Configuration et gestion du processus de validation approval-marketing-campaigns

Les méthodes et les personnes impliquées dans la création et la validation des campagnes marketing sont spécifiques à chaque organisation. Le processus de validation de la campagne implique la coordination de plusieurs parties prenantes à savoir des spécialistes marketing digital, des responsables de la diffusion, des gestionnaires de contenu et des propriétaires externes tels que des partenaires ou des fournisseurs.

Grâce à Adobe Campaign, vous pouvez configurer un flux de validation pour vos campagnes et notifier les opérateurs lorsqu'une action est requise. Vous pouvez définir les validations pour chaque étape d'une diffusion : ciblage, contenu, budget, extraction et envoi de BAT. Au fur et à mesure que vos diffusions de campagne passent par les différentes étapes de validation, Adobe Campaign compile un historique des modifications et d'approbations, y compris les feedbacks, commentaires, demandes de modification et commentaires.

Des messages de notification sont envoyés aux opérateurs Adobe Campaign désignés comme réviseurs dans le but de les informer d'une demande de validation.

Les opérateurs peuvent valider les demandes de plusieurs manières :

Les opérateurs peuvent accéder à la campagne ainsi qu'à la diffusion à partir de la fenêtre de validation. Ils peuvent également saisir un commentaire.

Une fois la validation effectuée par un opérateur, les informations sont affichées dans les tableaux de bord de la campagne et de la diffusion, ainsi que dans les logs.

Les informations sont également disponibles dans les logs de validation de la diffusion, ainsi que dans le log de validation de la campagne. Ces logs sont accessibles à partir des onglets Modifier > Audit > Validations.

Activer les validations enable-approvals

Ces notifications de validation sont envoyées aux opérateurs spécifiés pour chaque traitement pour lequel la validation a été activée.

Elles peuvent être activées au niveau du modèle de campagne, au niveau de chaque campagne ou de la diffusion.

Tous les traitements qui doivent faire l'objet d'une validation sont sélectionnés dans le modèle de campagne, à partir de l'onglet Propriétés > Paramètres avancés de la campagne… > Validations. Les réviseurs ou groupes de réviseurs sont sélectionnés dans cet onglet. Ils reçoivent des notifications, sauf si cette option n'est pas activée. En savoir plus.

Ces paramètres peuvent être remplacés pour chaque campagne créée à partir de ce modèle, et individuellement pour chaque diffusion. Parcourez le bouton Propriétés de la diffusion, puis l'onglet Validations.

Dans l'exemple ci-dessous, le contenu de cette diffusion ne fera l'objet d'aucune validation :

Le processus de validation des diffusions est détaillé dans cette section.

Sélection des validants select-reviewers

Pour chaque type de validation, les opérateurs ou groupes d’opérateurs chargés de la validation sont sélectionnés dans la liste déroulante de la diffusion. Vous pouvez ajouter d’autres opérateurs à l’aide du lien Modifier…. Cette fenêtre vous permet également de modifier la date limite de validation. Par défaut, les réviseurs disposent de trois jours à partir de la date de soumission pour valider un processus. Pour ajouter un rappel automatique, utilisez le lien Ajouter un rappel.

Si aucun réviseur n'est spécifié, le propriétaire de la campagne est responsable des validations et reçoit les notifications. Le propriétaire de la campagne est indiqué dans l'onglet Modifier > Propriétés de la campagne :

Tous les autres opérateurs Adobe Campaign ayant des droits Administrateur sont également habilités à valider les traitements. En revanche, ils ne reçoivent pas de notifications.

Si une liste de réviseurs est définie, un traitement est validé lorsqu'un réviseur le valide. Le lien de validation n'est alors plus disponible dans les tableaux de bord de la campagne et de la diffusion. Lorsque l'envoi de notifications est activé et qu'un autre réviseur clique sur le lien de validation du message de notification, il est alors averti qu'un autre opérateur a déjà validé le traitement.

Réviser et valider des diffusions review-and-approve-deliveries

Pour chaque campagne, vous pouvez valider la cible de diffusion, le contenu de diffusion et les coûts. Les opérateurs et opératrices Adobe Campaign en charge de l’approbation peuvent être avertis par e-mail et accepter ou refuser l’approbation à partir de la console cliente ou via un navigateur web. En savoir plus.

Pour les diffusions par publipostage direct, les opérateurs Adobe Campaign peuvent visualiser le fichier d'extraction avant l'envoi au routeur et, au besoin, modifier le format et relancer l'extraction. En savoir plus.

Une fois ces phases de validation achevées, la diffusion peut être lancée. En savoir plus.

Étapes de validation d’une diffusion approving-processes

Les étapes qui doivent être approuvées apparaissent dans le tableau de bord de la campagne (dans la console cliente ou un navigateur web). Elles apparaissent également dans la table de tracking des diffusions et dans le tableau de bord des diffusions.

