Création de modèles de workflow pour importer des données import-workflow-template

Créez un nouveau modèle de workflow à partir de Ressources > Modèles > Modèles de workflow.

Ajoutez les activités suivantes :

• Chargement de fichier  : définissez la structure attendue du fichier contenant les données à importer.

  note note
  NOTE
  Il n’est possible d’importer que les données d’un seul fichier. Si le workflow comporte plusieurs activités de Chargement de fichier, le même fichier sera réutilisé à chaque fois.

• Réconciliation  : réconciliez les données importées avec les données se trouvant dans la base de données.

• Segmentation  : créez des filtres pour traiter les enregistrements différemment selon qu’ils aient pu ou non être réconciliés.

• Déduplication  : dédupliquez les données du fichier entrant avant son import dans la base de données.

• Mise à jour de données  : mettez la base de données à jour avec les profils importés.

Configurez l’activité Chargement de fichier  :

• Définissez la structure attendue en téléchargeant un fichier exemple. Le fichier exemple ne doit contenir que quelques lignes mais toutes les colonnes nécessaires pour l’import. Vérifiez et éditez le format du fichier pour vous assurer que le type de chaque colonne est paramétré correctement : texte, date, nombre entier, etc.
  Par exemple :

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  lastname;firstname;birthdate;email;crmID Smith;Hayden;23/05/1989;hayden.smith@mailtest.com;123456

• Dans la section Fichier à charger, sélectionnez Transférer un nouveau fichier depuis le poste local et laissez le champ vide. A chaque fois qu’un nouveau workflow sera créé à partir de ce modèle, vous pourrez préciser ici le fichier souhaité (tant qu’il correspond à la structure définie).

  Toutes les options sont utilisables, mais il faut modifier le modèle en conséquence. Par exemple, si vous sélectionnez Utiliser le fichier provenant de la transition entrante, vous pouvez ajouter une activité Transfert de fichier avant de récupérer le fichier à importer à partir d’un serveur FTP/SFTP.

  Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent télécharger un fichier contenant les erreurs qui se sont produites pendant un import, cochez l’option Conserver les rejets dans un fichier et indiquez le Nom du fichier.

  

Configurez l’activité Réconciliation. Dans ce contexte, le but de cette activité est d’identifier les données entrantes.

• Dans l’onglet Liens, sélectionnez Créer un élément et définissez un lien entre les données importées et la dimension de ciblage des destinataires (voir Dimensions de ciblage et ressources). Dans cet exemple, le champ personnalisé Identifiant dans le CRM permet de créer la condition de jointure. Utilisez le champ ou la combinaison de champs nécessaire tant que l’identification des enregistrements uniques reste possible.
• Dans l’onglet Identification, laissez l’option Identifier le document de ciblage à partir des données de travail décochée.

Configurez l’activité Segmentation pour récupérer les destinataires réconciliés dans une transition, ainsi que les destinataires qui n’ont pas pu être réconciliés mais qui disposent de suffisamment de données dans une autre transition.

La transition des destinataires réconciliés peut alors être utilisée pour mettre à jour la base de données. La transition des destinataires inconnus peut servir à créer de nouvelles entrées de destinataires dans la base de données si un ensemble d’informations minimum est disponible dans le fichier.

Les destinataires ne pouvant pas être réconciliés et ne disposant pas de suffisamment de données sont sélectionnés dans une transition sortante complémentaire et peuvent être exportés dans un fichier séparé ou tout simplement ignorés.

• Dans l’onglet Général de l’activité, définissez le Type de ressource sur Ressource temporaire et sélectionnez Réconciliation comme ensemble ciblé.

• Dans l’onglet Options avancées, cochez l’option Générer le complémentaire pour voir si des enregistrements n’ont pas pu être intégrés dans la base de données. Le cas échéant, vous pourrez alors appliquer d’autres traitements aux données complémentaires : export de fichier, mise à jour de liste, etc.

• Dans le premier segment de l’onglet Segments, ajoutez une condition de filtrage sur la population entrante pour sélectionner uniquement les enregistrements pour lesquels l’identifiant dans le CRM du profil est différent de 0. De cette manière, les données du fichier réconciliées avec les profils de la base de données sont sélectionnées dans ce sous-ensemble.

