Guide à l’intention des dirigeants pour réussir avec Adobe Workfront
Transformer le travail à l’ère du numérique est un véritable défi. Votre équipe s’attachera à adapter votre instance Workfront aux processus actuels et aux objectifs à venir. Vous pouvez l’aider à réussir en lui apportant votre accompagnement et vos conseils. C’est là que ce document entre en jeu.
Vous pensez que le travail doit avoir du sens. Nous aussi. Merci de nous faire confiance pour vous accompagner vers la réussite.
Le contenu des prochaines pages a été conçu spécialement pour vous, la ou le responsable d’entreprise qui a choisi d’adopter Workfront et d’en tirer toute la valeur. Vous y trouverez des conseils pratiques pour bien démarrer votre démarche de gestion du travail.
Commencer.
Partagez votre vision
L’un des rôles les plus importants dans le déploiement réussi d’Adobe Workfront consiste à expliquer les raisons du projet.
Pourquoi avez-vous choisi d’acquérir Workfront ? Quels résultats attendez-vous ?
Lorsque l’équipe connaît l’objectif principal, cela oriente de nombreuses décisions liées à la mise en œuvre, puis facilite l’adoption et l’utilisation de Workfront.
La communication doit rester simple et être diffusée régulièrement. Veillez à ce qu’elle informe les Utilisateurs, les équipes et les services des objectifs et des résultats attendus de la mise en œuvre de Workfront, des bénéfices pour chaque personne et de l’importance de ce projet pour l’ensemble de l’organisation. Ces actions de communication sensibilisent les Utilisateurs et posent le cadre d’un plan reliant le travail à la stratégie, en garantissant une compréhension partagée au sein de l’équipe quant à la façon dont Workfront soutient la vision et la mission globales de l’organisation, ce qui est essentiel pour réussir.
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ACTION : créer deux à quatre phrases sur « Pourquoi Workfront » et les communiquer lors des réunions de service et d’équipe. Partagez-les avec vos collègues et vos collaborateurs directs. Répétez ce message régulièrement.
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Exemples pour vous aider à démarrer :
- « Notre organisation a investi dans Adobe Workfront afin de gérer les demandes des employeurs via des formulaires d'entrée et des affectations de projets, et de valider les données des employés pour accroître l'efficacité opérationnelle et réduire les redondances entre équipes grâce à des automatisations intelligentes. »
- « Notre organisation prévoit de transformer ses processus marketing dans l'objectif d'accélérer la livraison créative à l'aide d'Adobe Workfront. En faisant évoluer notre stratégie d'engagement numérique grâce à notre partenariat avec Adobe, nous pourrions augmenter nos revenus jusqu'à 1 milliard $. »
- « En adoptant les méthodologies Lean et en utilisant Adobe Workfront pour réduire l'utilisation du papier et connecter des équipes isolées, nous transformons en permanence les processus manuels en méthodes de travail plus efficaces et productives. Notre objectif est de réduire le temps nécessaire à l'évaluation ergonomique de plusieurs semaines à quelques heures, d'améliorer la capacité des achats à respecter les accords de niveau de service de 500 % et d'augmenter l'efficacité du marketing de 15 à 20 %. »
Les bonnes ressources humaines
Les clients Adobe Workfront les plus performants disposent au moins d’un Administrateur Workfront solide. Il est recommandé que cette personne soit dédiée à plein temps à ce rôle. Pourquoi ? Être Administrateur ne consiste pas seulement à assurer la maintenance technique continue de l’application, mais aussi à favoriser l’écosystème des personnes, des processus et de la technologie afin de garantir l’excellence opérationnelle. Ce rôle comprend, sans s’y limiter :
- Optimisation continue de l’application
- Participation ou prise en charge du comité de gouvernance (voir section suivante)
- Rappel régulier de l’objectif d’utiliser une application de gestion du travail
- Intégration de nouvelles équipes ou groupes dans Workfront
- Encouragement (ou obligation) à suivre une formation et à s’approprier l’outil pour les utilisateurs finaux
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ACTION : désigner un employé actuel pour devenir votre Administrateur Workfront à plein temps. Envoyez-le suivre la formation Boot Camp Administrateur Workfront afin de lui donner toutes les chances de réussir dans son nouveau rôle.
