Etat du document id1821HC00URO

Pour gérer le niveau de préparation des documents, Adobe Experience Manager Guides fournit la propriété d’état du document pour indiquer l’état actuel du document. Les états du document vous permettent de déterminer rapidement si un document est nouveau, en cours de révision ou terminé.

Types d’états du document

Un document peut avoir n’importe quel état de document défini dans le profil État du document. Par exemple, un document peut avoir l’un des états de document suivants :

Ces états sont définis manuellement ou automatiquement en fonction des paramètres du profil États du document . Par exemple, si le profil d'état du document est configuré avec l'état de début Brouillon et que l'état En cours de révision est défini pour les documents en cours de révision. Ensuite, lorsque vous créez un document, son état est défini sur Brouillon. Si vous lancez une tâche de révision, le document passe à l’état En cours de révision.

Vous pouvez également modifier manuellement le statut d’un ou de plusieurs documents. Cependant, si vous choisissez de modifier l’état du document pour plusieurs documents, l’état autorisé est déterminé par les états communs autorisés pour les documents sélectionnés. Supposons, par exemple, que vous ayez défini les états du document comme Brouillon, En cours de révision, Révisé et Prêt à publier, dans le même ordre. Sur le document one.dita, l’état est défini sur Draft et sur le document two.dita, l’état est défini sur Reviewed. Lorsque vous sélectionnez à la fois one.dita et two.dita, l’état du document autorisé est Prêt pour publication. Comme two.dita est à l’état Reviewed, l’état suivant possible pour two.dita est uniquement Ready to Publish, qui s’affiche lorsque les deux documents sont sélectionnés.

Modifier le statut du document à partir de l’éditeur

Pour modifier le statut d’un document, procédez comme suit :

Modifier le statut du document à partir de l’interface utilisateur d’Assets

Afficher l’état du document

Le mode Carte de l’interface utilisateur d’Assets affiche le statut actuel, ainsi que la date de création et la taille de la rubrique DITA ou du plan DITA correspondant.

Utiliser les états de document dans DDLC

Les états de document jouent un rôle important dans la gestion du cycle de vie des documents dans DDLC. Si votre organisation suit strictement le DDLC, il devient essentiel de disposer d’un mécanisme pour contrôler la modification des documents en fonction de leur état. Par exemple, vous pouvez autoriser la modification de documents lorsqu’ils sont à l’état Brouillon ou En cours. Cependant, une fois qu’un document est examiné et prêt à être publié, il doit y avoir un moyen d’empêcher toute modification ultérieure des documents.

Experience Manager Guides fournit un processus d’approbation des documents, qui vous permet de contrôler le cycle de vie de votre processus de développement de documents. Une fois qu’un document est prêt à être publié ou a atteint l’avant-dernier état, vous pouvez le marquer comme approuvé. Une fois qu’un document est approuvé, Experience Manager Guides crée une nouvelle version du document et le rend en lecture seule. Vous pouvez ensuite déplacer le document pour publication ou créer une ligne de base pour un traitement ultérieur.

Pour lancer une nouvelle version des documents marqués comme approuvés, un auteur doit lancer une nouvelle version. Le démarrage d’une nouvelle version modifie l’état du document en Brouillon. En modifiant l’état du document sur Brouillon, le document devient à nouveau modifiable et vous pouvez continuer à travailler sur la version suivante.

Pour utiliser la fonction d'approbation de document, procédez comme suit :

Une fois qu’un document est marqué comme approuvé, il n’est plus disponible pour modification. Si vous souhaitez utiliser le document pour la prochaine version, vous devez le ramener à l’état Brouillon. Pour rétablir le statut d’un document approuvé en mode Brouillon, procédez comme suit :

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