  

• Ajoutez un second segment pour sélectionner les enregistrements non réconciliés disposant de suffisamment de données pour être intégrés dans la base de données Par exemple : adresse email, prénom et nom de famille. La valeur de l’identifiant dans le CRM des profils des enregistrements qui ne sont pas réconciliés est égale à 0.

  

• Tous les enregistrement qui ne sont pas sélectionnés dans les deux premiers sous-ensembles sont sélectionnés dans le Complémentaire.

Configurez l’activité Mise à jour de données située après la première transition sortante de l’activité Segmentation paramétrée précédemment.

• Sélectionnez Mise à jour comme Type d’opération, puisque la transition entrante contient uniquement des destinataires déjà présents dans la base de données.

• Dans l’onglet Identification, sélectionnez En utilisant des critères de réconciliation et définissez une clé entre la Dimension à mettre à jour, Profils dans le cas présent, et le lien créé dans l’activité Réconciliation. Dans cet exemple, le champ personnalisé Identifiant dans le CRM est utilisé.

  

• Dans l’onglet Champs à mettre à jour, indiquez les champs de la dimension Profils à mettre à jour avec la valeur de la colonne correspondante du fichier. Si les noms des colonnes du fichier sont identiques ou presque identiques aux noms des champs de la dimension des personnes destinataires, utilisez le bouton baguette magique pour faire correspondre les différents champs automatiquement.

  

  note note
  NOTE
  Si vous envisagez d’envoyer des courriers à ces profils, veillez à inclure une adresse postale, car cette information est indispensable pour l’opérateur de services postaux. Assurez-vous également que la case Adresse renseignée est cochée dans les informations des profils. Pour mettre à jour cette option dans un workflow, ajoutez simplement un élément aux champs à mettre à jour. Spécifiez 1 comme Source et sélectionnez le champ postalAddress/@addrDefined comme Destination. Pour plus d’informations sur les courriers et l’utilisation de l’option Adresse renseignée, consultez ce document.

Configurez l’activité Déduplication située après la transition contenant les profils non réconciliés :

• Dans l’onglet Propriétés, définissez le Type de ressource sur la ressource temporaire générée à partir de l’activité Réconciliation du workflow.

  

• Dans cet exemple, le champ email est utilisé pour trouver les profils uniques. Vous pouvez utiliser n’importe quel champ dont vous êtes sûr qu’il est rempli et qu’il fait partie d’une combinaison unique.

• Sélectionnez une Méthode de déduplication. Dans ce cas, l’application décide automatiquement quels enregistrements conserver en cas de doublons.

Configurez l’activité Mise à jour de données située après l’activité Déduplication paramétrée précédemment.

• Sélectionnez Ajouter uniquement comme Type d’opération, puisque la transition entrante contient uniquement des profils non présents dans la base de données.

• Dans l’onglet Identification, sélectionnez En utilisant des critères de réconciliation et définissez une clé entre la Dimension à mettre à jour, Profils dans le cas présent, et le lien créé dans l’activité Réconciliation. Dans cet exemple, le champ personnalisé Identifiant dans le CRM est utilisé.

  

• Dans l’onglet Champs à mettre à jour, indiquez les champs de la dimension Profils à mettre à jour avec la valeur de la colonne correspondante du fichier. Si les noms des colonnes du fichier sont identiques ou presque identiques aux noms des champs de la dimension des personnes destinataires, utilisez le bouton baguette magique pour faire correspondre les différents champs automatiquement.

  

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  NOTE
  Si vous envisagez d’envoyer des courriers à ces profils, veillez à inclure une adresse postale, car cette information est indispensable pour l’opérateur de services postaux. Assurez-vous également que la case Adresse renseignée est cochée dans les informations des profils. Pour mettre à jour cette option dans un workflow, ajoutez simplement un élément aux champs à mettre à jour. Spécifiez 1 comme Source et sélectionnez le champ [postalAddress/@addrDefined] comme Destination. Pour plus d’informations sur les courriers et l’utilisation de l’option Adresse renseignée, consultez ce document.

Après la troisième transition de l’activité Segmentation, ajoutez une activité Extraction de fichier et une activité Transfert de fichier si vous voulez tracker les données non insérées dans la base de données. Paramétrez ces activités afin d’exporter la colonne dont vous avez besoin et de transférer le fichier sur un serveur FTP ou SFTP, où vous pourrez le récupérer.

Ajoutez une activité Fin et enregistrez le modèle de workflow.