ASTUCE : Les Administrateurs performants font preuve de curiosité naturelle et ont envie d’apprendre et de créer des liens. Une expérience préalable en gestion de projet ou une compréhension des flux de processus est utile, mais non indispensable. Veillez à communiquer votre stratégie à long terme à votre Administrateur et à le tenir informé de toute évolution au fil du temps.
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Excellence opérationnelle
La création d’un groupe de travail interfonctionnel, appelé « comité de gouvernance », pour votre solution Adobe Workfront est essentielle à la réussite.
Lorsque toutes les équipes suivent les mêmes normes, cela favorise l’excellence opérationnelle et permet de générer des rapports de gestion du travail transversaux impactants. Ces normes sont définies par le comité de gouvernance, dont chaque membre a voix au chapitre, comprend les initiatives stratégiques de l’entreprise et peut contribuer à la réalisation d’objectifs communs.
Le comité est souvent composé de :
- Administrateurs système Workfront
- Administrateurs de groupes Workfront
- Utilisateurs avancés Workfront
- « Champions » départementaux responsables de l’exécution de la stratégie
Chaque membre du comité doit se voir attribuer un rôle et des responsabilités pour superviser des pratiques clés telles que la communication, la formation, l’amélioration des processus ou le reporting.
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ACTION : Demandez à votre propriétaire ou champion Workfront interne quelles sont ses intentions concernant la création et le maintien d’un comité de gouvernance. Soutenez cette initiative et proposez d’assister à une réunion du comité pour partager votre vision (le « pourquoi ») de la réussite de la gestion du travail dans votre organisation.
CONSEIL : Nous vous invitons à choisir un nom original pour votre comité de gouvernance. Voici quelques suggestions de nos clients :
- Équipe centrale Workfront
- Champions Workfront
- La tanière du lion
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Votre rôle dans la réussite
L’un des éléments essentiels pour maximiser la valeur de votre investissement dans Workfront dépend de vous. La valeur ultime de tout système de gestion du travail réside dans les données et les analyses qu’il fournit. Lorsque vous, en tant que responsable, commencez à exploiter régulièrement ces données, votre équipe perçoit l’intérêt d’utiliser Workfront au quotidien. C’est à ce moment-là que le cercle vertueux s’enclenche : plus d’informations génèrent plus d’analyses.
L’utilisation des données Workfront favorise également l’engagement et la satisfaction des employé·e·s. Lorsque les membres de l’équipe comprennent comment leur travail s’inscrit dans les initiatives stratégiques de l’entreprise, ils et elles se sentent plus impliqué·e·s et connecté·e·s.
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ACTION : mettre en avant les données générées par Workfront et célébrer les réussites lors des réunions du personnel et des équipes. Incitez les responsables de votre équipe à faire de même dans leurs propres réunions ainsi qu’en tête-à-tête.
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Vous êtes en bonne compagnie
« De nombreuses organisations marketing fonctionnent dans des silos, comme nous le faisions auparavant, donc disposer de rapports et de visibilité dans un emplacement central est considérable. Workfront nous offre une source unique de vérité. »- Paul Tasker, VP Marketing Operations chez Sage
« Workfront élimine les feuilles de calcul partagées et l’envoi quotidien des répartitions de disponibilité des ressources par e-mail, ce qui prenait environ 20 heures par semaine ou 1 000 heures par an à plusieurs bureaux. »
- Graham Johnson, EVP, Chief Product Officer chez FCB Health
Votre rôle dans la réussite
L’un des éléments essentiels pour tirer le meilleur parti de votre investissement Adobe consiste à mettre en place une base technique et organisationnelle commune. Il est crucial que toutes les parties de l’organisation fonctionnent selon une stratégie et un objectif partagés pour garantir la réussite.
Nous savons également que conduire le changement peut représenter un défi pour les leaders en transformation. Ce parcours comprend plusieurs étapes clés : communiquer votre vision, obtenir l’adhésion, accompagner les équipes sur les nouvelles technologies et instaurer de nouvelles méthodes de travail.
Pour des conseils plus approfondis sur la gestion des aspects humains du changement, consultez notre guide Gestion des modifications : éléments essentiels pour réussir. Cette ressource propose des informations précieuses, des stratégies pratiques et même une boîte à outils pour le changement afin de vous aider à comprendre l’ampleur et la complexité de la transformation organisationnelle.