Gestione delle lettere di offerta dei dipendenti

Le lettere di offerta dei dipendenti sono una delle prime esperienze che i dipendenti hanno con la tua organizzazione. Di conseguenza, desiderate assicurarvi che le lettere di offerta siano on-brand, ma non desiderate dover creare una lettera nel vostro elaboratore testi da zero ogni volta. Le API Adobe Acrobat Services offrono un modo rapido, semplice ed efficace per gestire le parti chiave della generazione e consegna delle lettere di offerta ai nuovi dipendenti.

Cosa puoi imparare

Questa esercitazione pratica descrive la configurazione di un progetto Node Express che visualizza un modulo Web che un utente può compilare con i dettagli del dipendente. Questi dettagli utilizzano Acrobat Services sul Web per generare una lettera di offerta come PDF che può essere inviata a un cliente per la firma utilizzando l'API di Adobe Sign.

API e risorse pertinenti

Introduzione

Node.js è la piattaforma di programmazione. Viene fornito con un enorme set di librerie, come il server Web Express. Scarica Node.js e segui i passaggi per installare questo fantastico ambiente di sviluppo open source.

Per utilizzare l'API di Document Generation di Adobe in Node.js, accedi al sito Document Generation API per accedere al tuo account o registrarti per crearne uno nuovo. Il tuo account è gratuito per sei mesi, quindi paga in base al consumo a soli $ 0,05 per ogni transazione documento, in modo da poter provare senza rischi e pagare solo in base alla crescita dell'azienda.

Dopo aver effettuato l'accesso ad Adobe Developer Console, fai clic su Crea nuovo progetto. Per impostazione predefinita, il progetto è denominato "Progetto 1". Fai clic sul pulsante Modifica progetto e modifica il nome in "Generatore lettere di offerta". Al centro della schermata è presente la sezione Introduzione al nuovo progetto. Per abilitare la protezione per il progetto, procedi come segue:

Fai clic su Aggiungi API. Sono disponibili diverse API tra cui scegliere. Nella sezione Filtra per prodotto, seleziona Document Cloud, quindi fai clic su Avanti.

Ora genera le credenziali per accedere all’API. Le credenziali hanno la forma di un token Web JSON (JWT): uno standard aperto per le comunicazioni protette. Se conosci JWT e hai già generato delle chiavi, puoi caricare qui la tua chiave pubblica. In alternativa, procedere selezionando Opzione 1 per fare in modo che Adobe generi le chiavi per te.

Fai clic sul pulsante Genera tastiera. Viene scaricato un file config.zip. Decomprimere il file di archivio. Contiene due file: certificate_pub.crt e private.key. Assicurati che quest'ultimo sia protetto, in quanto contiene le tue credenziali private e potrebbe essere utilizzato per generare documenti spuri se fuori dal tuo controllo.

Fai clic su Avanti. No, abilita l’accesso all’API di generazione PDF. Nella schermata Seleziona profili di prodotto, controlla Enterprise PDF Services Developer e fai clic sul pulsante Salva API configurata. Ora sei pronto per iniziare a utilizzare l’API.

Configurazione del progetto

Imposta un progetto Nodo per eseguire il codice. In questo esempio viene utilizzato Visual Studio Code (Codice VS) come editor. Creare una cartella denominata "letter-generator" e aprirla in VS Code. Dal menu File, seleziona Terminale > Nuovo Terminale per aprire una shell in questa cartella. Verifica che Nodo sia installato e sul percorso immettendo quanto segue:

node -v

Dovresti visualizzare la versione del nodo che hai installato.

Ora che hai installato il tuo ambiente di sviluppo, puoi procedere e creare il tuo progetto.

Inizializzare innanzitutto il progetto utilizzando il Gestore pacchetti nodi (npm). Digitare quanto segue:

npm init

Vengono poste alcune domande sul progetto Nodo. Puoi ignorare la maggior parte di queste domande, ma assicurati che il nome del progetto sia "letter-generator" e che il punto di ingresso sia index.js. Selezionare Sì per completare l'inizializzazione del progetto.

Ora hai un file package.json. Nodo utilizza questo file per organizzare il progetto. Prima di creare index.js, è necessario aggiungere librerie di Adobi con le seguenti caratteristiche
comando:

npm install --save @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk

Dovrebbe essere presente una nuova cartella denominata node_modules aggiunta al progetto. In questa cartella vengono scaricate tutte le librerie (chiamate dipendenze nel nodo). Il file package.json viene inoltre aggiornato con un riferimento ai Servizi Adobe PDF.

