Automatisation des workflows juridiques

Dans le meilleur des cas, les conditions du contrat sont acceptées sans aucune modification. Toutefois, il arrive souvent que les accords nécessitent une personnalisation, qui nécessite ensuite un examen juridique. Les révisions juridiques entraînent des coûts importants et ralentissent le processus de mise en oeuvre des termes du contrat. L’utilisation de modèles prédéfinis, qui changent en fonction de la langue approuvée, aide les équipes juridiques à gérer et à exécuter les conditions des accords en toute sécurité.

Ce tutoriel utilise un accord juridique qui varie d’un état à l’autre. Pour remédier à ces variations, un modèle d’accord avec des sections conditionnelles est créé. Ces sections ne sont incluses que lorsque certains critères sont remplis. Le document généré peut être un document Word ou un document PDF. Vous pouvez également découvrir comment sécuriser votre document à l’aide de l’API Adobe PDF Services ou d’Acrobat Sign.

Obtenir des informations

Commencez par vous inscrire aux informations d’identification gratuites des services Adobe PDF :

Vos données

Dans ce scénario, les informations sont transmises pour aider à générer le document et indiquer si certaines sections doivent être incluses ou non :

{
    "customer": {
        "name": "Home Services Company",
        "street": "123 Any Street",
        "city": "Anywhere",
        "state": "CA",
        "zip": "12345",
        "country":"USA",
        "signer": {
            "email": "johnnyechostone@gmail.com",
            "firstName": "John",
            "lastName": "Echostone"
        }
    },
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        "signer": {
            "email": "maryburostone@gmail.com",
            "firstName": "Mary",
            "lastName": "Burostone"
        }
    },
    "conditions": {
        "includeGeneralTerms": true,
        "includeConsumerDiscloure": true
    }
}

Dans les données, il y a des informations sur le client, son nom, qui signe, dans quel état il se trouve, et ainsi de suite. En outre, il existe des sections pour obtenir des informations sur la société qui génère l’accord et des indicateurs de condition utilisés pour inclure certaines sections de l’accord.

Ajout de balises de base au document

Ce scénario utilise un document relatif aux conditions générales, qui peut être téléchargé ici.

Accédez à l’onglet Baliseur de génération de document pour placer des balises dans le document.

Insérer le nom de la société

Une balise appelée est alors placée {{company.name}} car la balise se trouve sous ce chemin dans le fichier JSON.

{
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        ...
    }
    ...
}

Répétez ensuite cette étape dans la section d'ouverture du texte CUSTOMER. Répéter étapes 1 à 4, en remplaçant CLIENT par "nom" sous client. La sortie doit être {{customer.name}}, ce qui indique que le texte provient du dessous de l'objet client.

L’API Adobe Document Generation vous permet également d’inclure des balises dans vos en-têtes et pieds de page, ainsi qu’à l’extrémité où les titres des signatures doivent être placés.

Répétez ce processus avec étapes 1 à 4 pour le texte SOCIÉTÉ et CLIENT dans le pied de page.

Enfin, vous devez répétez les étapes 1 à 4. pour remplacer PRÉNOM et NOM sous la section Client de la page de signature par les étiquettes pour {{customer.signer.firstName}} et {{customer.signer.lastName}} respectivement. Ne vous inquiétez pas si la balise est longue et passe à la ligne suivante, car la balise est remplacée lors de la génération du document.

Le début de votre document et le pied de page doivent ressembler à ceci :

Maintenant que vos balises sont placées dans le document, vous êtes prêt à prévisualiser votre accord généré.

Aperçu du document généré

Directement dans Microsoft Word, vous pouvez prévisualiser votre document généré à partir des exemples de données JSON.

Ajout de conditions pour chaque état

Dans cette section suivante, vous ne définissez que certaines sections à inclure en fonction de certains critères de données d'entrée. Dans l'exemple de document, les sections 4 et 5 concernent uniquement un état spécifique. Dans ce scénario, seules les conditions spécifiques à l’état doivent être incluses lorsqu’un client réside dans cet état. En outre, la numérotation dans Microsoft Word ne doit pas inclure cette section si elle est supprimée. Utilisez la fonction de contenu conditionnel de l’API de génération de document pour baliser cela.

La section est maintenant entourée de balises appelées balises de section conditionnelle. Lorsque vous avez ajouté des balises, il se peut qu’il ait ajouté la balise de section conditionnelle sous la forme d’une ligne numérotée. Vous pouvez le supprimer en plaçant un retour arrière avant la balise. Dans le cas contraire, la balise est numérotée comme si elle n'existait pas lors de la génération du document. La section qui est conditionnelle se termine par le {% end-section %} Balise.

