Best practice per i webinar interattivi best-practices-for-interactive-webinars

Quando si eseguono eventi virtuali, sia che siano rivolti a un pubblico piccolo che grande, è fondamentale che le cose vadano come previsto. Con i vari passaggi necessari per pianificare ed eseguire un evento, dalla preparazione, alla promozione, alla consegna e al follow-up, a volte può sembrare molto.

Per aiutarci, abbiamo compilato un elenco di best practice che possono essere utili per pianificare, progettare e produrre webinar di successo e coinvolgenti. Questi suggerimenti ti aiuteranno a ottenere il massimo dai webinar interattivi basati su Adobe Connect.

Preparazione pre-evento pre-event-preparation

Creazione di un evento creating-an-event

  • Crea un webinar interattivo di esempio (IW) e clonalo ogni volta, per evitare di partire da zero.

  • Riutilizza le chat di Adobe Connect se distribuisci nuovamente lo stesso contenuto in un secondo momento. Accedi a Cancella contenuto dai pod dal menu Pod per cancellare la cronologia delle chat e i risultati dei sondaggi/quiz dell’ultima sessione. Questo cancella solo il contenuto della stanza. Tutti i dati delle sessioni precedenti continueranno a essere disponibili in Marketo Engage.

  • Evita di pianificare sessioni back-to-back. Assicurati di disporre di almeno 30 minuti di preparazione prima dell’inizio del webinar. Potrai così caricare le modifiche apportate alla presentazione dell'ultimo minuto, regolare il microfono e la videocamera e rendere i nuovi relatori più a tuo agio con l'interfaccia di.

  • Assegna ruoli ai membri del gruppo. Aggiungili come co-host e relatori. Host e relatori possono entrare nella stanza prima dei partecipanti.

Promozione dell'evento promoting-your-event

  • Imposta un modulo di registrazione e una pagina di destinazione in Marketo per il tuo webinar.

  • Semplifica il modulo di registrazione. Per massimizzare le registrazioni, fai solo le domande necessarie. Ciascun campo di immissione in un modulo di registrazione funge da ostacolo incrementale al completamento.

  • Progetta il modulo di registrazione una sola volta e prova a riutilizzarlo in tutti i webinar per mantenere la struttura coerente.

  • Invia e-mail al pubblico di destinazione. L’e-mail dovrebbe evidenziare brevemente la proposta di valore chiave. Utilizza i token pertinenti per memorizzare i dettagli dell’evento in modo che possano essere riutilizzati in più campagne e-mail. Utilizza i token del calendario per la data e l’ora dell’evento, nonché per condividere il webinar Iscrizione all’URL dopo la registrazione.

  • Imposta le e-mail di invito per il follow-up. Prova a usare la riga dell’oggetto dell’e-mail (ad esempio, "Non perderti" o "I posti si riempiono").

  • Utilizza il tuo sito web/blog, i social media, la pubblicità a pagamento e le promozioni dei partner per raggiungere un pubblico più ampio e promuovere le registrazioni.

  • Invia e-mail di promemoria agli invitati registrati 2-3 giorni prima del webinar e il giorno dell'evento per assicurarsi che non lo dimentichino e siano in grado di partecipare.

Progettazione di una room designing-a-room

  • Creare un layout "lobby" che i partecipanti visualizzano quando immettono l’evento prima del suo inizio. Utilizza questa lobby per fornire ai partecipanti informazioni rilevanti, ad esempio i materiali di marketing. Coinvolgi il tuo pubblico con i giochi dell'interruttore di ghiaccio o chiacchierando con colleghi. Riproduci musica di sottofondo adatta per evitare un silenzio evidente. I sondaggi e le chat possono essere utilizzati per raccogliere più dati sui partecipanti, come i dati demografici o le aspettative della sessione.

  • Utilizzate i layout per strutturare e aggiungere movimento a una sessione. Ad esempio, una room può avere i seguenti layout: sala d’attesa, agenda e introduzione per i relatori, presentazione per un singolo oratore, discussioni per il gruppo di esperti, Breakout, domande e risposte, Conclusione.

