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Configurare gli stati dei documenti id181GB0400UI

Last update: Mon Jul 15 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Creato per:

  • Esperto
  • Amministratore

AEM Guides consente di definire gli stati del documento per gli argomenti DITA in base ai requisiti dell'organizzazione. È possibile definire diversi stati del documento dall'inizio alla fine. Ad esempio, il primo stato può essere Bozza e può passare a Revisione, Approvato, Tradotto e infine Pubblicato.

Esistono due modi in cui un argomento può passare da uno stato all'altro: manuale e automatico. Gli stati del documento definiti in un profilo possono essere utilizzati per modificare manualmente lo stato del documento. Questa operazione può essere eseguita dalla pagina Proprietà di un file di argomento. È inoltre possibile definire chi può spostare il documento da uno stato all'altro. Ad esempio, un autore può creare un documento e lo stato predefinito del documento può essere Bozza. Quando l'autore invia il documento per la revisione, può modificare lo stato del documento in In-Review. Il revisore può cambiare lo stato del documento in Approvato o in Bozza di nuovo in base al processo di revisione. Se il documento è Approvato, l'editore può cambiare lo stato del documento in Tradotto o Pubblicato a seconda del flusso di lavoro.

NOTE
Se un utente appartiene al gruppo amministratori, può modificare lo stato di un documento da qualsiasi stato indipendentemente dalle transizioni di stato definite nel sistema.

Creare uno stato del documento

AEM Guides viene fornito con un set di stati del documento predefiniti. Questi stati sono:

  • Bozza
  • Modifica
  • In-Review
  • Approvato
  • Esaminato
  • Completato

Questi stati predefiniti sono disponibili per tutti gli argomenti DITA creati in DAM. È possibile creare stati del documento personalizzati e assegnarli a una cartella specifica. Tutti i file DITA creati in tale cartella avranno quindi accesso ai nuovi stati del documento creati.

Per creare gli stati del documento utilizzando il Profilo cartella, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Fai clic sul collegamento Adobe Experience Manager in alto e scegli Strumenti.

  2. Seleziona Guide dall'elenco degli strumenti.

  3. Fai clic sul riquadro Stati del documento.

    Viene visualizzata la pagina Stati di Assets. Per impostazione predefinita, la pagina mostra un profilo predefinito.

  4. Fai clic su Crea profilo e immetti i seguenti dettagli:

    • Immetti il nome del profilo nel campo Profilo.

    • Specifica il percorso in cui desideri applicare il nuovo profilo.

    • Specifica gli stati del documento in Stati consentiti in Stati. Gli stati predefiniti del documento sono Bozza, Modifica (Edit), In-Review, Approvato (Approved) e Fatto (Done).

      Fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere uno stato del documento.

      • Fare clic sull'icona Elimina per eliminare uno stato del documento.
      note note
      NOTE
      Non eliminare uno stato del documento se i documenti sono ancora in tale stato. Se elimini uno stato del documento, non potrai modificarne lo stato a meno che tu non appartenga al gruppo di utenti amministratore.

    • Specificare lo stato iniziale del documento in Stato iniziale.

    • Specificare lo stato finale del documento in Stato finale.

    • Specificare la transizione di stato del documento in Da e A in Transizione di stato.

      • Specificare gli utenti e i gruppi di utenti che possono modificare lo stato del documento in Gruppi.

      • Fai clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere una transizione di stato.

      • Fai clic sull’icona Elimina per eliminare una transizione di stato.

      note note
      NOTE
      Non eliminare una transizione di stato se i documenti sono ancora nello stato From. Se elimini una transizione di stato, non potrai modificare lo stato del documento di tali documenti a meno che tu non appartenga al gruppo di utenti amministratore.

  5. Fai clic su Fine.

Creare una copia di un profilo di stato del documento

A seconda delle esigenze, è possibile creare una copia di un profilo di stato del documento esistente. È possibile utilizzare la copia come base per la creazione di un altro profilo di documento.

Per creare una copia di un profilo di stato del documento, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Fai clic sul collegamento Adobe Experience Manager in alto e scegli Strumenti.

  2. Seleziona Guide dall'elenco degli strumenti.

  3. Fai clic sul riquadro Stati del documento.

    Viene visualizzata la pagina Stati di Assets.

