Best practice: licenze e livelli di accesso

Che cos’è una “best practice” di Adobe Workfront?

Le best practice sono linee guida che rappresentano una linea d’azione efficace ed efficiente; sono facilmente adottabili da te e dagli utenti della tua azienda; e possono essere replicate con successo in tutta l’organizzazione.

Mentre esamini questi consigli, tieni presente che alcune best practice di Workfront sono universali mentre altre potrebbero essere più specifiche per un dato argomento. Utilizza queste best practice come una base comune per le impostazioni e l’utilizzo del sistema Workfront.

Esplorazione di questa pagina

Mentre scorri questa pagina, troverai innanzitutto un elenco di alto livello di tutte le best practice per questo argomento. Questo ti consente di rivedere i consigli senza entrare nei dettagli del “perché”.

La sezione “Perché queste sono best practice?”, che si trova dopo l’elenco di alto livello, fornisce maggiori dettagli su alcune delle best practice e sul motivo per cui sono considerate un processo, uno strumento ecc. da implementare con la tua istanza di Workfront.

Best practice relative a licenze e livelli di accesso

Perché queste sono best practice?

Best practice

Quando si configurano i livelli di accesso, gli utenti possono iniziare con un livello di accesso inferiore.

Ecco perché

Gli utenti iniziano con l’accesso minimo necessario per svolgere il proprio lavoro. Se non possono svolgere il proprio lavoro a causa di diritti di accesso insufficienti, di solito richiedono un accesso aggiuntivo. Concedere agli utenti un accesso eccessivo fin da subito potrebbe portare a problemi di sicurezza. Inoltre, è sempre meglio concedere agli utenti più accesso piuttosto che toglierglielo.

Best practice

Quando si assegnano le licenze di revisione e richiesta, in genere per impostazione predefinita viene impostato il valore Revisione, in quanto fornisce all’utente più autorizzazioni in Adobe Workfront.

Ecco perché

Sebbene sia le licenze di revisione che quelle di richiesta possano essere assegnate a un numero illimitato di utenti in Workfront, le licenze di richiesta sono sostanzialmente limitate alla creazione e all’aggiornamento delle richieste. Una licenza Revisione consente di accedere a progetti e attività in modo più ampio rispetto a una licenza Richiesta, nonché di visualizzare portfolio e programmi, modificare documenti e accedere a strumenti di gestione delle risorse.

Best practice

Deseleziona la casella di controllo “Condividi a livello di sistema” su ciascun oggetto in tutti i livelli di accesso, a meno che non vi sia un motivo specifico per cui gli utenti devono essere in grado di condividere a livello di sistema.

Ecco perché

La condivisione di un oggetto a livello di sistema viene spesso utilizzata come appiglio per consentire a determinati utenti di visualizzare gli elementi in Workfront. Ciò accade quando la struttura del gruppo di Workfront è carente o quando le autorizzazioni di condivisione non sono completamente comprese. Quando gli elementi sono condivisi a livello di sistema, significa che tutti possono visualizzare l’elemento condiviso. A seconda del tipo di informazioni conservate nel sistema, ciò potrebbe causare problemi di privacy.

Ad esempio, potresti collaborare con diversi fornitori all’interno di Workfront per verificare i progressi, fornire approvazioni, ecc. Se la casella di controllo “Condividi a livello di sistema” è un’opzione, è possibile selezionarla o impostarla come predefinita, rendendo le informazioni disponibili a tutti i fornitori.

Deselezionando completamente l’opzione, si fa in modo che un utente, con l’autorizzazione di condividere, debba determinare la persona o le persone specifiche (tramite un’azienda, un gruppo o un team) con cui desidera condividere l’oggetto.

Best practice

Prendi in considerazione l’attivazione dell’impostazione “Non consentire mai agli utenti di eliminare commenti” in Imposta restrizioni aggiuntive a un livello di accesso.

