Questo articolo mette in evidenza la nostra esperienza concreta nella realizzazione di una catena di fornitura dei contenuti efficiente con indicazioni dettagliate e best practice per un’integrazione di successo, così da poter massimizzare il valore delle soluzioni di Adobe Experience Cloud.

Introduzione

In un momento in cui le organizzazioni si stanno impegnando ad accelerare la velocità dei contenuti e a migliorare l’efficienza operativa, l’integrazione di Adobe Workfront con AEM Assets si è rivelata un vero punto di svolta. In 2K Games, abbiamo intrapreso questo percorso per unificare la nostra catena di fornitura dei contenuti, semplificare i flussi di lavoro creativi e dare maggiore autonomia ai nostri team, così da fornire i contenuti giusti più rapidamente.

Perché integrare Workfront e AEM Assets?

Per noi, Workfront e AEM Assets non sono solo complementari: sono partner essenziali nella catena di fornitura dei contenuti. L’integrazione di questi strumenti consente:

• La gestione unificata dei metadati: raccogliere e collegare automaticamente i metadati operativi e a livello di risorsa, riducendo l’inserimento manuale e migliorando il reporting.
• Un time to market più rapido: semplificare i flussi di lavoro di creazione e approvazione dei contenuti, consentendo ai team di reagire rapidamente alle esigenze del mercato.
• Una maggiore collaborazione : centralizzare la comunicazione e la gestione delle risorse, riducendo l’uso eccessivo di strumenti e garantendo che tutti facciano riferimento a un’unica fonte di verità.
• Sicurezza e governance migliorate: sfruttare la gestione unificata degli utenti e le autorizzazioni a livello di cartella per proteggere i contenuti sensibili e mantenere la conformità.

Procedura dettagliata: preparazione all’integrazione

1. Completare la migrazione della piattaforma di business

Prima di eseguire l’integrazione, assicurati che sia stata effettuata la migrazione dell’istanza di Workfront ad Adobe Admin Console. Questo passaggio è essenziale per il provisioning degli utenti fluido e la gestione degli accessi uniforme in tutti i prodotti di Experience Cloud.

Best practice: assegna un amministratore dedicato per gestire i gruppi di utenti e il provisioning dei prodotti in Admin Console, così da risparmiare tempo ed evitare problemi di accesso in seguito.

2. Definire la governance in anticipo

La governance rappresenta il pilastro fondamentale di un’integrazione efficace. Definisci processi chiari per gli aggiornamenti del sistema, i rollout delle funzioni e la comunicazione con gli utenti finali. Documenta i requisiti di business, le approvazioni dei flussi di lavoro e i piani di gestione del cambiamento.

Best practice: istituisci un comitato di governance con gli stakeholder sia dei team di business che di prodotto per garantire l’allineamento e l’adozione.

3. Progettare una struttura di cartelle scalabile

Lavora a stretto contatto con i team Workfront e AEM Assets per progettare una struttura di cartelle che soddisfi le tue esigenze di business e che sia scalabile con la crescita. Se possibile, automatizza la creazione delle cartelle per ridurre il lavoro manuale e garantire la sicurezza.

Best practice: configura le autorizzazioni in modo che solo i team corretti possano accedere a cartelle specifiche, fondamentale per la gestione di contenuti non rilasciati o progetti sensibili.

4. Assegnare priorità alla strategia dei metadati

I metadati sono la chiave per la reperibilità e il reporting. Mappa i moduli personalizzati di Workfront ai campi di metadati di AEM e assicurati che lo schema supporti le esigenze correnti e future. Prendi in considerazione l’utilizzo degli spazi dei nomi di XMP per incorporare i metadati direttamente nei file di risorse così da favorirne la portabilità.

Best practice: maggiore è il numero di metadati acquisiti automaticamente, dai riepiloghi creativi ai dettagli del progetto, minore sarà la necessità manuale di assegnazione dei tag e più attuabili saranno gli insight.

5. Pianificare il supporto continuo

Anche adottando soluzioni SaaS, pianifica un supporto e una manutenzione costanti. Documenta i processi, forma gli utenti e assegna risorse per la risoluzione dei problemi e i miglioramenti.

Flusso di lavoro reale: da un riepilogo creativo alla consegna delle risorse

Ecco come abbiamo messo in pratica questi passaggi in 2K Games:

1. Invio della richiesta creativa: il reparto marketing invia un riepilogo tramite un modulo personalizzato Workfront, specificando i dettagli del progetto e i requisiti delle risorse.
2. Creazione automatica del progetto: con l’utilizzo di Workfront Fusion, le richieste approvate vengono convertite in progetti con attività e timeline predefinite.
3. Automazione delle cartelle: le cartelle collegate al progetto vengono create automaticamente in AEM Assets, ereditando le autorizzazioni corrette per ciascun brand o franchising.
4. Caricamento risorse e mappatura dei metadati: le risorse vengono caricate direttamente nella cartella collegata. Tutti i metadati di progetto vengono integrati direttamente in AEM, garantendo la possibilità di ricerca e di reporting delle risorse.
5. Revisione e approvazione: i team collaborano e approvano le risorse all’interno di Workfront, con l’obiettivo di integrare Frame.io per la revisione avanzata dei file multimediali.
6. Consegna sicura: solo gli utenti autorizzati possono accedere a cartelle specifiche, proteggendo i contenuti non rilasciati e mantenendo l’integrità del brand.

Punti chiave e conclusione

• Collaborazione: la comunicazione centralizzata e la gestione delle risorse riducono le duplicazioni e accelerano le approvazioni.
• Efficienza: i flussi di lavoro automatizzati e la mappatura dei metadati riducono i tempi di produzione fino al 70% e aumentano la capacità del 30%.
• Governance: pianificazione anticipata e coinvolgimento degli stakeholder promuovono l’adozione e il successo a lungo termine.
• Reperibilità: i metadati avanzati garantiscono che le risorse siano individuate facilmente, riducendo le richieste creative ridondanti.

Consiglio finale: controlla bene prima di agire. Un’attenta progettazione dei processi e una solida governance sono i tuoi migliori alleati. Coinvolgi gli stakeholder fin dall’inizio, pianifica il supporto e tieni sempre presente l’esperienza dell’utente finale.

L’integrazione di Adobe Workfront con AEM Assets non è solo un un progetto tecnico: è una scelta strategica che rivoluziona la catena di fornitura dei contenuti. Seguendo questi passaggi e adottando le best practice, darai ai tuoi team la possibilità di produrre contenuti di impatto, più velocemente e in modo più intelligente.