gestire l’autenticazione e la mappatura delle strutture di dati per piattaforme specifiche. Il connettore Salesforce è uno dei più comuni che offre la possibilità di accedere in lettura e scrittura agli oggetti Salesforce, tra cui lead, contatti, account e così via. Anche Microsoft Dynamics è un connettore molto diffuso che si collega tramite OData per gestire le entità all’interno di Dynamics.

Adobe Forms dispone anche di connettori dati generici estremamente flessibili, poiché consentono ai moduli di collegarsi a un’origine dati di tua scelta. Caricando un file Swagger o OpenAPi, AEM è in grado di generare automaticamente il modello dati.

Componenti avanzati

AEM Sites offre alcuni componenti modulo di base, limitati ai campi HTML; mentre i componenti di AEM Forms supportano l’associazione dati, la convalida complessa e la possibilità di utilizzare l’editor di regole, oltre ad altre funzioni. Alcuni dei nuovi componenti più significativi inclusi in Adobe Forms sono:

• Selettore data: un widget del calendario configurabile che supporta “date non selezionabili”, logiche di data minima/massima e formati di visualizzazione diversi rispetto a quelli salvati.

• Allegato file: un componente complesso che gestisce il trascinamento, i limiti di dimensione dei file, il filtro dei tipi MIME e gli hook per la scansione antivirus (essenziali per i moduli aziendali).

• Firma: consente agli utenti di firmare un modulo utilizzando un touchscreen o un mouse (spesso utilizzato nei flussi di lavoro legali). Tieni presente che nella maggior parte dei casi è necessaria una licenza per la firma.

Convalida

Una delle mie funzioni preferite di AEM Forms è il sistema di convalida predefinito. Per impostazione predefinita, è disponibile un set di regole di convalida comuni da applicare ai campi modulo con un semplice clic su una casella di controllo. Esiste inoltre la possibilità di sostituire tali regole e aggiungere logiche personalizzate in base alle esigenze di business.

AEM Forms consente inoltre di aggiungere messaggi di errore personalizzati. Le regole di convalida e la funzionalità dei messaggi di errore non richiedono alcuno sviluppo e gli autori dei contenuti possono aggiornarle con facilità.

Configurazione dell’invio

Oltre ai connettori predefiniti per l’invio di un modulo, sono disponibili anche altre configurazioni che possono essere impostate per i moduli. La schermata seguente mostra una serie di azioni di invio disponibili. Di seguito sono riportate due delle opzioni più diffuse.

• Invia a endpoint REST: per i moduli più semplici, è possibile utilizzare un endpoint REST che invia una semplice richiesta POST contenente i dati direttamente a qualsiasi servizio REST esterno.

• Richiama un flusso di lavoro AEM: una delle configurazioni che ho utilizzato in un progetto recente è la possibilità di richiamare un flusso di lavoro AEM. AEM Forms consente di configurare l’invio dei dati del modulo in modo che avvii immediatamente un flusso di lavoro per eseguire un set di azioni. Ad esempio, quando un modulo viene inviato, avvia un flusso di lavoro che manda un’e-mail a un gruppo di utenti per richiedere il follow-up dei lead. Sono possibili anche flussi di lavoro di base complessi per effettuare l’invio a più utenti o a una lista di distribuzione in base alle opzioni selezionate nel modulo.

Misurazione dell’impatto sul business

La modernizzazione dei moduli va oltre il semplice aggiornamento tecnico, favorendo il raggiungimento di risultati misurabili, tra cui:

• Efficienza operativa: riduzione dei tempi di ciclo e l’elaborazione manuale.
• Velocità della catena di fornitura dei contenuti: riutilizzo dei contenuti gestiti per ottenere coerenza e velocità.

Maggiore efficienza operativa traite ai flussi di lavoro di business

Uno dei nostri clienti disponeva di numerosi moduli esclusivamente in formato cartaceo. Sul sito erano presenti più collegamenti che richiedevano agli utenti di scaricare un PDF e spedirlo per posta a un indirizzo fisico oppure di firmarlo e inviarlo nuovamente all’azienda tramite e-mail. Grazie ad AEM Forms, abbiamo trasformato l’intero processo operativo in moduli digitali, garantendo un notevole risparmio di tempo sia agli utenti che all’azienda. Semplificando ulteriormente il processo end-to-end, tramite il collegamento ad Adobe Sign, gli utenti hanno potuto firmare i moduli con il mouse o tramite touchscreen e l’intero documento veniva inviato direttamente agli utenti dell’azienda.