  • Pianifica le interazioni per aumentare il coinvolgimento. Sondaggi, domande e risposte, chat e quiz possono contribuire ad aumentare il coinvolgimento, generando allo stesso tempo dati di prime parti.

  • Se ti aspetti una grande affluenza, potrebbe essere utile che alcuni co-host si assumano la responsabilità di rispondere alle domande sul pod di domande e risposte. Se necessario, puoi anche allocare aree di argomento diverse per co-host specifici.

  • Se possibile, carica il contenuto in un pod di condivisione anziché nella condivisione dello schermo. I tipi di file supportati che possono essere condivisi e presentati in un Share Pod includono: PPT, PPTX, PDF, MP3, MP4, JPG, PNG, POD (per i pod personalizzati) e pacchetti compressi (ZIP) contenenti contenuto valido. Il contenuto rimarrà nella stanza e sarà prontamente disponibile. Questo ridurrà anche la larghezza di banda Internet necessaria per condividere lo schermo.

  • Se prevedi oltre 100 partecipanti, puoi passare da una finestra di dialogo aperta (Chat pod) a una moderata (Q&A pod). Con un pubblico più ampio, una chat vivace può essere difficile da monitorare per un host.

  • Aggiungere un pod File nell'ultimo layout per condividere tutti i file (ad esempio, brochure, white paper) che si desidera scaricare dai partecipanti.

  • Utilizza un pod Collegamenti web per condividere eventuali URL con i partecipanti. Puoi anche inviare questi collegamenti ai partecipanti in modo che vengano avviati in un browser accessibile a tutti. Questa opzione può essere utile se si desidera avviare un sondaggio di feedback, la registrazione di prova del prodotto o un modulo di registrazione per l'evento successivo verso la fine di una sessione.

  • Impostare uno sfondo della stanza in Preferenze stanza per aggiungere personalità alla stanza. Può essere carta da parati con il logo del tuo marchio. Utilizza le opzioni di allineamento per allineare il logo con un angolo.

  • Se si desidera registrare la sessione, attivare il promemoria di registrazione in Preferenze stanza. Se la registrazione non è stata avviata, il promemoria verrà visualizzato 5 minuti dopo l'inizio della riunione.

  • Abilita l’area Host e Presenter e configurala con i relativi pod. Quest'area è visibile solo agli host e ai relatori e può essere utilizzata per collaborare nel backstage. Alcuni baccelli da includere qui sarebbero:

    • Dashboard di coinvolgimento per monitorare il coinvolgimento dei partecipanti in tempo reale. Fai clic qui per guardare un breve video su come utilizzare la dashboard Coinvolgimento.
    • Chat pod per consentire conversazioni private tra i membri del team della presentazione.
    • Nota Pod per inviare messaggi di promemoria, domande per il relatore o risposte alle domande standard che è possibile copiare e incollare per risposte rapide alle domande comuni.
  • I Pod personalizzati sono app di terze parti che possono essere utilizzate per estendere le funzionalità di una room di Adobe Connect. I Pod personalizzati possono essere scaricati da apps.adobeconnect.com come file .pod o .zip che possono quindi essere condivisi nel pod di condivisione.

    • Alcuni pod personalizzati popolari sono Timer conto alla rovescia, Orologio, Forbici carta roccia, Word Cloud, Titolazione.
    • Fai clic qui per guardare un breve video sull’utilizzo dei pod personalizzati.

Privacy: per mantenere riservate le informazioni sul partecipante, controlla le impostazioni qui sotto:

  • Ticker attività: Activity Ticker mostra informazioni su chi sta parlando in quel momento e avvisa quando i partecipanti entrano o escono dalla stanza. È possibile rimuovere il ticker di attività deselezionando "Mostra ticker di attività" nella sezione "Barra dei menu" in Preferenze stanza.

  • Pod domande e risposte: è possibile nascondere sia il nome del partecipante che ha inviato la domanda sia il nome dell’host/relatore che ha risposto. Per farlo, deseleziona le opzioni relative alla privacy nella sezione "Q&A Pod" in Preferenze della stanza.

