Création et gestion de tâches creating-and-managing-tasks

Adobe Campaign permet de créer des tâches et de gérer leur cycle de vie complet directement au sein de l'application. La mise en œuvre des programmes et des opérations peut être découpée en tâches qui sont assignées à des opérateurs Adobe Campaign ou à des prestataires externes. Ce mode de fonctionnement permet de créer un environnement de collaboration ouvert incluant tous les participants au programme et les intervenants externes.

Les tâches peuvent être créées, visualisées et suivies au niveau de liste des tâches et du tableau de bord d'une opération. Elles peuvent également être visualisées et suivies au niveau des plannings du plan marketing, des programmes et des opérations.

Les tâches sont attachées à des opérations, et peuvent avoir des dépendances, c'est-à-dire des tâches associées. Chaque tâche a un statut, une priorité, une charge estimée et des coûts associés.

Toutes les tâches sont regroupées dans une liste accessible à partir de l'onglet Campagnes. Pour plus d'informations, consultez la section Accéder aux tâches.

Elles peuvent être affichées dans le planning du programme auquel elles appartiennent.

Accéder aux tâches accessing-tasks

Afficher les tâches displaying-tasks

Les tâches sont affichées dans la liste des tâches accessible à partir de l'onglet Campagnes.

Vous pouvez y visualiser toutes les tâches de l'opérateur connecté.

Pour plus d'informations, voir les sections Etat d'exécution d'une tâche et Etat d'avancement d'une tâche.

Filtrer les tâches filtering-tasks

Lorsque vous affichez cette vue, elle est automatiquement filtrée afin de n'afficher que les tâches de l'opérateur. Vous pouvez toutefois filtrer les tâches à partir des champs proposés dans la section supérieure de la fenêtre.

Modifier les tâches editing-tasks

Cliquez sur une tâche pour la modifier.

Créer une nouvelle tâche creating-a-new-task

Pour créer une tâche, cliquez sur le lien Tâches de l'onglet Campagnes et choisissez Créer.

Saisissez au minimum le nom de la tâche et sélectionnez l'opération à laquelle elle est rattachée. Vous devez également indiquer les dates de début et de fin. Ces trois informations sont obligatoires.

Cliquez sur Enregistrer pour créer la tâche.

Vous pouvez également créer une tâche à partir du tableau de bord d'une opération : dans ce cas, elle est automatiquement associée à l'opération à partir de laquelle elle a été créée.

Une fois créée, la tâche est ajoutée dans le calendrier des campagnes et dans la liste des tâches. Pour éditer une tâche, sélectionnez-la dans le planning, ou cliquez sur son nom dans la vue d'ensemble des tâches, et cliquez sur le lien Ouvrir.

Pour la paramétrer, vous devez indiquer :

Il est également possible d'ajouter des validants (voir la section Validants) et des documents référencés (voir la section Documents référencés).

Le cycle de vie d'une tâche est présenté dans la section Cycle de vie.

Responsable et intervenants manager-and-participants

Le responsable de la tâche est le seul opérateur habilité à clore la tâche.

Par défaut, lorsqu'un opérateur Adobe Campaign crée une tâche, elle lui est automatiquement assignée. Vous pouvez toutefois sélectionner un autre opérateur dans le champ Affecté à.

En plus du responsable, vous pouvez indiquer les opérateurs impliqués dans la réalisation de la tâche. Ces opérateurs ne sont pas habilités à clore la tâche. Ils peuvent uniquement valider la partie de la tâche qui leur est assignée.

Ils sont sélectionnés à partir de l'icône Ressources située dans la barre d'outils de la tâche. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez les opérateurs et opératrices concernés.

Cliquez sur Ok puis renseignez le taux d'utilisation : il représente la charge affectée à l'opérateur pour la durée de réalisation de la tâche. Ce taux est indicatif et exprimé en pourcentage.

Par exemple, pour une tâche dont le planning de réalisation est fixé à 10 jours, un opérateur pour lequel le taux d’utilisation est de 50 % sera mobilisé pour la moitié de son temps de travail sur la réalisation de cette tâche, pendant les 10 jours prévus.

Il est également possible de renseigner, pour chaque opérateur ou opératrice, une charge planifiée ainsi qu’une charge réalisée. Ces durées sont également indicatives.

Vous avez la possibilité de définir un rappel qui sera automatiquement envoyé aux opérateurs impliqués dans la réalisation de la tâche, avant la date de fin de la tâche.

Vous pouvez visualiser le profil de l'opérateur Adobe Campaign à partir de l'icône Editer le lien.

Le tableau de bord de l'opérateur permet de consulter sa charge de travail, c'est-à-dire les autres tâches.

