Creazione di un accordo di riservatezza
Le organizzazioni collaborano con collaboratori esterni per creare i propri servizi e prodotti. Un accordo di non divulgazione (NDA) è una parte importante di queste collaborazioni. Esso vieta a tutte le parti di divulgare informazioni riservate che potrebbero danneggiare una delle due entità.
Il formato NDA più utilizzato è un documento PDF. Le organizzazioni preparano un accordo di riservatezza e lo inviano a tutte le parti. Quindi, una volta che tutti hanno firmato, avviano il contratto. In un team ad alta velocità, la creazione manuale di PDF rallenta il progresso.
Cosa puoi imparare
Questo tutorial pratico spiega come creare un modello NDA Microsoft Word specializzato per la tua azienda. Il componente aggiuntivo gratuito di Adobe per Microsoft Word, Adobe Document Generation Tagger, inserisce "tag" per inserire i valori dinamici. Scopri come passare i dati JSON al modello e creare un PDF dinamico. Il PDF risultante può essere inviato tramite e-mail o mostrato ai tuoi collaboratori nel browser, a seconda delle esigenze e degli obiettivi aziendali. Per seguirmi, hai solo bisogno di una piccola esperienza con Node.js, JavaScript, Express.js, HTML e CSS.
API e risorse pertinenti
Con Adobe Acrobat Services, puoi generare documenti PDF al volo utilizzando i dati dinamici. Acrobat Services offre una suite di strumenti di PDF, tra cui l'API di Document Generation di Adobe per automatizzare la creazione NDA.
Creazione del modello JSON
Il modello Microsoft Word dipende dal modello JSON, quindi devi prima crearlo. Per l’esercitazione, utilizza una struttura JSON di base che contiene i dettagli aziendali, come le informazioni di contatto.
{
"vendor": {
"companyName": "GlobalCorp",
"street": "123 Any Street",
"street2": "",
"city":"Anywhere",
"state":"CA",
"primaryContact": {
"firstName":"John",
"lastName":"Doe",
"email":"john-doe@example.com",
"phone":"123-456-7890"
}
},
"authorizedSigner": {
"firstName": "Sarah",
"lastName": "Rose",
"email": "sarah@example.com",
"phone":"555-555-1234"
}
}
Questa struttura viene utilizzata all'interno di Microsoft Word per generare un modello. Questi dati possono provenire da qualsiasi origine dati, purché sia in formato JSON. Per semplicità, si creano più file all'interno dell'applicazione Node.js, ma il caso d'uso potrebbe richiedere una connessione di database per richiamare le informazioni del fornitore.
Creazione del modello Microsoft Word
Creare il modello NDA in un documento di Microsoft Word. L’API Adobe PDF Services prevede che il documento Microsoft Word contenga tag in cui il servizio può inserire valori da documenti JSON. Sebbene il modello sia lo stesso per tutte le richieste da Adobe, i dati dinamici in JSON cambiano. Questi tag consentono di creare documenti PDF per ogni fornitore in questo caso, utilizzando un singolo modello Microsoft Word e velocizzando il processo automatizzando la generazione di documenti NDA.
Puoi installare il componente aggiuntivo gratuito Document Generation Tagger in Microsoft Word. Se fai parte di un'organizzazione, puoi richiedere all'amministratore di Microsoft Office di installare il componente aggiuntivo gratuito per tutti.
Una volta installato il componente aggiuntivo, puoi trovarlo nella scheda Home nella categoria Adobe. Per aprire la scheda, seleziona Document Generation:
All’interno della scheda, puoi caricare il documento JSON di esempio. Questo documento può essere un esempio perché viene utilizzato solo per creare un modello di Microsoft Word.
Seleziona Genera tag per visualizzare gli elementi che puoi utilizzare all'interno del modello. Di seguito sono riportate le proprietà estratte dalla struttura JSON, pronte per essere utilizzate nel modello:
Queste sono le funzionalità del campo authorizedSigner. Gli altri campi vengono disposti a capo ed è possibile espandere la visualizzazione in Microsoft Word. Il componente aggiuntivo offre inoltre opzioni avanzate per i dati, ad esempio tabelle, elenchi, valori calcolati e altro ancora.
Creazione dei tag
Puoi creare un modello o importare un modello esistente in Microsoft Word. Dopo aver configurato il documento, aggiungi tag a ciascun campo facendo clic sui token corrispondenti nel componente aggiuntivo.
Il seguente modello in un file di Microsoft Word:
Questo file contiene diversi tag. Quando si esegue il programma, questi campi vengono compilati con le informazioni sul fornitore.
