Analizzare e pianificare lo sviluppo di una strategia Workfront DAM
Prima di iniziare la configurazione di Workfront DAM per la tua organizzazione, è fondamentale stabilire una strategia organizzativa e una strategia sull’uso di metadati o parole chiave.
Analizza attentamente i processi del flusso di lavoro in modo da raggiungere i tuoi obiettivi DAM. Le risorse organizzate e ben annotate sono la chiave per l’usabilità di Worfront DAM, la sua adozione da parte degli utenti e il successo complessivo con Workfront DAM.
Workfront consiglia di rivedere quanto segue:
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Identificare gli obiettivi: la tua organizzazione deve sapere cosa vuole ottenere con Workfront DAM affinché le configurazioni vengano eseguite correttamente e l’adozione da parte degli utenti abbia successo. Osserva i processi correnti e identifica i passaggi ancora necessari e quelli da modificare.
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Struttura delle cartelle: la struttura delle cartelle corrisponde al modo in cui le risorse in DAM vengono organizzate. Le cartelle saranno organizzate per progetto, reparto, anno o per altre categorie? Le cartelle indicano in che modo gli utenti possono accedere alle risorse, quindi è importante tenerlo presente. Inoltre, una struttura di cartelle ben organizzata può facilitare la ricerca delle risorse.
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Schema di metadati: lo schema è un set di campi di metadati utilizzati sulle risorse in Workfront DAM. Questi campi possono includere copyright, creatore e posizione. Se utilizzi applicazioni di terze parti per aggiungere metadati, considera come mappare questi campi in Workfront DAM.
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Tassonomia delle parole chiave: le parole chiave sono parole descrittive relative a una risorsa. Una tassonomia è un elenco predefinito di termini che gli utenti possono selezionare per aggiungere parole chiave alle risorse. Una tassonomia è fondamentale per mantenere il controllo e la coerenza nell’utilizzo delle parole chiave.
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Processi del flusso di lavoro: un altro passo fondamentale per l’utilizzo efficace di Workfront DAM consiste nello stabilire i processi dei flussi di lavoro per la tua organizzazione. Questo va oltre il semplice fatto di chi carica le risorse. Alcuni aspetti da considerare (questo elenco non è esaustivo):
- In quali cartelle devono essere caricate le risorse?
- Quali campi di metadati sono necessari per ogni risorsa?
- I metadati vengono aggiunti prima o dopo il caricamento?
- Chi può caricare le risorse?
- Chi può aggiungere i metadati?
- È obbligatorio utilizzare una tassonomia di parole chiave? Oppure gli utenti possono aggiungere altre parole chiave?
- Quali sono le best practice per l’aggiunta di metadati? Come vengono formattate le date? Deve essere inserito il nome dell’azienda o del cliente?
- In che modo i nuovi utenti ottengono accesso a Workfront DAM?
Per un successo a lungo termine, è fondamentale pianificare diversi aspetti: la struttura del sistema prima di iniziare le configurazioni, lo schema dei metadati, la formazione degli utenti finali e la manutenzione continua.