Opérateurs validants reviewers

En plus des intervenants, vous pouvez également définir des opérateurs qui valideront la tâche une fois qu'elle aura été close par son responsable. Pour cela, cliquez sur l'option Activer la validation de la tâche, dans la partie inférieure gauche de la fenêtre des Ressources. Il peut s’agir d’un opérateur ou d’une opératrice individuel(le), d’un groupe d’opérateurs ou d’opératrices ou d’une liste d’opérateurs ou d’opératrices.

Pour désigner une liste d’opérateurs ou d’opératrices, cliquez sur le lien Editer… situé à droite du champ désignant le premier validant ou la première validante et ajoutez autant d’opérateurs et d’opératrices supplémentaires que nécessaire, comme dans l’exemple ci-dessous :

Vous pouvez définir un planning de validation pour la tâche, dans la section inférieure de la fenêtre d'édition des validants. Par défaut, les validants ont trois jours à partir de la date de soumission pour valider la tâche. Il est possible de définir un rappel qui sera automatiquement envoyé aux opérateurs concernés avant l'expiration du délai de validation.

La personne responsable de la tâche peut se charger de la validation et ce même si d’autres opérateurs et opératrices ont été déjà été affectés à celle-ci. En l’absence de réviseur ou de réviseuse, les notifications seront adressées à la personne responsable de la tâche. Tous les autres opérateurs et opératrices Adobe Campaign disposant des droits d’Administrateur ou administratrice sont également habilités à valider la tâche. En revanche, ils ne reçoivent pas de notifications.

Documents référencés documents-referenced

Il est possible d'ajouter des documents et des ressources marketing à une tâche (pour plus d'informations, voir la section Gérer les ressources marketing). Pour ce faire, ouvrez la tâche et cliquez sur l'icône Documents dans la barre d'outils de la tâche.

Cliquez sur Ajouter et sélectionnez le document que vous souhaitez attacher à votre tâche. Faites de même pour les ressources marketing.

Les documents référencés apparaîtront dans les notifications envoyées aux différents opérateurs impliqués dans la tâche, ainsi que dans le tableau de bord de la tâche.

Planning d'exécution execution-schedule

La période de validité de la tâche est indiquée dans les champs Début et Fin. La charge planifiée exprime la charge de travail à réaliser durant cette période. Elle est exprimée en jours ou en heures.

De plus, le champ Charge réalisée, exprimé également en jours ou en heures, permet de mettre à jour manuellement l'état d'avancement de la charge de travail par rapport à la charge planifiée.

L'Etat d'avancement de la tâche, exprimé en pourcentage, est mis à jour automatiquement en fonction du travail réalisé par les différents opérateurs impliqués dans la tâche. Il peut cependant être saisi manuellement.

Cette information est visualisable dans le tableau de bord de la tâche.

Elle est également affichée dans celui de l'opération.

Si la date de fin du planning de réalisation de la tâche est atteinte et que la tâche n'est pas terminée, la tâche sera En retard. Un message d'avertissement sera également affiché pour alerter les opérateurs.

Pour plus d'informations, voir la section Etat d'avancement d'une tâche.

Dépenses et revenus expenses-and-revenues

Pour chaque tâche, vous pouvez définir les dépenses liées et les revenus prévisionnels. Ils seront calculés puis consolidés au niveau de l'opération à laquelle est rattachée la tâche.

Pour indiquer ces informations, cliquez sur l'icône Dépenses et revenus située dans la barre d'outils de la tâche.

Par défaut, le budget imputé est celui de l'opération à laquelle est rattachée la tâche. Il est affiché dans le détail de la tâche.

Vous pouvez également définir à partir de cette fenêtre les objectifs à réaliser. Les objectifs correspondent aux revenus prévisionnels de la tâche.

Prestataires service-providers

Un prestataire externe peut être impliqué dans la gestion de la tâche.

Pour cela, éditez les propriétés de la tâche et sélectionnez le prestataire concerné. Les postes de coûts associés au prestataire sont automatiquement listés dans la section centrale de la fenêtre.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Créer un prestataire et ses postes de coûts.

Sélectionnez les postes de coûts afférents à la réalisation de la tâche. Pour cela, choisissez le type de coût et ajoutez éventuellement un montant à surcharger.

Lorsqu'un prestataire est sélectionné, il est affiché dans le tableau de bord de la tâche :

Tâches en retard late-tasks

Une tâche est en retard si elle a atteint sa date de fin alors qu'elle n'a pas le statut Terminée. Par défaut, aucun opérateur n'est alerté si une tâche est en retard. Vous pouvez paramétrer l'envoi d'un email d'alerte : vous pouvez notifier n'importe quel opérateur, même s'il n'est pas responsable, validant ou ressource de la tâche.

Dans la boîte Ressources, choisissez l'opérateur désiré dans le champ Assignation. Pour notifier plusieurs personnes, sélectionnez un groupe d'opérateurs.

