Bonnes pratiques relatives aux webinaires interactifs best-practices-for-interactive-webinars

Créez un exemple de webinaire interactif (IW) et clonez-le à chaque fois, pour éviter de repartir de zéro.

Réutilisez les salles Adobe Connect si vous diffusez à nouveau le même contenu ultérieurement. Accédez à Effacer le contenu des capsules à partir du menu Capsules pour effacer l’historique de conversation et les résultats des sondages/quiz de la dernière session. Cela efface simplement le contenu de la salle. Toutes les données des sessions précédentes continueront d’être disponibles dans Marketo Engage.

Évitez de planifier des sessions consécutives. Assurez-vous de disposer d’au moins 30 minutes de temps de préparation avant le début de votre webinaire. Cela vous permettra de télécharger les modifications de présentation de dernière minute, d'ajuster votre microphone et votre caméra, et de mettre les nouveaux présentateurs à l'aise avec l'interface.

Attribuez des rôles aux membres de votre équipe. Ajoutez-les en tant que co-hôtes et présentateurs. Les hôtes et les présentateurs peuvent entrer dans la salle avant les participants. Veillez toutefois à concevoir votre webinaire interactif avant d’ajouter des co-hôtes et des présentateurs.

Configurez un formulaire d’inscription et une page de destination dans Marketo pour votre webinaire.

Gardez le formulaire d'inscription simple. Pour maximiser les inscriptions, posez seulement les questions nécessaires. Chaque champ de saisie d’un formulaire d’enregistrement agit comme un obstacle incrémentiel à l’achèvement.

Concevez votre formulaire d’inscription une fois et essayez de le réutiliser dans les webinaires pour que la composition reste cohérente.

Envoyez des e-mails à votre audience cible. L’e-mail doit brièvement mettre en évidence la proposition de valeur clé. Utilisez des jetons pertinents pour stocker les détails de l’événement afin qu’ils puissent être réutilisés dans plusieurs campagnes par e-mail. Utilisez des jetons de calendrier pour la date et l’heure de l’événement, ainsi que pour partager l’URL de jonction du webinaire après l’enregistrement.

Configurez les e-mails d’invitation de relance. Testez l’objet de l’e-mail (par exemple, « Ne manquez pas » ou « Les places sont pleines »).

Utilisez votre site Web, votre blogue, vos médias sociaux, vos publicités payantes et vos promotions de partenaires pour atteindre une audience plus large et augmenter les inscriptions.

Envoyez des courriels de rappel aux invités inscrits 2 à 3 jours avant le webinaire et le jour de l'événement pour vous assurer qu'ils ne l'oublient pas et qu'ils peuvent y assister.

Créez une disposition « lobby » que les participants voient en entrant dans l’événement avant son début. Utilisez ce lobby pour fournir aux participants des informations pertinentes, telles que des dérivés marketing. Mobilisez votre public avec des jeux de brise-glace ou des conversations avec des pairs. Jouez de la musique de fond appropriée pour éviter le silence ostentatoire. Les sondages et le clavardage peuvent être utilisés pour recueillir plus de données sur les participants, comme leurs données démographiques ou leurs attentes par rapport à la séance.

Utilisez des mises en page pour structurer une session et y ajouter du mouvement. Par exemple, une salle peut avoir les dispositions suivantes : hall d’entrée, ordre du jour et présentation du conférencier, présentation avec un seul conférencier, discussions de groupe, ateliers, questions/réponses, conclusion.

Planifiez les interactions pour augmenter l’engagement. Les sondages, les questions/réponses, le chat et les quiz peuvent contribuer à augmenter l’engagement, tout en générant des données propriétaires.

Si vous vous attendez à une participation importante, il peut être utile que quelques co-animateurs prennent la responsabilité de répondre aux questions sur la capsule Q&A. Si nécessaire, vous pouvez même allouer différentes zones de sujet à des co-hôtes spécifiques.

Dans la mesure du possible, chargez le contenu dans une capsule de partage plutôt que de partager un écran. Les types de fichiers pris en charge qui peuvent être partagés et présentés dans une capsule de partage sont les suivants : PPT, PPTX, PDF, MP3, MP4, JPG, PNG, POD (pour les capsules personnalisées) et les packages compressés (ZIP) contenant du contenu valide. Le contenu persistera dans la salle et sera facilement disponible. Cela réduit également la bande passante Internet requise pour partager l’écran.

Si vous prévoyez plus de 100 participants, envisagez de passer d’un dialogue ouvert (capsule de conversation) à un dialogue modéré (capsule de questions/réponses). Avec des audiences plus importantes, un chat animé peut être difficile à surveiller pour un hôte.

Ajoutez une capsule Fichiers sur la dernière disposition pour partager tous les fichiers (brochures, livres blancs, etc.) que vous souhaitez que les participants téléchargent.

Utilisez un pod de liens web pour partager des URL avec les participants. Vous pouvez également envoyer ces liens aux participants afin qu’ils soient lancés dans un navigateur pour tous. Cela peut s’avérer utile si vous souhaitez lancer une enquête de retour, une inscription à une évaluation de produit ou un formulaire d’inscription à l’événement suivant à la fin d’une session.

Définissez un arrière-plan de chambre à partir des Préférences de la chambre pour ajouter de la personnalité à votre chambre. Cela peut être du papier peint avec le logo de votre marque. Utilisez les options d’alignement pour aligner le logo avec un coin.

Activez le rappel d’enregistrement dans les Préférences de la salle si vous envisagez d’enregistrer la session. Le rappel s’affichera 5 minutes après le début de la réunion si l’enregistrement n’a pas commencé.

