Modernizzazione dell'inserimento dei dipendenti

In una grande organizzazione, l'inserimento dei dipendenti può essere un processo lungo e di grandi dimensioni. In genere, esiste una combinazione di documentazione personalizzata e materiale standard che deve essere presentato e firmato da un nuovo dipendente. Questa combinazione di materiale personalizzato e standard richiede più passaggi, sottraendo tempo prezioso alle persone coinvolte nel processo. Adobe Acrobat Services e Acrobat Sign possono modernizzare e automatizzare questo approccio, liberando il personale HR per attività più importanti. Vediamo come si ottiene.

Cosa sono Adobe Acrobat Services?

Adobe Acrobat Services sono un set di API correlate all'utilizzo dei documenti (e non solo PDF). In generale, questa gamma di servizi si suddivide in tre categorie principali:

Gli sviluppatori possono registrarsi e provare tutti questi servizi con una versione di prova gratuita. La piattaforma Acrobat Services utilizza un'API basata su REST, ma supporta anche gli SDK per Node, Java, .NET e Python (solo per il momento, Extract).

Sebbene non si tratti di un'API, gli sviluppatori possono anche utilizzare l'API gratuita PDF Embed, che fornisce un'esperienza di visualizzazione coerente e flessibile dei documenti con le pagine Web.

Che cos’è Acrobat Sign?

Acrobat Sign è il leader mondiale nei servizi di firma elettronica. È possibile inviare documenti da firmare utilizzando diversi flussi di lavoro, incluse più firme. Acrobat Sign supporta anche i flussi di lavoro che richiedono firme e informazioni aggiuntive. Tutte queste funzionalità sono supportate da un dashboard potente con un sistema di authoring flessibile.

Come per Acrobat Services, Acrobat Sign dispone di una versione di prova gratuita che consente agli sviluppatori di testare il processo di firma sia tramite il dashboard che con un'API basata su REST di facile utilizzo.

Uno scenario di onboarding

Consideriamo uno scenario reale che dimostra come i servizi di Adobe possono essere d'aiuto. Quando un nuovo dipendente entra a far parte di un'azienda, necessita di informazioni personalizzate in base al suo ruolo. Inoltre, hanno bisogno di materiale a livello aziendale. Infine, devono dimostrare di accettare le politiche aziendali firmando i documenti. Dividiamola in passi concreti:

Entriamo nei dettagli su come farlo.

Generazione di documenti dinamici

L'API Document Generation di Adobe consente agli sviluppatori di creare documenti dinamici utilizzando Microsoft Word e un semplice linguaggio di creazione di modelli, come base per la generazione di PDF e documenti di Word. Ecco un esempio di come funziona.

Iniziamo con un documento di Word che ha valori hardcoded. È possibile applicare al documento uno stile qualsiasi, includendo elementi grafici, tabelle e così via. Ecco il documento iniziale.

Document Generation funziona aggiungendo "token" a un documento Word che vengono sostituiti con i tuoi dati. Anche se questi token possono essere immessi manualmente, un componente aggiuntivo di Microsoft Word semplifica questa operazione. La sua apertura fornisce agli autori uno strumento per definire tag, o set di dati, che possono essere utilizzati nel documento.

Puoi caricare le informazioni JSON da un file locale, copiarle in testo JSON o scegliere di continuare con i dati iniziali. Questa operazione consente di definire i tag in modo ad hoc in base alle esigenze specifiche. In questo esempio, è necessario solo un tag per nome, ruolo, stipendio e ubicazione. A tale scopo, utilizzare il pulsante Crea tag:

Dopo aver definito il primo tag, potete continuare a definirne tutti gli elementi necessari:

Una volta definiti i tag, selezionate il testo nel documento e sostituitelo con i tag, se necessario. In questo esempio, i tag vengono aggiunti per nome, ruolo e stipendio.

Document Generation non supporta solo i tag semplici, ma anche le espressioni logiche. Il secondo paragrafo del documento contiene un testo che si applica solo alle persone in Louisiana. È possibile aggiungere un'espressione condizionale accedendo alla scheda Avanzate di Document Tagger e definendo una condizione. Di seguito viene descritto come definire una condizione di uguaglianza semplice, ma si noti che sono supportati anche i confronti numerici e altri tipi di confronto.

