Best practice - Unità organizzative

Che cos’è una “best practice” di Adobe Workfront?

Le best practice sono linee guida che rappresentano una linea d’azione efficace ed efficiente; sono facilmente adottabili da te e dagli utenti della tua azienda; e possono essere replicate con successo in tutta l’organizzazione.

Mentre esamini questi consigli, tieni presente che alcune best practice di Workfront sono universali mentre altre potrebbero essere più specifiche per un dato argomento. Utilizza queste best practice come una base comune per le impostazioni e l’utilizzo del sistema Workfront.

Esplorazione di questa pagina

Mentre scorri questa pagina, troverai innanzitutto un elenco di alto livello di tutte le best practice per questo argomento. Questo ti consente di rivedere i consigli senza entrare nei dettagli del “perché”.

La sezione “Perché queste sono best practice?”, che si trova dopo l’elenco di alto livello, fornisce maggiori dettagli su alcune delle best practice e sul motivo per cui sono considerate un processo, uno strumento ecc. da implementare con la tua istanza di Workfront.

Best practice per le unità organizzative

Perché queste sono best practice?

Best practice

Prima di configurare le unità organizzative in Workfront, identificare le principali categorie ed esigenze di reporting.

Ecco perché

Se sai quali metriche ti servono e quali informazioni vorresti raccogliere all’interno di Workfront sugli utenti e sul lavoro che svolgono, potrai creare delle unità organizzative in grado di soddisfare tali esigenze.

Best practice

Valutare periodicamente la struttura organizzativa esistente di Workfront per assicurarsi che soddisfi le proprie esigenze.

Ecco perché

Man mano che l’organizzazione cresce o Workfront si espande all’interno dell’organizzazione, troverai modi nuovi e diversi per migliorare l’efficienza nei processi e il modo in cui gli utenti si rapportano al lavoro. Quindi valutare periodicamente come sono strutturate le unità organizzative può darti la possibilità di sapere se tale struttura funziona ancora o se necessita di essere aggiornata.

Best practice

Controllare la base utenti trimestralmente o almeno ogni sei mesi.

Ecco perché

Man mano che l’organizzazione utilizza Workfront nel tempo e aumenta l’utilizzo dello strumento, le informazioni si accumulano nel sistema. Ciò include il numero di utenti, il numero di licenze utilizzate, quante aziende, gruppi o team sono stati creati, ecc.

Nel corso del tempo, anche l’organizzazione potrebbe subire cambiamenti. Ad esempio, nell’ultimo trimestre potrebbe esserci stata una ristrutturazione del reparto. O forse alcuni dipendenti hanno deciso di vedere altre opportunità. Potrebbero esserci quindi licenze di Workfront assegnate a utenti che non le utilizzano, ed eventuali gap nei team o gruppi che potrebbero influire sulle stime delle risorse o sulle assegnazioni dei lavori.

Effettuare un controllo trimestrale delle unità organizzative e degli utenti in Workfront è fondamentale per far sì che il sistema funzioni in modo fluido ed efficiente. Questo è anche un buon momento per assicurarsi che l’utilizzo di Workfront sia costante o in crescita e che i dipendenti utilizzino Workfront per una gestione continua del lavoro, anziché ricorrere all’e-mail o a fogli di calcolo.

Best practice

Identificare e formare gli utenti affinché diventino amministratori di gruppi.

Ecco perché

Seleziona persone con una conoscenza approfondita di Adobe Workfront e del modo in cui i loro gruppi utilizzano il sistema e che hanno tempo da dedicare come amministratore di gruppo.

Gli amministratori dei gruppi possono impostare gli stati, modificare le preferenze dei progetti o creare profili delle schede orario per i gruppi e sottogruppi che gestiscono. Possono anche gestire gli utenti dei loro gruppi, correggere i livelli di accesso e assegnare modelli di layout.

In questo modo l'amministratore di sistema viene liberato da alcune delle operazioni quotidiane di configurazione e manutenzione di Workfront. Inoltre, ogni gruppo può disporre di un maggiore controllo sulle proprie impostazioni e preferenze operative, senza interferire con gli altri gruppi in Workfront.

Best practice

In genere, per gli utenti interni è necessaria una sola azienda.

Ecco perché

In Workfront, un’azienda dovrebbe comprendere l’intera organizzazione, non solo un’area di attività. Se gli utenti interni sono suddivisi in diverse aziende, si potrebbero verificare problemi relativi alle autorizzazioni per lavorare in Workfront. Un gruppo Workfront è il metodo preferito per organizzare gli utenti interni.