Notifications initiales initial-notifications

Lorsque vous créez ou modifiez une tâche dont la date de début se situe dans le futur, Adobe Campaign vous propose d'envoyer un email au responsable de la tâche pour lui signaler le début de celle-ci.

Cependant, si la tâche que vous êtes en train de créer est éloignée dans le temps, il peut être préférable de programmer l'envoi de l'email de notification un peu avant le début de la tâche. Par exemple, si la tâche ne commence que dans 1 mois, vous pouvez faire en sorte que le responsable de la tâche soit notifié une semaine avant le début de celle-ci.

Pour programmer une notification, dans la boîte Ressources, utilisez le champ Notification initiale.

Si vous avez programmé une notification, lorsque vous enregistrez la tâche, Adobe Campaign vous proposera quand même d'envoyer une notification immédiatement. Si vous choisissez de l'envoyer, celle-ci ne remplacera pas la notification programmée.

Tâche liée à un programme task-linked-to-a-program

Vous pouvez créer des tâches directement au niveau d'un programme pour gérer les actions qui relèvent de l'organisation globale de celui-ci et non d'une opération particulière (par exemple, une réunion pour discuter du thème des prochaines opérations au sein du programme). La tâche apparaîtra dans le planning du programme.

Pour créer une tâche directement rattachée à un programme :

Disponibilité des opérateurs operator-availability

Dans le tableau de bord de la tâche, une icône en regard du nom de l’opérateur indique qu’il est déjà en train de travailler sur une autre tâche ou un autre événement pendant la période couverte par la tâche. La tâche dont l’opérateur est responsable ou à laquelle il participe apparaît dans le champ Affecté à ou dans la zone Ressources de la tâche.

Tâche dans un workflow task-in-a-workflow

Utiliser un élément Tâche dans un workflow d'opération permet de définir deux scénarios en fonction de si la tâche est validée ou non.

Dans les workflows d'opération, l'activité Tâche se trouve dans l'onglet Ordonnancement.

Types de tâches types-of-task

Lorsque vous créez des tâches depuis une opération, vous pouvez créer des tâches spécifiques. Le type de tâche est défini dans le modèle sélectionné.

Les tâches suivantes peuvent être planifiées :

Tâche de contrôle control-tasks

Une tâche de type Tâche de contrôle est attachée à la validation d'une diffusion : validation du ciblage, du contenu, du fichier d'extraction, du budget ou du BAT.

Une fois créée, la tâche est ajoutée dans le tableau de bord de l'opération.

Vous pouvez alors l'éditer et en préciser les paramètres.

Tâche de création de ressource marketing marketing-resource-creation-task

Une tâche de création de ressource marketing peut être utilisée pour gérer la création et la publication d'une ressource marketing. Si vous gérez une ressource via une tâche et non uniquement via la ressource elle-même, vous pouvez :

Interaction entre la tâche et sa ressource associée interaction-between-the-task-and-its-linked-resource

La tâche de création d'une ressource marketing interagit avec la ressource qui lui est associée. Ainsi :

Paramétrer une tâche de création de ressource marketing configuring-a-marketing-resource-creation-task

La personne qui vérifie la tâche n’est pas nécessairement la même personne que celle qui vérifie le contenu défini dans la ressource. Cependant, si l’option Publier la ressource marketing est cochée (voir ci-dessous), la personne chargée de la révision de la tâche est autorisée à valider le contenu de la ressource, puisque terminer la tâche valide automatiquement la ressource (ou, si aucune personne n’est définie pour réviser la tâche, la personne responsable de la tâche).

Dans le champ Ressource marketing, définissez la ressource que vous voulez gérer via cette tâche. Vous pouvez :

L'option Publier la ressource marketing permet d'automatiser la publication d'une ressource : lorsque la tâche est Terminée, l'état de la ressource passe automatiquement à Publiée, même si elle n'avait pas été soumise à validation ni validée,y compris si le validant qui termine la tâche n'est pas le validant de contenu défini dans la ressource.

Le bouton Publier la ressource est rendu disponible et le réviseur de la publication de la ressource reçoit une notification par e-mail pour l’informer qu’elle est prête à être publiée. Sous l’onglet Modifier > Tracking, les options de révision et de publication par le réviseur de la tâche deviennent visibles. Si un workflow de post-traitement des ressources a été défini, il est exécuté maintenant.

Tâche de groupement grouping-task

La tâche de type Tâche de groupement permet de regrouper plusieurs tâches et de synchroniser la gestion de leur état d'avancement et de leur validation.

Les tâches de groupement n'ont ni dépenses ni ressources associées.

Vous pouvez voir toutes les tâches groupées à une tâche de groupement dans le tableau de bord de celle-ci. Cela vous permet de filtrer la liste des tâches afin de ne voir que les tâches qui vous intéressent.