Ora vuoi installare Express come framework Web leggero. Immetti il comando seguente:

npm install express –save

Come prima, la sezione delle dipendenze di package.json viene aggiornata di conseguenza.

Creazione di un modello di lettera di offerta

Nella directory principale del progetto, crea un file denominato "app.js". Inseriamo il seguente codice di avvio:

const express = require('express');
const bodyParser = require('body-parser');
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk')
const path = require('path');
const app = express();
const port = 8000;
app.use(bodyParser.urlencoded({ extended: true }));
app.get('/', (req, res) => {
res.sendFile(path.join(__dirname + '/index.html'));
});
app.post('/', (req, res) => {
console.log('Got body:', req.body);
res.sendStatus(200);
});
app.listen(port, () => {
console.log(`Candidate offer letter app listening on port ${port}!`)
});

La route GET restituisce un file index.html. Creiamo un file HTML con quel nome e il seguente modulo semplice. Potete aggiungere stili CSS e altri elementi di progettazione in un secondo momento. Questo modulo prende i dettagli fondamentali del candidato per generare una lettera di benvenuto:

<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<meta charset="UTF-8">
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="IE=edge">
<meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1.0">
<title>Offer Letter Generator</title>
</head>
<body>
<h1>Enter Candidate Details</h1>
<form action="" method="post">
<div>
<label for="firstname">First name: </label>
<input type="text" name="firstname" id="firstname" required>
</div>
<div>
<label for="lastname">Last name: </label>
<input type="text" name="lastname" id="lastname" required>
</div>
<div>
<label for="salary">Salary ($): </label>
<input type="number" name="salary" id="salary" required>
</div>
<div>
<label for="startdate">Start Date: </label>
<input type="date" name="startdate" id="startdate" required>
</div>
<div>
<input type="submit" value="Generate Letter">
</div>
</form>
</body>
</html>

Esegui il server Web con il comando seguente:

node app.js

Dovresti visualizzare il messaggio "Candidate offer letter app in ascolto sulla porta 8000". Se apri il browser per http://localhost:8000/, il modulo dovrebbe essere simile al seguente:

Si noti che il modulo viene pubblicato su se stesso. Se si compilano i dati e si fa clic su Genera lettera, sulla console verranno visualizzate le seguenti informazioni:

Got body: { firstname: 'John',
lastname: 'Doe',
salary: '887888',
startdate: '2021-04-01' }

Sostituisci la registrazione della console con una chiamata al servizio Web a Acrobat Services. In primo luogo, devi creare un modello delle informazioni basato su JSON. Il formato di questo modello è simile al seguente:

{
    "offer_letter": {
    "firstname": "John",
    "lastname": "Doe",
    "salary": "887888",
    "startdate": "2021-04-01"
    }
}

Se lo desideri, puoi rendere questo modello più elaborato, ma per questo tutorial, attieniti a questo semplice esempio. Nessuna convalida nel modulo perché non rientra nell'ambito di questo articolo. Per convertire il corpo del modulo nel modello di dati descritto in precedenza, modificare il metodo del gestore app.post in modo che disponga del codice seguente:

app.post('/', (req, res) => {
const docModel = {'offer_letter': req.body};
generateLetter(docModel);
res.sendStatus(200);
});

La prima riga inserisce i dati JSON nel formato desiderato. Ora si passano questi dati a una funzione generateLetter. Arresta il server e incolla il seguente codice alla fine di app.js. Questo codice prende un documento Word come modello e inserisce nei segnaposto le informazioni di un documento JSON.

// Letter generation function
function generateLetter(jsonDataForMerge) {
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials);
// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFToolsSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge,
documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);
// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)
// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile(
'resources/OfferLetter-Template.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile('output/OfferLetter.pdf'))
.catch(err => {
if(err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log(
'Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log(
'Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
}

C'è molto codice da disimballare lì. Per prima cosa, prendiamo la parte principale: documentMergeOperation. In questa sezione puoi prendere i tuoi dati JSON e unirli a un modello di documento Word. Puoi utilizzare l'esempio nel sito di Adobe come riferimento, ma creiamo il tuo esempio semplice. Aprire Word e creare un nuovo documento vuoto. Puoi personalizzarlo a tuo piacimento, ma hai almeno qualcosa del genere:

Gentile X,

Siamo lieti di offrirti una posizione per $X all'anno. La data di inizio sarà X.

