Cet article met en avant notre expérience réelle de création d’une chaîne d’approvisionnement de contenu transparente, y compris des conseils détaillés et les bonnes pratiques pour une intégration réussie, afin que vous puissiez optimiser la valeur de vos solutions Adobe Experience Cloud.

Introduction

Alors que les entreprises s’efforcent d’accélérer la vitesse du contenu et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, l’intégration d’Adobe Workfront à AEM Assets est devenue incontournable. Chez 2K Games, le personnel s’est lancé sur ce parcours afin d’unifier notre chaîne d’approvisionnement de contenu, de rationaliser les workflows créatifs et de permettre à nos équipes de diffuser le contenu approprié plus rapidement.

Pourquoi intégrer Workfront et AEM Assets ?

Pour nous, Workfront et AEM Assets ne sont pas seulement complémentaires : ils sont des partenaires indispensables dans la chaîne d’approvisionnement de contenu. L’intégration de ces outils offre les avantages suivants :

• Gestion unifiée des métadonnées : permet de collecter et connecter automatiquement les métadonnées opérationnelles et au niveau des ressources, ce qui réduit la saisie manuelle et améliore la création de rapports.
• Délai de mise sur le marché plus court : permet de rationaliser les workflows de création et d’approbation de contenu afin que les équipes puissent réagir rapidement aux besoins du marché.
• Collaboration améliorée : permet de centraliser la communication et la gestion des ressources, ce qui réduit la fatigue liée aux outils et garantit que tout le monde travaille à partir d’une source unique de vérité.
• Sécurité et gouvernance améliorées : ces éléments permettent de tirer parti de la gestion unifiée des utilisateurs et utilisatrices et des autorisations au niveau des dossiers pour protéger les contenus sensibles et maintenir la conformité.

Étape par étape : préparation de l’intégration

1. Effectuer la migration de la plateforme d’entreprise

Avant l’intégration, assurez-vous que votre instance Workfront est migrée vers Adobe Admin Console. Cette étape est essentielle pour un approvisionnement des utilisateurs et utilisatrices et une gestion des accès transparents entre les produits Experience Cloud.

Bonne pratique : affectez une personne chargée de l’administration dédiée à la gestion des groupes d’utilisateurs et d’utilisatrices et de l’approvisionnement des produits dans Admin Console, ce qui vous permettra de gagner du temps et d’éviter des problèmes d’accès ultérieurement.

2. Établir rapidement la gouvernance

La gouvernance est la pierre angulaire d’une intégration réussie. Définissez des processus clairs pour les mises à jour du système, le déploiement des fonctionnalités et la communication avec les utilisateurs et utilisatrices finaux. Documentez les exigences métier, les approbations de workflow et les plans de gestion des modifications.

Bonne pratique : formez un comité de gouvernance avec les parties prenantes des équipes produit et commerciales afin d’assurer l’alignement et l’adoption.

3. Concevoir une structure de dossiers évolutive

Travaillez en étroite collaboration avec vos équipes Workfront et AEM Assets pour concevoir une structure de dossiers prenant en charge les besoins de votre entreprise et évoluant en fonction de la croissance. Automatisez la création de dossiers dans la mesure du possible pour réduire le travail manuel et maintenir la sécurité.

Bonne pratique : configurez des autorisations afin que seules les équipes appropriées puissent accéder à des dossiers spécifiques. Cela est essentiel pour gérer le contenu non publié ou les projets sensibles.

4. Prioriser la stratégie des métadonnées

Les métadonnées sont la clé de la découvrabilité et de la création de rapports. Mappez les formulaires personnalisés Workfront aux champs de métadonnées AEM et assurez-vous que le schéma prend en charge les besoins actuels et futurs. Pensez à utiliser les espaces de noms XMP pour incorporer des métadonnées directement dans les fichiers de ressources à des fins de portabilité.

Bonne pratique : plus vous capturez de métadonnées automatiquement, des résumés créatifs aux détails du projet, moins le balisage manuel est nécessaire et plus vos informations sont exploitables.

5. Planifier la prise en charge continue

Même avec les solutions SaaS, planifiez la prise en charge et la maintenance continues. Documentez vos processus, formez les utilisateurs et les utilisatrices et affectez des ressources pour le dépannage et les améliorations.

Workflow concret ; du résumé créatif à la diffusion de ressources

Voici comment nous avons mis ces étapes en pratique chez 2K Games :

1. Envoi de la demande créative : le service marketing envoie un résumé via un formulaire personnalisé Workfront, en spécifiant les détails du projet et les exigences en matière de ressources.
2. Création de projet automatisée : à l’aide de Workfront Fusion, les demandes approuvées sont converties en projets avec des tâches et des chronologies prémappées.
3. Automatisation des dossiers : les dossiers liés à un projet sont automatiquement créés dans AEM Assets et héritent des autorisations appropriées pour chaque marque ou franchise.
4. Chargement des ressources et mappage des métadonnées : les ressources sont directement chargées dans le dossier lié. Toutes les métadonnées de projet sont transmises de manière transparente à AEM, ce qui garantit que les ressources peuvent faire l’objet de recherches et de rapports.
5. Révision et approbation : les équipes collaborent et approuvent les ressources dans Workfront avec des plans d’intégration de Frame.io pour la révision multimédia avancée.
6. Diffusion sécurisée : seules les personnes autorisées peuvent accéder à des dossiers spécifiques, ce qui permet de protéger le contenu non publié et de maintenir l’intégrité de la marque.

Principaux points à retenir et conclusion

• Collaboration : la communication centralisée et la gestion des ressources réduisent la duplication et accélèrent les approbations.
• Efficacité : les workflows automatisés et le mappage des métadonnées réduisent le temps de production de 70 % et augmentent la capacité de 30 %.
• Gouvernance : une planification en amont et la participation des parties prenantes favorisent l’adoption et la réussite à long terme.
• Découvrabilité : la richesse des métadonnées permet de s’assurer que les ressources sont faciles à trouver, ce qui réduit les demandes de création redondantes.

Dernier conseil : faites les choses bien la première fois pour éviter d’y revenir. Une conception et une gouvernance réfléchies des processus sont vos meilleurs alliés. Faites participer les parties prenantes dès le début, planifiez la prise en charge et gardez toujours à l’esprit l’expérience d’utilisation finale.

L’intégration d’Adobe Workfront à AEM Assets est plus qu’un projet technique : il s’agit d’un changement stratégique qui transforme votre chaîne d’approvisionnement de contenu. En suivant ces étapes et en adoptant les bonnes pratiques, vous donnerez à vos équipes les moyens de diffuser du contenu percutant, plus rapidement et plus intelligemment.