Guida esecutiva per il successo con Adobe Workfront
Non è cosa da poco trasformare il lavoro nell’era del digitale. Il tuo team lavorerà sodo per personalizzare la tua istanza di Workfront in linea con i processi attuali e gli obiettivi futuri. Puoi aiutarli fornendo loro la tua guida e il tuo supporto. Ecco dove entra in gioco questo articolo.
Per te il lavoro conta. Anche per noi. Grazie per aver riposto la tua fiducia in Adobe.
Il contenuto di queste pagine è stato creato appositamente per te in qualità di Business Leader responsabile della decisione di utilizzare Workfront e della realizzazione del valore di tale decisione. Troverai consigli e indicazioni concrete che ti aiuteranno a iniziare in modo efficace il tuo percorso per creare una solida pratica di gestione del lavoro.
Iniziamo.
Condividere la propria vision
Uno degli aspetti più importanti nel rollout di Adobe Workfront consiste nel comunicare il perché di tale decisione.
Perché hai deciso di acquistare Workfront? Quali risultati intendi conseguire?
Conoscendo l’obiettivo primario, il tuo team potrà affrontare con più sicurezza sia le decisioni relative all’implementazione della soluzione, sia successivamente la sua adozione e il suo utilizzo.
Trasmetti messaggi semplici e a cadenza regolare. Assicurati di comunicare chiaramente a utenti, team e reparti quali sono gli obiettivi e i risultati previsti per l’implementazione di Workfront, i vantaggi per i singoli utenti e perché è importante non solo per te, ma per l’intera organizzazione. Queste attività di comunicazione creano consapevolezza tra gli utenti e forniscono il framework necessario per collegare il lavoro alla strategia, in modo che tutto il team possa comprendere il ruolo di Workfront nel supportare la vision e la missione dell’organizzazione.
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AZIONE: scrivi 2-4 frasi su “Perché Workfront” e comunicale durante le riunioni del reparto e con il personale. Condividi questi punti con colleghi e riporti diretti. Sottolineali regolarmente.
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Esempi per iniziare:
- “La nostra organizzazione ha investito in Adobe Workfront per gestire le richieste basate sui datori di lavoro tramite acquisizioni e assegnazioni di progetti e per convalidare i dati dei dipendenti al fine di aumentare l’efficienza operativa e ridurre al minimo le ridondanze tra i vari team mediante automazioni intelligenti.”
- “La nostra organizzazione prevede di trasformare i processi di marketing con l’obiettivo di accelerare la consegna dei contenuti creativi utilizzando Adobe Workfront. Spostando la nostra strategia di coinvolgimento digitale attraverso la partnership con Adobe, potremo aumentare notevolmente le entrate, anche fino a 1 miliardo di dollari.”.
- “Grazie alle metodologie lean e all’utilizzo di Adobe Workfront per ridurre la quantità di documenti cartacei e collegare i team che attualmente usano sistemi isolati, i processi manuali verrano continuamente trasformati in modalità di lavoro più efficienti e produttive. Il nostro obiettivo è quello di ridurre i tempi del processo di valutazione ergonomica da diverse settimane a poche ore, migliorare del 500% la capacità del reparto acquisti di rispettare gli accordi sui livelli di servizio e aumentare del 15-20% l’efficienza del marketing.”
Le persone giuste
I clienti di Adobe Workfront di maggior successo hanno almeno un amministratore di sistema esperto. Consigliamo di dedicare a questo ruolo una persona a tempo pieno. Perché? Essere amministratore di sistema non significa solo gestire l’applicazione dal punto di vista tecnico, ma anche facilitare l’ecosistema di persone, processi e tecnologie per garantire l’eccellenza operativa. Il suo ruolo include, tra l’altro:
- Ottimizzazione continua dell’applicazione
- Partecipazione o direzione del comitato di governance (devi la sezione successiva)
- Ribadire regolarmente l’obiettivo per il quale è stato scelto di utilizzare un’applicazione di gestione del lavoro
- Onboarding di nuovi team o gruppi in Workfront
- Incoraggiare (o imporre) la formazione e l’abilitazione degli utenti finali
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AZIONE: identifica una persona tra il personale attuale da nominare amministratore di sistema per Workfront a tempo pieno. Fai sì che partecipi al corso di formazione Boot Camp per amministratori di sistema di Workfront, in modo che possa prepararsi a rivestire questo nuovo ruolo con successo.