Les tâches de groupement comprennent un lien permettant de créer rapidement une tâche groupée.

Pour créer une tâche groupée à partir d'une tâche de groupement, dans le tableau de bord de l'opération, cliquez sur le nom de la tâche de groupement pour afficher sa description, puis cliquez sur Ajouter une tâche.

Cependant, si vous avez déjà créé une tâche que vous voulez rattacher à une tâche de groupement, vous pouvez toujours le faire via le champ Regroupé à de la boîte Propriétés de la tâche à grouper.

Tâche de notification notification-task

Les tâches de notification permettent de programmer l'envoi d'emails (à un opérateur, un groupe d'opérateurs, un prestataire, etc.). Vous pouvez ainsi programmer des rappels, par exemple pour alerter une personne qu'une opération finit bientôt, ou bien envoyer des documents avant le début de l'opération pour permettre à des opérateurs de la préparer. Ainsi, vous gardez la trace de ces communications dans votre opération ou votre programme et vous avez une meilleure visibilité sur les actions réalisées.

Cycle de vie life-cycle

Les tâches de notification ne font pas l'objet d'une validation. Leur cycle de vie est donc plus simple que celui d'une tâche standard :

Une tâche de notification peut avoir les états suivants :

Configuration configuration

Lors de sa création, les éléments suivants doivent être renseignés dans la tâche :

Vous pouvez ajouter une pièce jointe à la tâche et à l’e-mail de notification. Pour ce faire, cliquez sur l’icône Documents dans la barre d’outils située dans le coin supérieur droit.

Cycle de vie life-cycle-1

Liens entre les tâches links-between-tasks

Le bouton Propriétés de chaque tâche permet de définir les liens entre les tâches d'une campagne. Il est possible de fractionner ces tâches en sous-tâches à l'aide d'un regroupement (voir la section Tâches liées) ou de définir des dépendances entre les tâches (voir la sectionTâches de groupement).

Tâches liées linked-tasks

Utilisez le champ Tâche liée pour associer des tâches à une tâche de groupement. Pour plus d'informations, consultez la section Types de tâches.

Dans l'exemple suivant, la validation des ciblages est découpée en quatre sous-tâches.

Chaque sous-tâche est une tâche standard, liée à la tâche principale.

Tâches de groupement grouping-tasks

Utilisez le champ Regroupé à pour faire dépendre la réalisation d'une tâche de la réalisation d'une autre tâche.

La dépendance entre les tâches est matérialisée par des flèches dans le tableau de bord de l'opération.

Dans le cas de tâches groupées, Adobe Campaign attribue automatiquement la date de fin de la tâche parent comme date de début de la tâche enfant. Par exemple, si une tâche Créer une invitation se termine le 15 octobre à 15h30, la tâche enfant Envoyer un email d'invitation démarre le 15 octobre à 15h30.

De plus, si vous retardez la fin d'une tâche parent, certaines de ses tâches enfants peuvent être décalées : il s'agit des tâches enfants dont le statut est Planifié et dont la date de début est antérieure à la nouvelle date de fin de la tâche parent. La durée de la tâche enfant reste la même. Si la date de début d'une tâche enfant est postérieure à la nouvelle date de fin de la tâche parent, alors la tâche enfant n'est pas décalée.

Exemple

Une tâche parent planifiée pour finir le mardi 9 octobre à 17h a 2 tâches enfants, la tâche A et la tâche B. La tâche A est planifiée pour commencer le 10 octobre à 14h et la tâche B, planifiée pour commencer le 12 octobre à 8h.

On décale la tâche parent : elle finit maintenant le 11 octobre à 13h. Seule la tâche A est décalée pour commencer le 11 octobre à 13h.

Statut d'exécution d'une tâche execution-status-of-a-task

Les statuts des tâches sont visualisables dans la vue d'ensemble des tâches. Le statut de réalisation d'une tâche est mis à jour automatiquement en fonction des actions des opérateurs.

Une tâche peut être : Planifiée, En cours, Terminée, Annulée, En attente de validation ou Refusée.

Statut d'avancement d'une tâche progress-status-of-a-task

En plus de son statut d'exécution, une tâche peut être associée à un état d'avancement : En retard, A valider, A faire aujourd'hui ou A faire cette semaine. Ces informations sont automatiquement renseignées en fonction du planning de réalisation de la tâche.

Vous pouvez filtrer la liste des tâches par Statut de réalisation de la tâche ou Etat d'avancement de la tâche.

Pour plus d'informations, consultez la section Accéder aux tâches.

Cycle de vie complet d'une tâche complete-task-life-cycle

Voici les différentes étapes du cycle de vie complet d'une tâche pour laquelle le responsable a défini des intervenants et des validants.