Gestione delle fatture
È fantastico quando il business è in crescita, ma la produttività ne risente quando si tratta di preparare tutte quelle fatture. La generazione manuale delle fatture è un'operazione lunga che comporta inoltre il rischio di commettere errori, di perdere denaro o di indurre in errore un cliente con un importo errato.
Pensa ad esempio a Danielle che lavora nel reparto contabilità di un'azienda di forniture mediche. È la fine del mese, quindi sta estraendo informazioni da diversi sistemi, verificandone la precisione e formattando le fatture. Dopo tutto questo lavoro, è finalmente pronta a convertire i documenti in PDF (in modo che chiunque può visualizzarli senza acquistare software specifico) e inviare a ogni cliente la propria fattura personalizzata.
Anche quando la fatturazione mensile è completa, Danielle non può proprio sfuggire a quelle fatture. Alcuni clienti hanno cicli di fatturazione non mensili, quindi crea sempre una fattura per qualcuno. A volte, un cliente modifica la propria fattura e paga in difetto. Danielle quindi passa del tempo a risolvere questo problema di mancata corrispondenza della fattura. A questo ritmo, ha bisogno di assumere un assistente per tenere il passo con tutto il lavoro!
Quello di cui Danielle ha bisogno è un modo per generare fatture in modo rapido e preciso, sia in batch alla fine del mese che ad hoc in altri momenti. Idealmente, se potesse proteggere queste fatture dalle modifiche, non dovrebbe preoccuparsi di risolvere i problemi relativi agli importi non corrispondenti.
Cosa puoi imparare
In questo tutorial pratico scopri come utilizzare l’API di Adobe Document Generation per generare automaticamente fatture, proteggere con password i PDF e fornire una fattura a ciascun cliente. È sufficiente conoscere Node.js, JavaScript, Express.js, HTML e CSS.
Il codice completo per questo progetto è disponibile su GitHub. È necessario impostare la directory pubblica con il modello e le cartelle dei dati non elaborati. In produzione, è necessario recuperare i dati da un’API esterna. Puoi anche esplorare questa versione archiviata dell'applicazione che contiene le risorse del modello.
API e risorse pertinenti
Preparazione dei dati
In questo tutorial non viene illustrato come importare i dati dai data warehouse. Gli ordini dei clienti possono essere presenti in un database, in un'API esterna o in un software personalizzato. L’API di Adobe Document Generation prevede un documento JSON contenente i dati di fatturazione, ad esempio le informazioni provenienti dalla piattaforma CRM (Customer Relationship Management) o e-Commerce. Questo tutorial presuppone che i dati siano già in formato JSON.
Per semplicità, utilizza la seguente struttura JSON per la fatturazione:
{
"customerName": "John Doe",
"customerEmail": "john-doe@example.com",
"order": [
{
"productId": 26,
"productTitle": "Bandages",
"price": 15.82
},
{
"productId": 54,
"productTitle": "Masks",
"price": 25
},
{
"productId": 76,
"productTitle": "Gloves",
"price": 7.59
}
]
}
Il documento JSON contiene i dettagli del cliente e le informazioni sull'ordine. Utilizzare questo documento strutturato per creare la fattura e visualizzare gli elementi in formato PDF.
Creazione di un modello di fattura
L’API di Adobe Document Generation prevede che un modello basato su Microsoft Word e un documento JSON creino un documento PDF o Word dinamico. Crea un modello Microsoft Word per l'applicazione di fatturazione e utilizza il componente aggiuntivo gratuito Document Generation Tagger per generare i tag del modello. Installa il componente aggiuntivo e apri la scheda in Microsoft Word.
Una volta incollato il contenuto JSON nel componente aggiuntivo, come mostrato sopra, fai clic su Genera tag. Ora questo plug-in mostra il formato dell'oggetto. Il modello di base può utilizzare il nome e l'indirizzo e-mail del cliente, ma non mostra le informazioni sull'ordine. Le informazioni sull'ordine sono discusse più avanti in questo tutorial.
Inizia a scrivere il modello di fattura nel tuo documento Microsoft Word. Lasciare il cursore nel punto in cui è necessario inserire i dati dinamici, quindi selezionare il tag dalla finestra del componente aggiuntivo di Adobe. Fai clic su Inserisci testo in modo che il componente aggiuntivo Adobe Document Generation Tagger possa generare e inserire i tag. Per la personalizzazione, inseriamo il nome e l'e-mail del cliente.
Ora passa ai dati che cambiano con ogni nuova fattura. Selezionare la scheda Avanzate del componente aggiuntivo. Per visualizzare le opzioni disponibili per generare una tabella dinamica in base ai prodotti ordinati da un cliente, fare clic su Tabelle ed elenchi .
Seleziona Ordine dal primo menu a discesa. Nel secondo menu a discesa selezionare le colonne per questa tabella. In questo tutorial, selezionate tutte e tre le colonne per l’oggetto di cui eseguire il rendering della tabella.
L’API di Document Generation può anche eseguire operazioni complesse come l’aggregazione di elementi all’interno di un array. Nella scheda Avanzate, selezionare Calcoli numerici e nella scheda Aggregazione selezionare il campo in cui si desidera applicare il calcolo.
Fare clic sul pulsante Inserisci calcolo per inserire il tag dove necessario all'interno del documento. Nel file Microsoft Word viene ora visualizzato il testo seguente:
Questo esempio di fattura contiene le informazioni sul cliente, i prodotti ordinati e l'importo totale dovuto.