  • Pannello chat: il pannello di chat è un’area di chat che non fa parte delle registrazioni della sessione. Quindi, se non vuoi che le chat appaiano nelle registrazioni, utilizza il Pannello Chat invece di Chat Pod. Fai clic qui per ulteriori informazioni sull'utilizzo del Pannello chat.

  • Chat privata: disattiva la chat privata per impedire ai partecipanti di eseguire il ping di un altro partecipante. A tale scopo, deselezionare "Consenti ai partecipanti di chattare in privato" nella sezione "Chat" in Preferenze della stanza.

  • Pod partecipante: sposta il pod Partecipanti nell'area Host e Presenter.

Distribuzione delivery

  • Esegui alcune esecuzioni per testare la tua configurazione audio/video e per conoscere Adobe Connect se non l’hai già utilizzata in precedenza. Non dimenticare di includere anche i relatori e i co-presentatori durante le prove.

  • Chiedere a host e relatori di arrivare almeno 30 minuti prima dell'ora di inizio e assicurarsi che tutto funzioni correttamente.

    • Decidi chi modererà i pod di domande e risposte e chat.
    • Popola le domande e risposte e le chat Pod con qualsiasi domanda seed/chat.
  • I programmi che si stanno condividendo su schermo devono essere aperti nella finestra appropriata e pronti per la dimostrazione. Evita di avviare e accedere ai programmi durante la condivisione dello schermo.

  • I partecipanti possono entrare nella stanza 15 minuti prima dell'inizio programmato. Passa al layout della hall 15 minuti prima dell’inizio pianificato per i partecipanti che arrivano in anticipo.

  • Utilizzate l'area Host e l'area Presenter come area backstage per coordinarsi privatamente. Fai clic qui per guardare un breve video sull'area Host e Presenter.

  • Utilizza la modalità Prepara per apportare privatamente eventuali modifiche dell’ultimo minuto. Fai clic qui per guardare un breve video sulla modalità Prepara.

  • Utilizzare il dashboard Coinvolgimento per mantenere una scheda sui livelli di interesse dei partecipanti. Passa a un sondaggio, fai una domanda d’accordo/in disaccordo, invia una domanda nel pod Chat, oppure utilizza il pod personalizzato di Word Cloud per ottenere risposte dai partecipanti e aumentare i livelli di coinvolgimento.

  • Tieni una scheda sulla chat del presentatore (Chat pod nell’area Host e Presenter) per coordinarti continuamente con il tuo team.

Post-consegna post-delivery

  • Una volta consegnato il webinar, i dati di coinvolgimento insieme alla registrazione saranno resi disponibili in Marketo Engage generalmente entro 1-2 ore. Convalida la registrazione e conferma se l’output video completo del webinar è stato acquisito in modo appropriato, in modo che lo stesso possa essere utilizzato per condividere con il pubblico e tenere traccia dei dati del webinar on-demand.

  • Crea campagne di sviluppo per qualificare ulteriormente i lead dei partecipanti in base al loro coinvolgimento utilizzando filtri/trigger dei webinar interattivi e fai in modo che le campagne di ringraziamento/Mancato contatto forniscano ulteriori informazioni dall’evento, dal collegamento di registrazione, dalle statistiche dell’evento e dagli eventi futuri per invitare i No-Show a riconnettersi all’organizzazione. Le attività per i No-Show che visitano la registrazione possono essere tracciate come parte dei webinar On-Demand e ulteriori campagne Nurture possono essere create per i No-Show attraverso i filtri/trigger dei Webinar On-Demand.

  • Utilizzare i dati del registro attività per ogni membro nella scheda Membri per esaminare le attività di coinvolgimento eseguite da partecipanti diversi durante il webinar.

  • Scarica la registrazione e pubblicala su varie pagine di destinazione, micrositi o portali, per un pubblico più ampio.

  • Utilizza la dashboard per ottenere una visualizzazione aggregata delle prestazioni del webinar in termini di stato del programma, distribuzione della partecipazione, risposte ai sondaggi, download di file e clic sui collegamenti. Identifica le aree positive e di miglioramento durante il webinar e assicurati che le lezioni possano essere utilizzate nel prossimo webinar.

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