Guide de la réussite opérationnelle avec Adobe Workfront
Transformer le travail à l’ère numérique n’est pas une mince affaire. Votre équipe sera à l’aise pour personnaliser votre instance Workfront afin de l’aligner sur vos processus actuels et vos objectifs futurs. Vous pouvez les aider à réussir en leur donnant vos conseils et votre soutien. C’est là que ce document entre en jeu.
Vous pensez que le travail devrait avoir de l’importance. Nous aussi. Merci de nous avoir fait confiance pour vous aider à réussir.
Le contenu des pages suivantes a été créé uniquement pour vous, chef d’entreprise chargé de décider d’utiliser Workfront et responsable de la valorisation de cette décision. Vous y trouverez des conseils concrets pour vous aider à vous engager fermement dans votre parcours à créer une pratique de gestion du travail.
Commençons !
Partager votre vision
L’un des rôles les plus importants à revêtir dans un déploiement Adobe Workfront réussi est de communiquer le pourquoi.
Pourquoi avez-vous décidé d’acheter Workfront ? Quels résultats envisagez-vous ?
Lorsque votre équipe connaîtra l’objectif principal, ce dernier guidera la plupart de leurs décisions de mise en œuvre et, plus tard, il guidera leur adoption et leur utilisation.
Les messages doivent rester simples et être diffusés à intervalles réguliers. Assurez-vous qu’ils transmettent aux utilisateurs et utilisatrices, aux équipes et aux services les objectifs et les résultats attendus de la mise en œuvre de Workfront, les avantages que les personnes en tireront et les raisons pour lesquelles cela est important, non seulement pour vous, mais aussi pour l’ensemble de l’organisation. Ces efforts de communication créent une prise de conscience parmi les utilisateurs et fournissent le cadre d’un plan qui relie le travail à la stratégie, en garantissant une compréhension partagée au sein de l’équipe sur la manière dont Workfront soutient la vision globale, et la mission de l’organisation est essentielle au succès.
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ACTION : créez deux à quatre phrases sur « Pourquoi Workfront » et communiquez-les lors des réunions de service et du personnel. Partagez-les avec vos pairs et vos rapports directs. Rappelez-les régulièrement.
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Exemples pour vous aider à démarrer :
- « Notre organisation a investi dans Adobe Workfront pour gérer les demandes basées sur les employeurs via les entrées et les affectations de projet, ainsi que pour valider les données des employés afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les redondances entre les équipes grâce à des automatisations intelligentes. »
- « Notre entreprise prévoit de transformer nos processus marketing dans le but d’accélérer la diffusion créative à l’aide d’Adobe Workfront. En faisant basculer notre stratégie d’engagement numérique par le biais de notre partenariat avec l’Adobe, nous pourrions augmenter les recettes de près d’un milliard de dollars. »
- « En adoptant des méthodologies Lean et en utilisant Adobe Workfront pour réduire le papier et connecter des équipes cloisonnées, nous transformons continuellement les processus manuels en méthodes de travail plus efficaces et productives. Notre objectif est de réduire le temps des processus d’évaluation ergonomique de quelques semaines à quelques heures, d’améliorer la capacité des achats à exécuter des contrats de niveau de service de 500 % et d’augmenter l’efficacité du marketing de 15 à 20 %. »
Les ressources humaines appropriées
Les clients Adobe Workfront les plus performants disposent d’au moins un administrateur système puissant. Nous recommandons que cette personne soit dédiée à plein temps à ce rôle. Pourquoi ? Être administrateur système ne consiste pas seulement à assurer la maintenance technique continue de l’application, mais aussi à faciliter l’écosystème de personnes, de processus et de technologie pour permettre l’excellence opérationnelle. Leur rôle inclut, sans s’y limiter :
- Optimisation continue de l’application
- Participation ou propriété du comité de gouvernance (voir la section suivante)
- Réaffirmation régulière de l’objectif d’utilisation d’une application de gestion du travail
- Intégration de nouvelles équipes ou de nouveaux groupes dans Workfront
- Encouragement (ou imposition) de la formation et de l’activation pour les utilisateurs finaux
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ACTION : identifiez l’un de vos employés actuels comme administrateur système Workfront à temps plein. Envoyez cette personne à la classe de formation Boot Camp pour administrateur système Workfront afin de la mettre dans les meilleures disposition pour connaître de la réussite dans son nouveau rôle.
