Tracciare l’avanzamento bozza

In qualità di project manager, proof manager o altre parti interessate nel processo di revisione e approvazione, è necessario monitorare l’avanzamento delle bozze. Puoi farlo con gli indicatori di avanzamento bozza incorporati in Workfront’s nella pagina Documenti o scrivendo rapporti personalizzati.

Per visualizzare lo stato di avanzamento della bozza in Workfront, è necessario disporre di una licenza Pianificazione, Lavoro o Revisione ed essere un utente bozza. Se non sei sicuro che il tuo profilo Workfront soddisfi questi requisiti, rivolgiti all'amministratore del sistema di verifica della tua organizzazione.

Tracciare l’avanzamento bozza con indicatori SOCD e stato della bozza

Ottieni una visione di alto livello dell’avanzamento bozza attraverso il processo di revisione e approvazione utilizzando le icone SOCD nell’elenco dei Documenti. Queste icone indicano le azioni specifiche eseguite sulla bozza.

Le icone indicano il lavoro svolto su una bozza dal momento dell’invio della bozza ai destinatari al momento in cui questi prendono una decisione sulla bozza.

I colori indicano se l’azione è completa o meno.

Il SOCD nell'elenco Documenti, nel pannello di riepilogo o in Dettagli documento è un riepilogo di alto livello dell'avanzamento della bozza. Workfront configura questa impostazione in base al destinatario "più indietro" nel processo di verifica.

Ad esempio, se sono presenti tre revisori/approvatori e solo due di essi hanno esaminato la bozza e formulato commenti, allora le icone SOCD mostrano che la bozza è stata inviata (S) e aperta (O) ma che non sono stati fatti commenti ©.

Una volta presa una decisione finale (ad esempio, Approvato o Rifiutato) su una bozza, tutti gli indicatori SOCD potrebbero apparire verdi per gli utenti in quella fase, anche se non sono state eseguite singole azioni (ad esempio l'apertura della bozza o la creazione di commenti). Si tratta di un comportamento a livello di sistema progettato per riflettere il completamento complessivo della fase, non il coinvolgimento individuale.

Prima della registrazione di una decisione, ogni indicatore SOCD riflette l'attività utente effettiva (ad esempio, bianco se non è stata eseguita alcuna azione, verde se l'azione è stata completata). Dopo la decisione, il sistema presuppone il completamento del flusso di lavoro e aggiorna di conseguenza tutti gli indicatori.

Se desideri conoscere l’andamento di ogni singolo destinatario di bozza, apri il flusso di lavoro bozza. L’avanzamento bozza generale è indicato nella parte superiore della finestra. Ogni fase riporta il proprio indicatore di avanzamento nella barra grigia. E accanto a ogni utente c'è il progresso di quell'individuo.

Stato della bozza

Lo stato della bozza si basa sullo stato dei destinatari della bozza della fase. Lo stato generale della bozza è visibile sulla pagina Documenti a destra degli indicatori SOCD, in modo da poter facilmente stabilire la presenza di una decisione di bozza.

Questo stato della bozza indica lo stato generale della bozza. Ad esempio, se due destinatari hanno approvato la bozza, i loro stati individuali mostreranno Approvata. Tuttavia, il terzo destinatario non ha ancora preso una decisione, quindi lo stato della persona è In sospeso. Pertanto, lo stato generale è indicato come In sospeso.

Se per la tua organizzazione sono stati configurati stati personalizzati, verranno utilizzati tali stati. In caso contrario, verranno visualizzate le opzioni di stato standard di:

Apri la finestra del flusso di lavoro di bozza per visualizzare lo stato della bozza relativo ai destinatari assegnati ai ruoli bozza Revisore e Approvatore o Approvatore.

Rapporti in Workfront

Puoi anche sfruttare le funzionalità di reporting di Workfront’s per tenere traccia delle bozze durante il processo di revisione e approvazione.

Un rapporto di approvazione bozza consente di tenere traccia delle approvazioni in sospeso per garantirne il rispetto delle scadenze.

Un rapporto sulla versione del documento consente di gestire e tenere traccia delle versioni di una bozza.

Ti consigliamo di lavorare con il consulente di Workfront per creare rapporti che soddisfino i requisiti dell’organizzazione. Alcuni dei rapporti richiedono familiarità con il reporting in modalità testo di Workfront’s.

Tocca a te

Rivolgiti al team o all’amministratore del sistema di verifica per scoprire quale tipo di reporting utilizzerai in Workfront per garantire il corretto funzionamento dei flussi di lavoro delle bozze.