Benvenuti

Salvate il documento come "OfferLetter-Template.docx" in una cartella denominata "resources" nella cartella principale del progetto. Osservate le tre X nel documento. Quelle X sono segnaposto temporanei per le tue informazioni JSON. Sebbene sia possibile utilizzare una sintassi speciale per sostituire questi segnaposto, l'Adobe fornisce un componente aggiuntivo di Word che semplifica questa attività. Per installare il componente aggiuntivo, visita il sito Adobe Document Generation Tagger Word Add-in.

Nel modello OfferLetter-Template, fate clic sul pulsante Document Generation. Viene aperto un pannello laterale. Fai clic su Introduzione. Viene fornita un’area di testo da incollare nei dati JSON di esempio. Copia il frammento "offer-data" di JSON dall’alto nell’area di testo. Dovrebbe essere simile alla seguente:

Fare clic sul pulsante Genera tag. Viene visualizzato un menu a discesa con i tag da inserire nei punti appropriati del documento. Evidenzia la prima X nel documento e seleziona nome. Fare clic su Inserisci testo e "Gentile X" verrà modificato in "Gentile {{`offer_letter`.firstname}}". Il formato del tag è corretto per documentMergeOperation. Procedi e aggiungi i tre tag rimanenti alla X appropriata. Non dimenticare di salvare OfferLetter-template.docx. Il formato dovrebbe essere il seguente:

Gentile {{`offer_letter`.firstname}} {{`offer_letter`.lastname}},

Siamo lieti di offrirti un posto per $ {{`offer_letter`.salary}} all'anno. La data di inizio sarà {{`offer_letter`.startdate}}.

Benvenuti

Ora il modello Word include markup che corrispondono al formato JSON. Ad esempio, {{`offer_letter`.`firstname`}} all'inizio del documento Word viene sostituito dal valore nella sezione "firstname" dei dati JSON.

Torna alla funzione generateLetter. Per proteggere la tua chiamata REST, crea un nuovo file denominato pdftools-api-credentials.json nella directory principale del progetto. Incolla i seguenti dati JSON e regolali con i dettagli dalla sezione Account del servizio (JWT) di Developer Console.

{
"client_credentials": {
"client_id": "<YOUR_CLIENT_ID>",
"client_secret": "<YOUR_CLIENT_SECRET>"
},
"service_account_credentials": {
"organization_id": "<YOUR_ORGANIZATION_ID>",
"account_id": "<YOUR_TECHNICAL_ACCOUNT_ID>",
"private_key_file": "<PRIVATE_KEY_FILE_PATH>"
}
}

Per generare un PDF con i dati JSON compilati, torna al modulo Web Immetti dettagli candidato e pubblica alcuni dati. Il download del documento dall'Adobe richiede un po' di tempo, ma dovresti avere un file denominato OfferLetter.pdf in una nuova cartella denominata output.

Fasi seguenti

È tutto! Questo è solo l'inizio. Se si studia la sezione Avanzate della scheda Document Generation del componente aggiuntivo di Word, si nota che non tutti i marcatori segnaposto provengono dai dati JSON associati. È inoltre possibile aggiungere tag di firma. Questi tag consentono di caricare il documento risultante in Adobe Sign per la consegna e la firma al nuovo dipendente. Per informazioni su come eseguire questa operazione, consulta la Guida introduttiva all’API di Adobe Sign. Questo processo è simile perché si utilizzano chiamate REST protette con un token JWT.

L'esempio di documento singolo fornito sopra può essere utilizzato come base per un'applicazione quando un'organizzazione deve aumentare le assunzioni stagionali di dipendenti in più sedi. Come dimostrato, il flusso principale consiste nel raccogliere i dati dai candidati tramite un'applicazione online. I dati vengono utilizzati per compilare i campi di una lettera di offerta e inviarla per la firma elettronica.

Adobe Acrobat Services può essere utilizzato gratuitamente per sei mesi, quindi pagamento in base al consumo a soli $ 0,05 per ogni transazione di documento, in modo che sia possibile provare e ridimensionare il flusso di lavoro delle lettere di offerta in base alla crescita dell'azienda. Per iniziare
creazione di modelli personalizzati, registrazione dell'account sviluppatore.