Activez la zone Hôte et présentateur et configurez-la avec les capsules appropriées. Cette zone est uniquement visible par les hôtes et les présentateurs et peut être utilisée pour collaborer en coulisse. Voici quelques capsules à inclure :

• Tableau de bord de l’engagement pour surveiller l’engagement des participants en temps réel. Cliquez ici pour regarder une courte vidéo sur l’utilisation du tableau de bord de l’engagement.
• Chat Pod pour permettre des conversations privées entre les membres de l'équipe de présentation.
• Note Capsule permettant de publier des messages de rappel, des questions pour le présentateur ou des réponses à des questions standard que vous pouvez copier et coller pour obtenir des réponses rapides aux questions courantes.

Les capsules personnalisées sont des applications tierces qui peuvent être utilisées pour étendre les fonctionnalités d’une salle Adobe Connect. Les pods personnalisés peuvent être téléchargés depuis apps.adobeconnect.com sous forme de fichiers .pod ou .zip qui peuvent ensuite être partagés dans le pod partagé.

• Certains pods personnalisés populaires sont Compte à rebours, Horloge, Ciseaux en papier Rock, Word Cloud, Titler.
• Cliquez ici pour regarder une courte vidéo sur l'utilisation des capsules personnalisées.

Ticker d’activité : le ticket d’activité affiche des informations sur les personnes qui parlent en ce moment et vous avertit lorsque des participants rejoignent la salle ou la quittent. Le marqueur d’activité peut être supprimé en décochant « Afficher le marqueur d’activité » sous la section « Barre de menus » des Préférences de la salle.

Capsule de questions-réponses : le nom du participant qui a soumis la question et le nom de l’hôte/du présentateur qui a répondu peuvent tous deux être masqués. Pour ce faire, désélectionnez les options de confidentialité dans la section « Capsule de questions/réponses » des Préférences de la chambre.

Panneau de conversation : le panneau de conversation est une zone de conversation qui ne fait pas partie des enregistrements de session. Ainsi, si vous ne souhaitez pas que les conversations apparaissent dans les enregistrements, utilisez le panneau de conversation au lieu du chat Pod. Cliquez ici pour en savoir plus sur l’utilisation du panneau de conversation.

Conversation privée : désactivez la conversation privée pour empêcher les participants d’envoyer un ping à un autre participant. Pour ce faire, décochez la case « Autoriser les participants à discuter en privé » dans la section « Conversation » des Préférences de la salle.

Capsule des participants : déplacez la capsule des participants vers la zone Hôte et présentateur.

Effectuez quelques essais pour tester la configuration audio/vidéo et vous familiariser avec Adobe Connect si vous ne l’avez pas utilisé auparavant. N'oubliez pas d'inclure vos présentateurs et co-animateurs lors de la répétition.

Demandez aux hôtes et aux présentateurs d'arriver au moins 30 minutes avant l'heure de début et assurez-vous que tout fonctionne correctement.

• Déterminez qui animera les capsules de questions/réponses et de conversation.
• Remplissez les capsules Questions/Réponses et Conversation avec toutes les questions/conversations de base.

Ouvrez les programmes avec partage d’écran dans la fenêtre appropriée et préparez-les à une démonstration. Évitez de lancer des programmes et de vous connecter lors du partage d’écran.

Les participants peuvent entrer dans la salle 15 minutes avant le début prévu. Passez à la disposition du hall 15 minutes avant le début prévu pour les participants qui arrivent tôt.

Utilisez la zone d’accueil et de présentation comme une zone d’arrière-plan pour coordonner en privé. Cliquez ici pour regarder une courte vidéo sur la zone Hôte et présentateur.

Utilisez le mode Préparer pour effectuer des modifications de dernière minute en privé. Cliquez ici pour regarder une courte vidéo sur le mode Préparer.

Utilisez le tableau de bord de l’engagement pour conserver un onglet sur les niveaux d’intérêt des participants. Accédez à un sondage, posez une question d’accord ou de désaccord, envoyez une question dans le module de conversation ou utilisez le module personnalisé Word Cloud pour obtenir des réponses des participants et augmenter les niveaux d’engagement.

Gardez un onglet sur le chat du présentateur (Chat pod dans la zone Hôte et Présentateur) pour coordonner continuellement votre équipe.

Une fois le webinaire diffusé, les données d’engagement ainsi que l’enregistrement seront disponibles dans Marketo Engage généralement sous 1 à 2 heures. Validez l’enregistrement et confirmez si la sortie vidéo complète du webinaire a été correctement capturée afin que le même résultat puisse être utilisé pour partager avec l’audience et suivre les données du webinaire à la demande.

Créez des campagnes futures pour qualifier davantage les prospects des participants en fonction de leur engagement à l’aide des filtres/déclencheurs des webinaires interactifs et configurez des campagnes « Merci/Vous avez manqué » pour fournir plus d’informations sur l’événement, le lien d’enregistrement, les statistiques sur les événements et les événements futurs afin d’inciter les non-spectacles à se reconnecter à l’organisation. Les activités pour les non-spectacles qui visitent l’enregistrement peuvent être suivies dans le cadre de webinaires à la demande et d’autres campagnes de promotion peuvent être créées pour les non-spectacles via les filtres/triggers des webinaires à la demande.

Utilisez les données du journal d’activité pour chaque membre dans l’onglet Membres pour examiner les activités d’engagement effectuées par différents participants au cours du webinaire.

Téléchargez l’enregistrement et publiez-le sur différentes pages de destination, microsites ou portails pour une plus large portée d’audience.

Utilisez le tableau de bord pour obtenir une vue globale des performances du webinaire en termes de statut du programme, de répartition des assiduités, de réponses aux sondages, de téléchargements de fichiers et de clics sur les liens. Identifiez les points positifs et les points à améliorer au cours du webinaire et assurez-vous que les leçons peuvent être utilisées dans le prochain webinaire.