Pour chaque diffusion de l'opération, il est possible de valider les traitements suivants :

Valider un contenu approve-content

Il est possible de configurer un cycle de validation du contenu. Pour ce faire, sélectionnez l’option Activer la validation du contenu dans la fenêtre des paramètres de validation. Les étapes principales du processus de validation de contenu sont les suivantes :

Assigner l’édition du contenu assign-content-editing

Cette option vous permet de définir une personne responsable de l’édition du contenu, par exemple un ou une webmaster. Si l’option Assigner l’édition du contenu est sélectionnée dans la fenêtre de paramétrage de la validation, plusieurs étapes de validation sont ajoutées entre la création de la diffusion et la diffusion de l’e-mail de notification à la personne responsable du contenu :

Validation externe du contenu external-content-approval

Cette option permet de définir une personne externe chargée de la validation du rendu des diffusions, comme la cohérence dans la communication de la marque, les tarifs, etc. Lorsque l’option Validation externe du contenu est sélectionnée dans la fenêtre de paramétrage de la validation, plusieurs étapes de validation sont ajoutées entre la validation du contenu et l’envoi de la notification à la personne responsable de la campagne :

Ces liens ne sont disponibles que si un ou plusieurs BAT ont été envoyés. Dans le cas contraire, le rendu de la diffusion n’est disponible que via la console cliente ou un navigateur web.

Validation d’un fichier d’extraction approve-an-extraction-file

Pour les diffusions offline, Adobe Campaign génère un fichier d'extraction qui, selon le paramétrage, est transmis au routeur. Le contenu du fichier dépend du modèle d'export utilisé.

Une fois le contenu, le ciblage et le budget validés, la diffusion passe à l'état Extraction en attente, en attendant le lancement du workflow d'extraction pour les opérations.

A la date de la demande d'extraction, le fichier d'extraction est créé et la diffusion passe à l'état Fichier à valider.

Vous pouvez visualiser le contenu du fichier extrait (en cliquant sur son nom), le valider, ou, au besoin, modifier le format et relancer l'extraction, via les liens proposés dans le tableau de bord.

Une fois le fichier validé, vous pouvez envoyer l’e-mail de notification au routeur. En savoir plus.

Modes de validation approval-modes

Les traitements peuvent être validés dans le tableau de bord de la campagne, dans l'onglet Tracking des diffusions, dans le tableau de bord de la diffusion ou dans l'e-mail de notification envoyé aux réviseurs.

Valider dans le tableau de bord approval-via-the-dashboard

Pour approuver un traitement à partir de la console cliente ou d’un navigateur web, cliquez sur le lien adéquat dans le tableau de bord de la campagne.

Par exemple, une fois l'analyse de diffusion exécutée :

Lorsqu'un traitement a déjà été validé par un opérateur, le lien de validation n'est pas proposé.

Si un traitement a été rejeté, les informations sont affichées dans le tableau de bord de la diffusion de la manière suivante :

Valider depuis les messages de notification approval-via-notification-messages

Pour approuver un traitement à partir d'un message de notification :

Suivre la validation approval-tracking

Les logs de validation sont disponibles dans l'interface utilisateur :

Validations automatiques/manuelles automatic-and-manual-approval

Lors de la création d'un workflow de ciblage, lorsque la validation est automatique (mode par défaut), Adobe Campaign propose le lien de validation ou envoie une notification dès qu'un ciblage est à valider.

Pour sélectionner le mode de validation (manuelle ou automatique), cliquez sur l'onglet Modifier > Propriétés de la campagne ou du modèle de campagne, puis sur l'option Paramètres avancés de campagne…, et enfin sur l'onglet Validations.
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Lorsqu’un workflow de ciblage est en cours de construction, la validation manuelle permet d’éviter de créer des liens de validation ou d’envoyer automatiquement des notifications. Le tableau de bord de la campagne propose alors un lien Soumettre le ciblage pour validation afin de lancer manuellement le processus de validation.

Un message de confirmation permet d'autoriser les validations sur les traitements sélectionnés pour cette diffusion.

Les boutons de validation sont alors affichés dans le tableau de bord de l'opération (au niveau de cette diffusion), dans le tableau de bord de la diffusion et dans le tracking des diffusions. Si les notifications sont activées, elles seront parallèlement envoyées.

Ce mode d'activation des validations permet de travailler sur des recherches de ciblage sans notifier les opérateurs validants de façon intempestive.

Notifications notifications

Les notifications sont des emails spécifiques envoyés aux opérateurs validants afin de les avertir qu'un traitement est en attente de validation. Lorsque l'opérateur clique sur le lien contenu dans le message, il accède à une page d'authentification. Après connexion, il peut consulter les éléments concernés puis valider ou non le traitement. Il peut également saisir un commentaire dans la fenêtre de validation.

Le contenu des emails de notification peut être personnalisé. Voir Contenu des notifications.

Activation/désactivation de la notification enabling-disabling-notification

Par défaut, les messages de notification sont envoyés si l’approbation du traitement correspondant est activée dans le modèle de campagne, la campagne ou la diffusion. Toutefois, les notifications peuvent être désactivées afin d’autoriser les validations à partir de la console cliente uniquement.

Pour cela, modifiez la fenêtre de validation de la campagne ou du modèle de campagne concerné (onglet Modifier > Propriétés  >  Paramètres avancés de la campagne…  >  Validations) et cochez l'option Ne pas activer l'envoi des notifications.

Contenu des messages de notification notification-content

Le contenu des notifications est défini dans un modèle spécifique : Notification des validations pour la campagne marketing. Ce modèle est enregistré dans le dossier Administration > Gestion de campagne > Modèles des diffusions techniques de l’arborescence Adobe Campaign.