SUGGERIMENTO: gli amministratori di sistema di successo sono solitamente curiosi e desiderosi di imparare e connettersi con altre persone. Un’esperienza pregressa nella gestione dei progetti o nozioni sui flussi di processo risulterà molto utile, ma non rappresenta un requisito obbligatorio. Assicurati di comunicare la tua strategia a lungo termine all’amministratore di sistema e nonché eventuali modifiche che possono sorgere con il passare del tempo.
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Eccellenza operativa
Un gruppo di lavoro cross-functional, o “comitato di governance”, per la soluzione Adobe Workfront è essenziale per il successo.
Se tutti i team seguono lo stesso set di standard, si potrà puntare all’eccellenza operativa e ottenere rapporti d’impatto sulla gestione del lavoro attraverso tutta l’organizzazione. Tutto questo viene fatto dal comitato di gestione, composto da persone che hanno una voce al tavolo decisionale, che comprendono le iniziative strategiche dell’azienda e che possono adoperarsi per raggiungere obiettivi comuni.
Solitamente, questo comitato è composto da:
- Amministratori di sistema per Workfront
- Amministratori di gruppi per Workfront
- Utenti esperti di Workfront
- “Champion” dai diversi reparti responsabili dell’esecuzione della strategia
A ogni membro del comitato devono essere assegnati un ruolo e delle responsabilità che aiutino a monitorare le principali procedure dell’infrastruttura, come la comunicazione, l’istruzione, il miglioramento dei processi o il reporting.
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AZIONE: chiedi al tuo proprietario o champion interno di Workfront quali sono i suoi piani per la creazione e la gestione di un comitato di governance. Sottolinea il tuo supporto per questo concetto e chiedi di partecipare a una riunione del comitato per condividere la tua vision (il “perché”) per il successo della gestione del lavoro nella tua organizzazione.
SUGGERIMENTO: scegli un nome da assegnare al comitato di governance. Ecco alcune idee dai nostri clienti:
- Team centrale per Workfront
- Workfront Champions
- La tana del leone
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Il tuo ruolo nel successo
Tu rivesti un ruolo chiave nella capacità di trarre il massimo valore dal tuo investimento in Adobe Workfront. Il valore finale di qualsiasi sistema di gestione del lavoro risiede nei dati e negli insight che emergono dai dati. Quando, nel tuo ruolo di leader, inizi a utilizzare regolarmente tali dati, il tuo team comprenderà il valore reale che si ottiene dall’utilizzo regolare e continuo di Workfront. A questo punto il successo genera successo: più input vengono inseriti, più insight si possono ottenere.
Utilizzando i dati di Workfront contribuisce inoltre a incrementare il livello di coinvolgimento e soddisfazione del personale. Quando i membri del gruppo capiscono come il loro lavoro si traduce in iniziative aziendali strategiche, diventano più coinvolti e connessi.
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AZIONE: evidenzia i dati generati da Workfront e riconosci i successi ottenuti nelle riunioni del team de del personale. Incoraggia i manager del tuo team a fare altrettanto durante le riunioni dei loro team e negli incontri individuali.
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Sei in buona compagnia
“Molte organizzazioni di marketing operano ancora con i sistemi isolati che utilizzavamo anche noi, quindi è molto importante condividere rapporti e visibilità in un luogo centrale. Workfront ci fornisce una singola fonte di verità.”- Paul Tasker, VP Marketing Operations presso Sage
“Workfront elimina i fogli di calcolo condivisi e l’invio giornaliero per e-mail di analisi dettagliate sulla disponibilità delle risorse, attività alle quali varie sedi dedicavano circa 20 ore alla settimana o 1.000 ore all’anno.”
- Graham Johnson, EVP, Chief Product Officer presso FCB Health
Il tuo ruolo nel successo
Per trarre il massimo valore dal tuo investimento in Adobe è importante creare una base tecnica e organizzativa comune. Il successo arriverà solo se tutte le parti nell’organizzazione operano seguendo una stessa strategia e uno stesso scopo.
Inoltre, sappiamo bene che guidare un team attraverso una fase di cambiamento può sembrare un’impresa difficile per i leader della trasformazione. Il percorso prevede diversi passaggi critici: comunicare la propria visione, assicurarsi il consenso delle parti coinvolte, mettere le persone in grado di utilizzare nuove tecnologie e promuovere nuovi modi di lavorare.
Per istruzioni più dettagliate sulla gestione degli aspetti umani del cambiamento, consulta la guida Nozioni di base sulla gestione del cambiamento per il successo. Offre insight preziosi, strategie pratiche e persino un toolkit per il cambiamento, per aiutarti a comprendere la portata e la complessità della trasformazione organizzativa.