Ecco perché

L’attivazione di questa opzione garantisce che le comunicazioni passate non vengano rimosse da Workfront. Alcune organizzazioni richiedono che la cronologia completa dei commenti venga conservata a scopo di audit.

Best practice

Limitare il numero di amministratori di sistema a favore degli amministratori di gruppo.

Ecco perché

Gli amministratori di sistema hanno accesso a qualsiasi elemento di Workfront, incluse le impostazioni di sistema globali. Le impostazioni a cui possono accedere gli amministratori di gruppo sono controllate dall’amministratore di sistema e si applicano solo a quel gruppo specifico.

La presenza degli amministratori di gruppo consente agli amministratori di sistema di delegare molte responsabilità, consentendo loro di concentrarsi su elementi di portata più ampia, anziché sulla manutenzione quotidiana di Workfront. Gli amministratori di gruppo possono rimanere più facilmente in contatto con le esigenze dei propri gruppi, offrendo agli utenti un’assistenza migliore.

Best practice

Copiare un livello di accesso esistente e apportare modifiche, anziché creare un nuovo livello di accesso da zero.

Ecco perché

La copia di un livello di accesso esistente fornisce una base coerente per i nuovi livelli di accesso, garantendo che le impostazioni iniziali siano identiche. Anche questo consente di risparmiare tempo, poiché gli amministratori di sistema non dovranno impostare un livello di accesso completamente da zero.

Best practice

Documentare le operazioni che ogni livello di accesso può eseguire nella casella Descrizione.

Ecco perché

Sii dettagliato nella descrizione, elencando quali sono le impostazioni per ciascun tipo di oggetto. Questo consente agli amministratori di sistema, presenti e futuri, di sapere esattamente cosa fa ogni livello di accesso senza doversi immergere nel livello di accesso stesso per rivedere le impostazioni.

Questo può anche semplificare il confronto dei livelli di accesso quando li si visualizza in un rapporto. Il campo di descrizione può essere aggiunto rapidamente alla vista per visualizzare rapidamente come si differenziano ed eventualmente perché è stato creato un diverso livello di accesso.

Best practice

Limitati ai soli livelli di accesso necessari per raggiungere gli obiettivi di lavoro, idealmente quattro o cinque che soddisfino le esigenze della maggior parte degli utenti del sistema.

Ecco perché

Il livello di accesso garantisce che, quando un oggetto Workfront viene condiviso con un utente, quest’ultimo disponga dei diritti necessari per modificarlo, eliminarlo e così via. Puoi rendere i livelli di accesso più generali, perché la condivisione su singoli elementi può essere configurata per essere più specifica.

Inoltre, avere meno livelli di accesso può facilitare la gestione di un sistema privo di ingombri e l’implementazione di una strategia, il che può anche comportare un onboarding più rapido quando le persone si uniscono all’azienda o cambiano reparto.

Best practice

Assegnare ad almeno due utenti il livello di accesso amministratore di sistema globale.

Ecco perché

Più di una persona dovrebbe capire perché Workfront è stato configurato così com’era, come gestirlo/mantenerlo e come supportare gli utenti. Se una persona è fuori sede, lascia l’organizzazione, è occupata, ecc., questo assicura che ci sia un’altra persona che dispone delle informazioni e delle conoscenze necessarie per gestire correttamente il sistema.

Best practice

Limitare le operazioni che gli utenti possono eseguire con gli elementi di Workfront tramite la condivisione, anziché rimuovere una funzionalità in un livello di accesso.

Ecco perché

I livelli di accesso controllano cosa possono fare gli utenti con elementi specifici a livello globale. Le autorizzazioni di condivisione per ciascun progetto, attività, portfolio, documento e così via controllano le operazioni che un singolo utente può eseguire con quell’elemento specifico. Invece di rimuovere una funzionalità per tutti coloro che dispongono di un livello di accesso specifico, perfeziona le autorizzazioni di condivisione per elementi specifici in modo che gli utenti abbiano controlli limitati.