Comprendere le best practice per metadati e parole chiave
Best practice per i metadati
I metadati sono tutti i dati utilizzati per descrivere una risorsa. I campi di metadati hanno un nome e gli utenti possono modificare o cambiare le informazioni in molti di questi campi. Alcuni campi di metadati sono compilati dall’applicazione o dal dispositivo da cui proviene la risorsa e non possono essere modificati.
L’utilizzo di metadati coerenti aumenta la ricercabilità delle risorse dell’organizzazione. Inoltre, le risorse scaricate da Workfront DAM conservano i loro metadati, il che fornisce un ulteriore livello di protezione delle tue risorse se escono da Workfront DAM.
Di seguito sono riportate alcune best practice per facilitare le attività dell’organizzazione relative ai metadati:
- Aggiungi sempre alle risorse informazioni sulla proprietà o sui crediti per consentirne l’identificazione al di fuori di Workfront DAM.
- Aggiungi i termini di utilizzo per le risorse gestite con diritti per evitare utilizzi impropri.
- Aggiungi metadati alle tue risorse non appena le carichi.
- Implementa menu a discesa predefiniti per i dati di uso comune per evitare incoerenze.
- Informa i collaboratori responsabili dell’aggiunta di metadati in merito alla strategia della tua organizzazione riguardo ai metadati.
- Comunica i tuoi requisiti sui metadati ai fornitori esterni (ad esempio, le foto devono essere inviate con i termini di utilizzo, i crediti e i metadati sulla posizione già aggiunti).
- Effettua controlli regolari per garantire che i metadati vengano aggiunti correttamente.
Strategia sui metadati
Probabilmente la tua organizzazione ha sviluppato una strategia sui metadati. Se stai caricando le risorse su Workfront DAM, assicurati di conoscere il processo dell’organizzazione relativo a:
- Chi è responsabile dell’aggiunta dei metadati.
- Quali metadati sono necessari.
- Quando vengono aggiunti i metadati.
- Con quale frequenza verranno controllate le risorse per verificare la presenza di metadati corretti.
- Chi è responsabile dei controlli dei metadati.
Best practice per le parole chiave
Le parole chiave sono un sottoinsieme di metadati. Le parole chiave tendono ad essere termini generici e descrittivi del contenuto della risorsa. Queste informazioni vengono aggiunte alla risorsa, spesso manualmente, dopo il caricamento. Tutte le parole chiave vanno in uno specifico campo (etichettato Parole chiave). Ad esempio, una foto della Torre Eiffel a Parigi potrebbe contenere parole chiave come punto di riferimento, turismo o luci.
Le parole chiave sono ricercabili, quindi è importante che vengano inserite nelle risorse in modo coerente.
La tua organizzazione può implementare una tassonomia delle parole chiave, ovvero un elenco controllato di parole chiave da cui puoi scegliere quando modifichi una risorsa in Workfront DAM.
Se la tua organizzazione ti consente di inserire manualmente le parole chiave, tieni a mente questi suggerimenti.
- Sii coerente con acronimi e abbreviazioni. Non usare la parola chiave per una risorsa “AZ” e “Arizona” per un’altra.
- Sii coerente nell’uso del plurale e del singolare. Scegli un formato o utilizza sempre entrambi. Ad esempio, usa “piedi” e “mani” oppure “piede, piedi” e “mano, mani”.
- Sii coerente nel modo in cui descrivi un’azione o un’attività, ad esempio utilizzando “corsa” e “nuoto” o “correre” e “nuotare”.
- Non essere troppo conciso. “Keokuk, IA” può essere un termine troppo conciso per una parola chiave e completamente irriconoscibile per gli utenti. “Iowa sud-orientale” sarebbe un’alternativa migliore.
- Non essere troppo generico. “Università” potrebbe non andare bene, soprattutto se qualsiasi aspetto del tuo sistema riguarda un’università. Determina cosa distinguerà le risorse, ad esempio il nome di un college specifico.
- Sii consapevole della pertinenza. Solo perché ogni risorsa ha un codice di progetto non significa che sarà utile agli utenti che si affidano alle parole chiave per trovare le risorse. Se queste informazioni devono rimanere nella risorsa, potresti aggiungerle in un altro campo di metadati.
- Non utilizzare troppo poche parole chiave, altrimenti non aiuteranno a restringere i risultati della ricerca.
- Non fare affidamento su parole chiave per ogni porzione di dati. Utilizza i campi di metadati per informazioni quali il nome del fotografo o la posizione.