Questo può quindi essere inserito e disposto attorno al paragrafo:

Per verificare come funziona, seleziona Genera documento. La prima volta che si esegue questa operazione, è necessario accedere con un Adobe ID. Dopo l’accesso, viene presentato il JSON predefinito che può essere modificato manualmente.

Viene generato un PDF che può essere visualizzato o scaricato.

Sebbene Document Tagger consenta di progettare e testare rapidamente, al termine e in fase di produzione, è possibile utilizzare uno degli SDK per automatizzare questo processo. Sebbene il codice effettivo differisca in base alle esigenze specifiche, di seguito è riportato un esempio dell'aspetto di questo codice in Node.js:

 const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Data would be dynamic...
let data = {
    "name":"Raymond Camden",
    "role":"Lead Developer",
    "salary":9000,
    "location":"Louisiana"
}

// Create an ExecutionContext using credentials.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance.
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
    documentMergeOptions = documentMerge.options,
    options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance.
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options);

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentMergeTemplate.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('documentOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

In breve, il codice imposta le credenziali, crea un oggetto operazione, imposta l'input e le opzioni, quindi chiama l'operazione. Infine, il risultato viene salvato come PDF. I risultati possono essere generati anche in Word.

Document Generation supporta casi d'uso molto più complessi, inclusa la possibilità di disporre di tabelle e immagini completamente dinamiche. Per ulteriori dettagli, consulta la documentazione.

Esecuzione delle operazioni PDF

L'API PDF Services fornisce un ampio set di operazioni di "utilità" per l'utilizzo dei PDF. Tali operazioni comprendono:

Per questo scenario, il risultato della chiamata di Document Generation deve essere unito a un PDF standard. Questa operazione è abbastanza semplice con gli SDK. Di seguito è riportato un esempio di in Node.js:

const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials),
    combineFilesOperation = PDFServicesSdk.CombineFiles.Operation.createNew();

// Set operation input from a source file.
const combineSource1 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentOutput.pdf'),
      combineSource2 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('standardCorporate.pdf');

combineFilesOperation.addInput(combineSource1);
combineFilesOperation.addInput(combineSource2);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
combineFilesOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('combineFilesOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if (err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

Questo codice prende i due PDF, li unisce e salva il risultato in un nuovo PDF. Semplice e facile! Consulta i documenti per esempi su cosa è possibile fare.

Il processo di firma

Nella fase finale del processo di inserimento, il dipendente deve firmare un accordo che attesti di aver letto e di accettare tutte le politiche definite in. Acrobat Sign supporta molti flussi di lavoro e integrazioni diversi, tra cui uno automatizzato tramite API. In generale, la parte finale dello scenario può essere completata come segue:

Innanzitutto, progetta il documento che include il modulo da firmare. Questa operazione può essere eseguita in diversi modi, incluso un elemento visivo progettato nel dashboard utente di Adobe Sign. Un’altra opzione è quella di utilizzare il componente aggiuntivo Document Generation Word per inserire automaticamente i tag. In questo esempio vengono richieste la firma e la data.

Questo documento può essere salvato come PDF e, utilizzando lo stesso metodo descritto in precedenza, unito a tutti i documenti. Questo processo crea un pacchetto coerente che contiene un messaggio di saluto personalizzato, una documentazione aziendale standard e una pagina finale adatta per la firma.

Il modello può essere caricato nel dashboard di Acrobat Sign e quindi utilizzato per i nuovi accordi. Utilizzando le API REST, questo documento può quindi essere inviato al potenziale dipendente per richiedere la sua firma.

Sperimentalo da solo

Tutto ciò che viene descritto in questo articolo può essere testato in questo momento. La versione di prova gratuita dell'API Adobe Acrobat Services offre attualmente 1.000 richieste gratuite in un periodo di sei mesi. La versione di prova gratuita di Acrobat Sign consente di inviare accordi con filigrana a scopo di test.

Hai domande? Il forum di supporto viene monitorato quotidianamente dagli sviluppatori e dal personale di supporto Adobe. Infine, per trovare l'ispirazione, assicuratevi di prendere il prossimo episodio di ritagli di carta. Incontri regolari e in diretta con notizie, demo e colloqui con i clienti.