Prise en main de la gouvernance et de la documentation des instances

Une bonne documentation peut être presque aussi importante que l’implémentation de l’instance proprement dite. Un guide de gouvernance est une ressource essentielle qui décrit les détails de configuration de votre instance de Marketo Engage et couvre des sujets tels que les structures de programme/dossier, les limites de communication, etc. Ce document actif est une référence pour votre administrateur de Marketo Engage ou vos utilisateurs expérimentés, qui présente les bonnes pratiques spécifiques et les normes de gouvernance adaptées à votre instance et organisation de Marketo Engage.

Mais ça ne s'arrête pas là. Votre équipe peut avoir besoin de documents d’activation ou de matériel de formation supplémentaires pour améliorer ses compétences avec Marketo Engage. Ces ressources peuvent inclure des exercices interactifs, des questionnaires d’accès ou des instructions sur les actions possibles dans Marketo Engage, ce qui bénéficie à tous les utilisateurs Marketo Engage de votre entreprise. Que vous créiez un guide de gouvernance complet ou que vous documentiez initialement les principaux aspects de configuration, l’enregistrement des décisions prises lors de l’intégration est essentiel pour garantir le succès de votre équipe actuelle et des futures générations d’embauches.

En comprenant l’importance de la documentation et de la gouvernance, ce tutoriel décrit les bonnes pratiques provenant de pairs experts Prise en main de la documentation sur la gouvernance et la formation de votre Marketo Engage et Comment documenter votre instance ? pour vous aider à mettre en place un processus et à conserver la documentation pertinente pour vos utilisateurs internes.

Pourquoi la documentation des modifications et des décisions pendant la mise en oeuvre de l’instance est essentielle

Approche de la documentation de votre Marketo Engage comme si vous guidiez un nouvel employé ne connaissant pas la technologie pour se connecter à l’instance. Il est facile d'ignorer les connaissances fondamentales une fois que vous avez acquis de l'expérience avec le Marketo Engage. En tant qu’administrateur, vous devez vous assurer que vos documents d’activation et de gouvernance s’adressent aux débutants. Pour faciliter l’apprentissage des nouveaux utilisateurs, une méthode pratique consiste à intégrer des définitions et des bonnes pratiques directement dans vos documents de formation.

La création de la documentation de l’instance lors de la configuration de l’instance offre plusieurs avantages :

En fin de compte, l’écriture des décisions que vous prenez pendant la mise en oeuvre vous aidera, ainsi que votre équipe, à réussir avec Marketo Engage sans dépendre d’une ou de quelques personnes pour appliquer les processus.

Création de la documentation et de la gouvernance de votre instance de Marketo Engage

Étape 1 - Décrire les rubriques clés de la documentation de votre instance

Définissez une configuration des normes de ce qui doit être documenté et de ce qui n’est pas nécessaire à la documentation. Cela permettra à l’organisation d’adopter le processus. À mesure que vous développez le document, il est important de documenter la raison d’être de la configuration. Cela aide les autres administrateurs autant que vous-même à éviter de perdre du temps sur des décisions qui n’ont pas produit de résultats.

Guide de votre plan de gouvernance et de documentation en commençant par l’exemple de composition ci-dessous :

* Votre documentation doit au minimum inclure les détails des utilisateurs et des rôles, des modèles de programme et des canaux une fois la configuration terminée.

Étape 2 - Création d’un fichier de modification

Un autre moyen essentiel de la gouvernance d’instance consiste à créer un fichier de modification et à l’appliquer à l’aide de ce fichier. Chaque fois que vous modifiez un paramètre de la section "Admin" ou d’un programme opérationnel, votre équipe doit le noter à un emplacement centralisé, tel qu’une feuille de calcul partagée. Cela peut vous aider à vous rappeler pourquoi vous avez fait un changement et à quoi ça ressemblait avant. Les champs que vous devez documenter dans la liste de modifications sont les suivants :

Quelle est la suite ?

Auteur

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Amy Chiu, responsable marketing de l’adoption et de la rétention, Adobe