CONSEIL : Les administrateurs système qui réussissent ont tendance à avoir une curiosité naturelle et un désir d’apprendre et de se connecter. L’expérience précédente dans la gestion de projet ou une compréhension des flux de processus est très utile, mais n’est pas requise. Veillez à communiquer votre stratégie à long terme à votre administrateur système et à le tenir informé des modifications qu’il apportera au fil du temps.
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Excellence opérationnelle
Disposer d’un groupe de travail interfonctionnel, ou « comité de gouvernance », pour votre solution Adobe Workfront est essentiel au succès.
Lorsque toutes les équipes suivent le même ensemble de normes, cela produit l’excellence opérationnelle et a un impact sur la création de rapports de gestion du travail inter-organisation. Ces normes sont définies par le conseil de gouvernance, dont tous les membres ont voix au chapitre, qui comprennent les initiatives stratégiques de l’entreprise et peuvent participer à la réalisation des objectifs communs.
Souvent, le comité se compose des éléments suivants :
- Administrateurs système pour Workfront
- Administrateurs de groupes pour Workfront
- Utilisateurs avancés de Workfront
- « Champions » de services chargés d’exécuter la stratégie
Chaque membre du comité doit se voir affecter un rôle et des responsabilités qui lui permettent de superviser les principales pratiques d’infrastructure telles que la communication, l’éducation, l’amélioration des processus ou la création de rapports.
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ACTION : renseignez-vous auprès de votre propriétaire/champion Workfront interne au sujet de ses projets de création et de maintenance d’un comité de gouvernance. Réaffirmez votre soutien à ce concept et demandez à assister à une réunion du comité pour partager votre vision (le « pourquoi ») du succès de la gestion du travail dans votre organisation.
CONSEIL : nous vous encourageons à choisir un nom pour votre comité de gouvernance. Voici quelques idées de nos clients :
- Équipe Workfront principale
- Professionnels Workfront
- La Fosse aux Lions
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Votre rôle dans la réussite
L’une des clés pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans Adobe Workfront réside dans votre personne. La valeur ultime de tout système de gestion du travail réside dans les données et les informations qu’il révèle. Lorsque vous, en tant que responsable, commencez à utiliser régulièrement ces données, votre équipe voit l’intérêt d’utiliser Workfront régulièrement. C’est là que la roue commence vraiment à tourner : plus d’entrées génèrent plus d’informations.
Votre utilisation des données Workfront détermine également l’engagement et la satisfaction des employés. Lorsque les membres de l’équipe comprennent comment leur travail se transforme en initiatives stratégiques de l’entreprise, ils sont plus investis et connectés.
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ACTION : mettez en évidence les données générées par Workfront et célébrez les succès dans les réunions de personnel et de l’équipe. Encouragez les managers de votre équipe à faire de même lors de leurs propres réunions d’équipe ainsi que lors de réunions individuelles.
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Vous êtes en bonne compagnie
« Tant d’organisations marketing fonctionnent dans les silos dans lesquels nous travaillions, il est donc énorme d’avoir des rapports et une visibilité dans un endroit central. Workfront nous fournit une source de vérité. »- Paul Tasker, vice-président des opérations marketing à Sage
« Workfront élimine les feuilles de calcul partagées et l’envoi quotidien de ventilations de la disponibilité des ressources par e-mail, qui demandaient à plusieurs bureaux environ 20 heures par semaine ou 1000 heures par an. »
- Graham Johnson, EVP, chef de produit chez FCB Health
Votre rôle dans la réussite
L’une des clés pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans Adobe réside dans la mise en œuvre de bases organisationnelles et techniques communes. Pour réussir, il est essentiel de s'assurer que toutes les parties de l'organisation opèrent avec une stratégie et un objectif communs.
Nous comprenons également que le fait de diriger par le changement peut être une tâche ardue pour les leaders transformationnels. Le parcours implique plusieurs étapes critiques : communiquer sa vision, gagner son adhésion, permettre aux gens de se familiariser avec les nouvelles technologies et inculquer de nouvelles façons de travailler.
Pour des conseils plus détaillés sur la gestion des aspects humains du changement, consultez notre guide sur les fondamentaux de la gestion des modifications pour réussir. Cette ressource offre des informations précieuses, des stratégies pratiques et même une boîte à outils de modifications pour vous aider à comprendre l’étendue et la complexité de la transformation organisationnelle.