Document Generation Tagger si integra con l’API di Adobe Sign. Grazie a questa integrazione, puoi creare automaticamente i tag di testo di Sign in modo che il documento generato possa essere inviato ad Adobe Sign per la firma.
Generazione dell'accordo di non divulgazione per i fornitori
Nell’applicazione di esempio, sono state preparate cartelle per l’input e l’output. Come accennato in precedenza, si utilizzano file JSON, in modo che ci siano due file per mostrare i fornitori disponibili nel sistema. I file vengono visualizzati all'interno di un modulo che viene stampato sul browser:
<h1><b>NDA</b>: Generate for vendor.</h1>
<hr />
<p>Following ({{files.length}}) vendors are ready, select to generate NDA and deliver for signature:</p>
<form method="POST">
<ul>
{{#each files }}
<li><input type="checkbox" name="vendor" value="{{this}}" id="file-{{@index}}" /> <label for="file-{{@index}}">{{this}}</label></li>
{{/each}}
</ul>
<input type="submit" value="Create NDA" />
</form>
Questo codice genera la seguente interfaccia utente (UI) nel browser:
Quando l’amministratore seleziona una persona, l’app utilizza i Servizi Adobe PDF per generare l’accordo di riservatezza in mobilità.
async function compileDocFile(json, inputFile, outputPdf) {
try {
// configurations
const credentials = adobe.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("./src/pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Capture the credential from app and show create the context
const executionContext = adobe.ExecutionContext.create(credentials);
// create the operation
const documentMerge = adobe.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(json, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);
const operation = documentMerge.Operation.createNew(options);
// Pass the content as input (stream)
const input = adobe.FileRef.createFromLocalFile(inputFile);
operation.setInput(input);
// Async create the PDF
let result = await operation.execute(executionContext);
await result.saveAsFile(outputPdf);
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
}
Utilizzare questo codice all'interno del router Express:
// Create one report and send it back
try {
console.log(`[INFO] generating the report...`);
const fileContent = fs.readFileSync(`./public/documents/raw/${vendor}`, 'utf-8');
const parsedObject = JSON.parse(fileContent);
await pdf.compileDocFile(parsedObject, `./public/documents/template/Adobe-NDA-Sample.docx`, `./public/documents/processed/output.pdf`);
console.log(`[INFO] sending the report...`);
res.status(200).render("preview", { page: 'nda', filename: 'output.pdf' });
} catch(error) {
console.log(`[ERROR] ${JSON.stringify(error)}`);
res.status(500).render("crash", { error: error });
}
Puoi visualizzare il codice di esempio completo su GitHub.
Questo codice utilizza un documento JSON e il modello Microsoft Word nella chiamata API all'SDK Adobe Acrobat Services. Nella risposta, riceverai l'output e lo salverai nel file system dell'app. Puoi inoltrare il documento generato ai tuoi clienti tramite e-mail o mostrare loro un'anteprima all'interno del browser utilizzando la Adobe PDF Embed API gratuita.
Questa chiamata crea il seguente documento NDA:
Le API Adobe Acrobat Services inseriscono contenuto per creare un documento PDF. Senza questi strumenti, potrebbe essere necessario scrivere il codice per elaborare i documenti di Office e lavorare con i formati di file raw PDF. Con l'aiuto dei Servizi Adobe PDF, puoi eseguire tutti questi passaggi con una singola chiamata API.
Ora utilizza Adobe Sign API per richiedere le firme nei moduli NDA e consegnare il documento finale firmato a tutte le parti. Adobe Sign invia una notifica utilizzando un webhook. Ascoltando questo webhook, puoi recuperare lo stato dell’accordo di riservatezza.
Per una spiegazione più dettagliata del processo di Adobe Sign, consultate la documentazione o leggete questo articolo di blog dettagliato.
Fasi seguenti
In questo tutorial pratico, l’Adobe Document Generation Tagger è stato utilizzato per generare dinamicamente documenti PDF utilizzando modelli di Microsoft Word e file di dati JSON. Il componente aggiuntivo ha contribuito a creare automaticamente accordi di riservatezza personalizzati per ciascuna parte, quindi raccogliere le firme tramite l’API di Sign.
Puoi utilizzare queste tecniche per creare dinamicamente i tuoi accordi di riservatezza o altri documenti, lasciando al tuo team il tempo di concentrarsi sul lavoro produttivo. Esplora Adobe Acrobat Services per trovare le API e gli SDK per la lingua e il runtime di tua scelta, in modo da poter aggiungere le funzioni PDF direttamente alle tue applicazioni per la creazione rapida di documenti PDF. Introduzione con una versione di prova gratuita di sei mesi
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