  4. Selezionare il profilo dello stato del documento da duplicare e fare clic su Duplica profilo.

  5. Apporta le modifiche necessarie e fai clic su Fine.

Eliminare una transizione di stato o stato di un documento

NOTE
Non eliminare uno stato del documento o una transizione di stato se i documenti sono ancora nello stato o nella transizione di stato. Se si elimina una transizione di stato o stato, non sarà possibile modificare lo stato del documento di tali documenti a meno che non si appartenga al gruppo di utenti amministratore.

Per eliminare uno stato di documento o una transizione di stato da un profilo di stato di documento, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Fai clic sul collegamento Adobe Experience Manager in alto e scegli Strumenti.

  2. Selezionare Guide dall'elenco degli strumenti.

  3. Fai clic sul riquadro Stati del documento.

    Viene visualizzata la pagina Stati di Assets.

  4. Selezionare il profilo dello stato del documento da cui si desidera eliminare lo stato del documento e fare clic su Modifica profilo.

  5. Eliminare lo stato del documento o la transizione di stato e fare clic su Fine.

Eliminare un profilo di stato del documento

Per eliminare un profilo di stato del documento, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Fai clic sul collegamento Adobe Experience Manager in alto e scegli Strumenti.

  2. Seleziona Guide dall'elenco degli strumenti.

  3. Fai clic sul riquadro Stati documento.

    Viene visualizzata la pagina Stati di Assets.

  4. Selezionare il profilo dello stato del documento che si desidera eliminare e fare clic su Elimina profilo.

Automatizzare la modifica dello stato del documento

Se non si desidera modificare manualmente gli stati del documento, è possibile creare un workflow e automatizzare la modifica dello stato del documento.

NOTE
I flussi di lavoro automatizzati devono essere conformi agli stati del documento e alle transizioni definite nella configurazione. Il sistema non esegue alcun controllo per le modifiche dello stato effettuate tramite flussi di lavoro automatizzati.

  1. Fai clic sul collegamento Adobe Experience Manager in alto e scegli Strumenti.

  2. Seleziona Flusso di lavoro dall'elenco degli strumenti.

  3. Fai clic sul riquadro Modelli.

  4. Seleziona il flusso di lavoro appropriato, ad esempio Argomenti revisione.

  5. Fai clic su Modifica.

    Il flusso di lavoro si apre in una nuova scheda.

  6. Fai clic su Modifica (alto a destra).

  7. Apri il browser Passaggi utilizzando Attiva/Disattiva pannello laterale, all'estrema sinistra della barra degli strumenti superiore

  8. Trascina il passo appropriato(s) nella posizione desiderata nel modello.

  9. Fai clic sul nuovo passaggio aggiunto nel modello di flusso di lavoro e seleziona Configura dalla barra degli strumenti del componente

  10. Apri la scheda Processo.

  11. Nell'elenco a discesa Processo, selezionare Imposta stato documento per qualsiasi risorsa DAM.

  12. Selezionare l'opzione Avanzamento gestore.

  13. Nella casella di testo Argomenti immettere lo stato del documento in cui si desidera passare dal flusso di lavoro selezionato.

    note note
    NOTE
    Assicurarsi di immettere lo stato corretto del documento nella casella di testo Argomenti. Se si immette un valore errato, il documento verrà impostato su uno stato errato.

  14. Conferma la modifica con Salva e chiudi.

Abilita flusso di lavoro di approvazione

AEM Guides fornisce un flusso di lavoro di approvazione dei documenti che consente di controllare il ciclo di vita del processo di sviluppo dei documenti. Per abilitare il flusso di lavoro di approvazione, effettua le seguenti operazioni:

  1. Per scaricare il file di configurazione dell’interfaccia utente, accedi a Adobe Experience Manager come amministratore.

  2. Fai clic sul collegamento Adobe Experience Manager in alto e scegli Strumenti.

  3. Selezionare Guide dall'elenco degli strumenti e fare clic su Profili cartella.

  4. Fai clic sul riquadro Profilo globale.

  5. Seleziona la scheda Configurazione editor XML e fai clic sull'icona Modifica in alto

  6. Fai clic sull'icona Scarica per scaricare il file ui_config.json sul sistema locale. Puoi quindi apportare modifiche al file e caricarlo allo stesso modo.

  7. Nel file ui_config.json, abilita la funzionalità del flusso di lavoro di approvazione modificando la sezione funzionalità come illustrato di seguito:

    code language-none 
    "features":
{
   "approvalWorkflow":  true
}

  8. Salva il file e caricalo.

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