Best practice

Creare aziende per clienti o fornitori esterni da monitorare nella propria istanza di Workfront o che necessitano di diritti di accesso all’istanza.

Ecco perché

Se si crea un’azienda per i fornitori esterni, questi potranno accedere a Workfront per rivedere lo stato di avanzamento del contenuto o del prodotto creato per loro, ma al contempo avranno solo un accesso limitato all’intero sistema.

L’accesso a Workfront viene concesso con una combinazione di condivisione di oggetti e livelli di accesso assegnati agli utenti dell’azienda del fornitore. Ad esempio, puoi impostare restrizioni in modo che questi utenti possano vedere solo le persone della propria azienda e/o concedere autorizzazioni a determinati elementi, come code di richiesta e richieste, per renderli visibili solo a chi appartiene a una specifica azienda. Ciò aiuta a mantenere la privacy delle informazioni che conservi in Workfront.

Best practice

Mantenere i gruppi di Workfront al minimo e collegarli ai reparti dell’organizzazione.

Ecco perché

I gruppi sono necessari principalmente ai reparti che gestiscono il proprio lavoro in Workfront. Ad esempio, il reparto marketing potrebbe aver bisogno di un proprio gruppo, mentre gli utenti di altri reparti che usano Workfront solo per richiedere lavoro potrebbero essere inseriti nel gruppo predefinito.

Best practice

Utilizzare i gruppi per rappresentare la struttura del reparto e i team per rappresentare la struttura lavorativa.

Ecco perché

Un gruppo home è un campo obbligatorio sia per gli utenti che per i progetti. Agevola l’organizzazione e la creazione di report per gestire meglio sia gli utenti sia i lavori in cui sono coinvolti.

Tuttavia, quando si tratta di effettuare un’assegnazione (tramite un’attività di progetto o una coda di richieste) a un insieme di persone, questo è possibile solo tramite un team.

Best practice

Sfruttare gli amministratori di gruppo per aiutare gli amministratori di sistema a gestire utenti e impostazioni.

Ecco perché

Gli amministratori di sistema hanno accesso a qualsiasi elemento di Workfront, incluse le impostazioni di sistema globali. Le impostazioni a cui possono accedere gli amministratori di gruppo sono controllate dall’amministratore di sistema e si applicano solo a quel gruppo specifico.

La presenza degli amministratori di gruppo consente agli amministratori di sistema di delegare molte responsabilità, consentendo loro di concentrarsi su elementi di portata più ampia, anziché sulla manutenzione quotidiana di Workfront. Gli amministratori di gruppo possono rimanere più facilmente in contatto con le esigenze dei propri gruppi, offrendo agli utenti un’assistenza migliore.

Best practice

Consentire agli amministratori dei gruppi di creare i propri sottogruppi.

Ecco perché

Gli amministratori dei gruppi possono creare e gestire i propri sottogruppi. Sebbene un amministratore di sistema possa creare sottogruppi, delegando questa attività a un amministratore di gruppi potrà recuperare tempo prezioso. Questo potrebbe anche risultare in una migliore esperienza di Workfront per i membri del gruppo, poiché l’amministratore del gruppo avrà più familiarità con le esigenze e i flussi di lavoro del gruppo stesso e dei relativi sottogruppi.

Best practice

Assegnare modelli di layout ai team predefiniti.

Ecco perché

È importante assicurarsi che i team siano sulla stessa lunghezza d’onda su tutti gli aspetti riguardanti il lavoro. Ciò significa garantire loro un accesso più semplice agli stessi rapporti e strumenti. I modelli di layout consentono di creare un ambiente coerente e ottimizzare i processi seguiti dal team.

Best practice

Utilizzare unità organizzative più grandi per condividere elementi con gruppi di persone.

Ecco perché

L’utilizzo di un’unità organizzativa più grande, come ad esempio gruppi e team, durante la condivisione di elementi in Workfront come progetti, rapporti, ecc.,consente di condividere simultaneamente in modo rapido e semplice l’oggetto con un gruppo selezionato di persone. Aggiungere i nomi dei singoli utenti alla finestra di condivisione può essere un’operazione lunga e complessa.

In questo modo è anche più facile mantenere la condivisione di un elemento. Quando i membri del gruppo vengono aggiornati in Workfront, le autorizzazioni di condivisione di un elemento vengono aggiornate automaticamente, consentendo ai nuovi membri del gruppo di accedere all’elemento e rimuovendo l’accesso per i membri del gruppo precedenti.