Répétez les étapes 1 à 7 pour le Washington Disclosure , en remplaçant la CA valeur avec WA pour indiquer que la section n'est affichée que si l'état du client est Washington.

Test avec des sections conditionnelles

Une fois vos sections conditionnelles en place, vous pouvez prévisualiser votre document en sélectionnant Générer le document.

Lorsque vous générez votre document, notez que la section incluse est uniquement celle qui répond aux critères de données. Dans l’exemple ci-dessous, l’état étant égal à CA, seule la section Californie est incluse.

Un autre changement notable est que la numérotation pour la section suivante, Utilisation des Services et des Logiciels, porte le numéro 5. Cela signifie que lorsque la section Washington est omise, la numérotation continue.

Pour vérifier si le modèle se comporte correctement lorsque le client se trouve dans l’État de Washington plutôt que en Californie, modifiez les données d’exemple du modèle :

Notez que le document inclut uniquement la section État de Washington.

Ajout d’une phrase conditionnelle

Comme les sections conditionnelles, vous pouvez également avoir des phrases spécifiques qui sont incluses lorsque certaines conditions sont remplies. Pour cet exemple, la politique de retour est différente entre la Californie et Washington.

Bien que le nom de la balise soit le même, la principale différence entre les expressions et les sections réside dans le fait qu’une expression ne comporte pas de nouvelles lignes. L'étiquette de condition-section et l'étiquette de fin-section doivent se trouver dans le même paragraphe.

Ajout de balises pour Acrobat Sign

Acrobat Sign vous permet d’envoyer des accords pour signature ou de les intégrer à une expérience web pour qu’une personne puisse les consulter et les signer facilement. L’Adobe du marqueur de génération de document dans Microsoft Word vous permet de pré-baliser facilement les documents avant leur envoi avec Acrobat Sign, afin que les signatures soient toujours placées au bon endroit. Dans ce scénario, deux signataires ont besoin d’un emplacement pour signer et dater le document.

Un champ de signature est alors placé à l’endroit où le premier signataire doit signer.

Ensuite, placez un champ de données pour le signataire qui le remplit automatiquement lorsqu’il signe.

La balise Date placée est assez longue : {{Date 3_es_:signer1:date:format(mm/dd/yyyy):font(size=Auto)}}. La balise de texte Acrobat Sign doit rester sur la même ligne, ce qui est différent des balises de génération de document. La :format() et font() sont facultatifs, donc pour ce scénario, nous pouvons raccourcir la balise à {{Date 3_es_:signer1:date}}.

Répétez les étapes ci-dessus pour Signature de la société s'affiche. Dans ce cas, vous devez remplacer le champ Destinataires par Signer-2, sinon tous les champs de signature sont affectés à la même personne.

Génération de votre accord

Vous avez maintenant balisé votre document et vous êtes prêt. Dans cette section suivante, découvrez comment générer un document à l’aide des exemples d’API de génération de document pour Node.js. Ces exemples fonctionnent dans toutes les langues.

Ouvrez le fichier pdfservices-node-sdk-samples-master que vous avez téléchargé lors de l’enregistrement de vos informations d’identification. Ces fichiers incluent les fichiers pdfservices-api-credentials.json et private.key.

Le fichier de sortie se trouve dans le dossier /output avec le document généré correctement.

Vous pouvez modifier le format en modifiant la ligne ci-dessous. Le format DOCX est utile si ce document doit être envoyé pour modification dans Word ou pour révision de contrat.

PDF:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge,
documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

Word:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.DOCX);

Vous devez également remplacer le nom du fichier de sortie par .pdf ou .docx pour le format de sortie PDF ou DOCX respectivement :

var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".docx");

Envoyer l’accord pour signature

Adobe Acrobat Sign permet d’envoyer des accords à un ou plusieurs destinataires pour qu’ils puissent consulter et signer des documents. En plus d’une expérience utilisateur conviviale pour envoyer un document pour signature, des API REST sont disponibles pour prendre Word, PDF, HTML et autres formats et les envoyer pour signature.

L’exemple ci-dessous explique comment utiliser la page de documentation de l’API REST pour prendre le document généré précédemment et l’envoyer pour signature. Découvrez d’abord comment procéder via l’interface web d’Acrobat Sign, puis comment procéder avec l’API REST.

