Comprendere la gestione risorse come collaboratore
In questo video scoprirai come:
- Utilizzare il menu Modifica per una risorsa
- Impostare una data di scadenza
- Visualizzare le notifiche
- Definire le impostazioni di notifica per singoli elementi
- Caricare una versione di una risorsa
- Creare una nuova cartella
- Applicare un modello di metadati a una cartella
- Stabilire le autorizzazioni per una cartella
Funzionamento delle versioni delle risorse
Un flusso di lavoro può includere la gestione di più versioni (o passate, bozze, iterazioni, o qualsiasi altro termine) di una risorsa. Puoi gestire tutte le versioni tramite Workfront DAM.
Il sistema consente il controllo automatico delle versioni delle risorse quando un file con lo stesso nome di un file esistente viene caricato nella stessa cartella. Per verificare se questa funzionalità è stata attivata, rivolgiti all’amministratore di sistema.
Se è stato attivato il controllo automatico delle versioni, la versione di una risorsa viene eseguita solo se viene caricata nella cartella che contiene la risorsa originale. Entrambe le risorse devono avere lo stesso nome file. Se la risorsa viene caricata in un’altra cartella, viene inserita come nuovo file.
Se il controllo della versione non è stato attivato, un file con lo stesso nome di un file esistente viene caricato come nuovo file, indipendentemente dalla cartella in cui è inserito. Questo può comportare la presenza di due risorse con lo stesso nome nella stessa cartella.
Puoi anche caricare manualmente le versioni di una risorsa specifica. Fai clic sull’icona di modifica della risorsa, quindi seleziona Carica nuova versione.
Se pubblichi in Brand Connect una risorsa con più versioni, l’utente di Brand Connect vede solo la versione più recente della risorsa.
Stato e scadenza delle cartelle e delle risorse
Gli stati sono un altro modo per gestire l’accesso a cartelle e risorse in Workfront DAM. Gli stati possono essere utilizzati per nascondere determinate risorse o cartelle agli utenti di Brand Connect oppure per far scadere una risorsa o una cartella in modo che solo l’amministratore di sistema possa accedervi.
- Attivo: utilizzato per risorse e cartelle. Le risorse e le cartelle con stato Attivo sono visibili a tutti gli utenti con autorizzazioni e possono essere pubblicate in Brand Connect. Attivo è indicato da un punto verde su una risorsa o cartella.
- Inattivo: utilizzato per risorse e cartelle. Le risorse e le cartelle con stato Inattivo sono visibili agli utenti Workfront DAM ma non sono visibili in Brand Connect. Inattivo è indicato da un punto rosso su una risorsa o cartella.
- Non scaduto: utilizzato solo per le risorse. Questo è lo stato predefinito di tutte le risorse. Le risorse non scadute che sono anche in stato Attivo sono visibili in Brand Connect.
- Scaduto: utilizzato solo per le risorse. Le risorse con stato Scaduto non possono essere scaricate da alcun utente, ad eccezione dell’amministratore di sistema. Le risorse scadute sono visibili o non visibili in Brand Connect, a seconda delle configurazioni del sistema.