Demande de révision et d’approbation
Prêt à inviter vos collègues à passer en revue une ressource ou une expérience que vous avez créée ? Vous pouvez inviter les parties prenantes à contribuer à des commentaires sur un brouillon de votre contenu dans le but final d’obtenir son approbation. Seuls les approbateurs désignés peuvent approuver le contenu, mais tous les réviseurs peuvent ajouter et accéder aux commentaires de révision.
Si vous avez créé une ressource ou une expérience, vous pouvez demander à d’autres membres de la chaîne d’approbation de votre entreprise de passer en revue votre travail et de le commenter. Bien que tout membre d’organisation GenStudio for Performance Marketing puisse réviser un brouillon, seuls les approbateurs désignés peuvent commenter ou approuver un brouillon.
Lancer une demande de validation
Une fois que vous avez généré une ressource ou une expérience, vous pouvez demander sa révision et son approbation.
Pour demander une révision :
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Cliquez sur le bouton Envoyer pour approbation dans la barre de menus supérieure de la zone de travail.
Le pop-up Envoyer pour approbation s’ouvre et identifie le brouillon pour lequel vous demandez une révision. Si vous générez plusieurs variantes, la zone de travail entière est envoyée pour révision.
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(Facultatif) Sélectionnez le champ Titre pour modifier le titre du brouillon si nécessaire. Les titres provisoires doivent être descriptifs, informatifs et axés sur l'objectif de l'examen.
La modification du titre ici modifie également le titre sous-jacent du brouillon d’expérience.
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Sélectionnez les approbateurs et les réviseurs. Lorsque vous commencez à saisir du texte, le champ Approbateur complète automatiquement le nom d’utilisateur de l’approbateur à partir de la liste des utilisateurs disposant des autorisations d’affichage et d’approbation GenStudio for Performance Marketing.
Le bouton Envoyer est activé après avoir saisi au moins un nom d'approbateur.
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(Facultatif) Utilisez des commentaires pour donner un contexte supplémentaire sur les ressources à l’étude et attirer l’attention sur des détails et légendes spécifiques. Utilisez des
@mentionspour baliser les collaborateurs et les informer de commentaires spécifiques. -
Cliquez sur Envoyer.
Les notifications dans le produit et par e-mail avertissent chaque approbateur désigné qu’il a du contenu à réviser.
Panneau d’approbation
Le panneau Approbation fournit des informations sur le statut actuel du workflow de révision dès que vous lancez une demande d’approbation. À partir de ce panneau, vous pouvez :
- Ajouter ou supprimer des participants à la révision.
- Ajouter ou modifier un message à l’intention des réviseurs.
- Modifiez le titre de la révision.
- Modifiez la date d'échéance facultative.
Si l’intégration de Workfront Proof est activée, ce panneau affiche le statut de chaque étape d’approbation dans les workflows à plusieurs étapes. Pour afficher des commentaires, cliquez sur Afficher les commentaires dans Workfront afin de les afficher dans le Proofing Viewer.
Lancement d’une demande d’approbation avec Workfront Proof
Workfront Proof offre aux éditeurs de contenu deux principales options pour lancer une révision :
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Invitations manuelles : invitez directement les approbateurs et les réviseurs à participer au processus de relecture. Cette méthode offre une certaine flexibilité lorsque vous travaillez sur des révisions ponctuelles.
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Modèles d’approbation des épreuves : utilisez des modèles prédéfinis qui incluent une liste définie de réviseurs et, éventuellement, des étapes d’approbation structurées. Ces modèles sont créés et gérés par votre administrateur Workfront Proof au sein d’un projet Workfront désigné. Les modèles permettent de normaliser le processus de révision et d’assurer la cohérence entre les équipes et les types de contenu.
Pour lancer un cycle de révision en invitant manuellement les participants :
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Cliquez sur Demander l’approbation dans la zone de travail.
La fenêtre contextuelle Demander l’approbation s’ouvre.
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(Facultatif) Ajoutez un titre pour votre demande de révision dans le champ Titre.
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Sélectionnez Inviter des personnes.
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Saisissez le nom d’utilisateur ou l’adresse e-mail du participant dans le champ Ajouter des noms ou des e-mails.
Les noms des membres de l’organisation s’affichent sous forme d’options lorsque vous saisissez du texte.
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Sélectionnez un nom de participant, puis son rôle : approbateur ou réviseur. Par défaut, le rôle d'approbateur est attribué aux participants.
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(Facultatif) Sous Paramètres, attribuez une date d’échéance à une décision de révision. Cette date n’est pas appliquée, mais rappelle aux réviseurs la période prévue.
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(Facultatif) Ajoutez un message informatif qui fournit un contexte aux réviseurs.
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Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt à lancer la demande d’approbation.
Tous les participants à la révision sont avertis par e-mail qu’une tâche de révision leur a été assignée.
Pour lancer une révision à l’aide d’un modèle d’approbation :
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Cliquez sur Demander l’approbation dans la zone de travail.
La fenêtre contextuelle Demander l’approbation s’ouvre.
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(Facultatif) Ajoutez un titre pour votre demande de révision dans le champ Titre.
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Sélectionnez un projet Workfront Proof dans le menu déroulant Projet.
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Sélectionnez un modèle dans le menu déroulant Utiliser le modèle.
La fenêtre contextuelle Demande d’approbation s’ouvre, affichant les participants prédéterminés et les étapes de révision. Les administrateurs et administratrices de Workfront Proof créent des modèles d’approbation et les affectent aux projets Workfront. Le projet que vous sélectionnez détermine à la fois vos options de modèle et les champs affichés dans la fenêtre contextuelle Demander l’approbation.
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(Facultatif) Vous pouvez modifier le modèle à utiliser dans ce workflow d’approbation particulier.
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(Facultatif) Sous Paramètres, attribuez une date d’échéance à une décision de révision. Cette date n’est pas appliquée, mais rappelle aux réviseurs la période prévue.
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(Facultatif) Ajoutez un message informatif qui fournit un contexte aux réviseurs. Utilisez des
@mentionspour baliser les collaborateurs et les informer de commentaires spécifiques. -
Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt à lancer la demande d’approbation.
Accéder aux commentaires de révision
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Cliquez sur Afficher les commentaires dans Workfront.
Proofing Viewer affiche l’épreuve avec tous les commentaires répertoriés à droite du contenu de l’épreuve. S’il existe plusieurs commentaires, vous pouvez parcourir la liste en cliquant sur les flèches de navigation en haut à droite. Cliquez sur un commentaire pour accéder à la section appropriée du BAT.
Demander une nouvelle approbation
Les cycles de révision et d’approbation sont itératifs. Les réviseurs suggèrent des modifications et les créateurs de contenu les révisent en fonction des commentaires. Les réviseurs peuvent ensuite demander une autre révision avant que le contenu ne passe à l’approbation et à l’approbation finales.
Pour demander une nouvelle approbation :
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Cliquez sur le bouton Demander une nouvelle approbation en haut à droite de la zone de travail.
La fenêtre contextuelle Demander une nouvelle approbation s’ouvre, affichant les mêmes champs que la fenêtre contextuelle Demander une approbation. Le statut de chaque étape s'affiche (en attente ou pas encore démarrée).
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(Facultatif) Invitez de nouveaux réviseurs ou supprimez les réviseurs actuellement affectés.
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(Facultatif) Sous Paramètres, modifiez la date d’échéance ou ajoutez un message.
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Cliquez sur Envoyer.
Les notifications dans le produit et par e-mail avertissent chaque approbateur désigné qu’il a du contenu à réviser.