Impatto sulla catena di fornitura dei contenuti

AEM Forms promuove l’efficienza riutilizzando contenuti centralizzati e gestiti all’interno dei moduli stessi. Consente agli utenti di utilizzare componenti e contenuti usati anche nell’interno portfolio. Ad esempio, AEM Assets può essere utilizzato per le immagini e il branding all’interno dei moduli, oppure i frammenti di contenuto di AEM per il testo legale standard, come i termini e lle condizioni. Il riutilizzo dei contenuti in AEM Forms aumenta la produttività degli autori lungo l’intera catena di fornitura dei contenuti.

KPI principali

L’aumento dell’efficienza operativa può essere tracciato attraverso numerosi KPI, tra cui i più significativi sono:

• Velocità di creazione dei moduli: la creazione rapida e il riutilizzo dei contenuti tra i vari moduli consentono ai team riutilizzarli su diversi brand, siti o aree geografiche, riducendo il tempo necessario per passare dalla raccolta dei requisiti alla pubblicazione.
• Riduzione della durata del ciclo: tempo risparmiato nell’elaborazione del modulo, dal momento dell’invio all’approvazione finale nel back-end.

Casi d’uso comuni

AEM Forms supporta un’ampia gamma di applicazioni pratiche che vanno ben oltre la semplice raccolta dati. Ecco tre scenari comuni in cui le funzionalità di questo prodotto possono avere un impatto significativo:

• Generazione di lead: rapida implementazione dei moduli di marketing su tutti i siti.
• Flussi di lavoro complessi: gestione di moduli con più passaggi e indirizzamento i dati a più endpoint.
• Digitalizzazione dei moduli cartacei: utilizzo di GenAI per convertire i moduli cartacei in versioni digitali riutilizzabili.

Trattiamo ciascun aspetto nei dettagli.

Generazione di lead

L’uso più comune di AEM Forms è la creazione di moduli web per il marketing per la generazione di lead. AEM Forms semplifica la creazione e il riutilizzo dei moduli, offrendo la possibilità di inviarli e configurarli immediatamente senza richiedere l’intervento degli sviluppatori.

Flussi di lavoro di business complessi

AEM Forms è in grado di gestire facilmente moduli complessi con più passaggi, che richiedono firme o l’invio di dati a più endpoint. Consente inoltre agli utenti di impostare flussi di lavoro di business complessi che inviano logiche di indirizzamento a più utenti, liste di distribuzione o database interni in base a criteri e opzioni selezionati all’interno del modulo.

Digitalizzazione dei moduli cartacei

AEM Forms si distingue particolarmente nel processo di digitalizzazione dei moduli cartacei. Grazie alla GenAI, è possibile acquisire facilmente un’istantanea di un modulo cartaceo e AEM la converte automaticamente in una versione digitale riutilizzabile, eliminando la necessità di creare i campi uno alla volta.

Punti chiave

Quando affronti la modernizzazione dei moduli, non limitarti a sostituire quelli cartacei, bensì concentrati sulla creazione di processi scalabili. AEM Forms mette a disposizione gli strumenti necessari per raggiungere esattamente questo obiettivo. Ecco i punti principali da tenere a mente:

• Inizia con le nozioni di base sull’authoring: utilizza i componenti di trascinamento e i frammenti di esperienza per creare rapidamente moduli riutilizzabili.
• Sfrutta l’IA per migliorare l’efficienza: l’IA generativa consente di automatizzare la creazione dei moduli e i percorsi di invio, riducendo le attività di configurazione manuale.
• Pianifica l’integrazione: esplora i connettori predefiniti, come Adobe Experience Platform o Salesforce, per garantire un flusso di dati sicuro.
• Dai priorità all’accesso e alla conformità: la convalida incorporata e gli standard WCAG garantiscono che i moduli siano accessibili a tutti e soddisfino i requisiti normativi.
• Ragiona in termini di flussi di lavoro: utilizza le configurazioni di invio e i flussi di lavoro AEM per indirizzare i dati e attivare le azioni automaticamente.

Applicando questi passaggi, puoi trasformare i moduli da semplici input statici in strumenti dinamici capaci di supportare i processi di business e migliorare l’esperienza utente.