Obtenir un compte Acrobat Sign

Si vous ne disposez pas d’un compte Acrobat Sign, créez-en un et consultez la documentation ici, puis sélectionnez Inscription au compte développeur. Vous êtes invité à remplir un formulaire et à recevoir un e-mail de vérification. Une fois que vous avez fait cela, vous êtes dirigé vers un site Web pour définir votre mot de passe et votre compte où vous pouvez ensuite vous connecter à Acrobat Sign.

Envoyer un accord à partir de l’interface web

Un e-mail est envoyé au signataire suivant. Répétez les étapes 9 à 16 pour afficher et signer le document pour le deuxième signataire.

Une fois l’accord complété, une copie signée de l’accord est envoyée par e-mail à chacune des parties. En outre, un accord signé peut être récupéré depuis l’interface web d’Acrobat Sign dans le Gérer s'affiche.

Apprenez ensuite à effectuer le même scénario via la documentation de l’API REST.

Obtenir des informations

Un jeton de porteur est ensuite ajouté au Autorisation .

Pour en savoir plus sur la création d’un jeton d’autorisation pour Acrobat Sign, suivez la procédure ci-dessous ici.

Chargement d’un document temporaire

Dans la mesure où le jeton d’autorisation est ajouté à partir des étapes précédentes, vous devez télécharger un document pour effectuer l’appel d’API :

La transientDocumentId est utilisé pour référencer un document qui est temporairement stocké dans Acrobat Sign afin qu’il puisse être référencé dans les appels API suivants.

Envoi pour signature

Une fois un document chargé, vous devez envoyer l’accord pour signature.

API d’accords POST renvoie un ID pour l’accord. Pour obtenir un modèle pour le schéma de modèle JSON, sélectionnez Schéma de modèle minimal. Une liste complète des paramètres est disponible dans le Schéma de modèle complet s'affiche.

Vérifier le statut de l’accord

Une fois que vous disposez d’un ID d’accord, vous pouvez envoyer un état d’accord.

Vous avez maintenant des informations sur cet accord.

{
    "id": "CBJCHBCAABAAc6LyP4SVuKXP_pNstzIzyripanRdz4IB",
    "name": "Terms and Conditions",
    "groupId": "CBJCHBCAABAAoyMb1yIgczAGhBuJeHf99mglPtM7ElEu",
    "type": "AGREEMENT",
    "participantSetsInfo": [
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAzZE-IcHHkt05-AVbxas4Jz7DUl3oEBO6",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+customer@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAyWgMMReqbxUFM7ctI5xz16c2kOmEy-IQ",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      },
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAaRHz3gY2W0w5n_6pj1GMMuZAfhBihc1j",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+company@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAOZQwjPwJXFiX8YDKPYtzMpftsmxYrIo9",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      }
    ],
    "senderEmail": "adobesigndemo+new@outlook.com",
    "createdDate": "2022-03-22T02:59:36Z",
    "lastEventDate": "2022-03-22T02:59:41Z",
    "signatureType": "ESIGN",
    "locale": "en_US",
    "status": "OUT_FOR_SIGNATURE",
    "documentVisibilityEnabled": true,
    "hasFormFieldData": false,
    "hasSignerIdentityReport": false,
    "documentRetentionApplied": false
  }

La méthode la plus efficace pour obtenir des notifications lorsque des mises à jour sont modifiées est via Webhooks, sur lequel vous pouvez en savoir plus [ici] (https://opensource.adobe.com/acrobat-sign/developer_guide/webhookapis.html.

Stocker un document signé

Une fois le document signé, il peut être récupéré à l’aide du fichier GET /agreements/combinedDocument.

Des paramètres supplémentaires pour joindre un rapport d'audit ou des documents d'accompagnement peuvent être définis à l'aide des paramètres attachSupportDocuments et attachAuditReport.

Dans le Corps de réponse, il peut ensuite être téléchargé sur votre ordinateur et stocké où vous le souhaitez.

Autres options

Outre la génération d’un document et son envoi pour signature, des actions supplémentaires sont disponibles.

Par exemple, si le document n’a pas de signature, l’API Adobe PDF Services offre de nombreuses façons de transformer des documents après la génération de l’accord, telles que :

En outre, Acrobat Sign offre plusieurs fonctions supplémentaires telles que :

Apprentissage ultérieur

Vous souhaitez en savoir plus ? Jetez un oeil à quelques autres façons d'utiliser Adobe Acrobat Services: