Guía ejecutiva para el éxito con Adobe Workfront
Transformar el trabajo en la era digital no es tarea fácil. Tu equipo estará trabajando intensamente en los aspectos clave para personalizar tu instancia de Workfront y alinearla con vuestros procesos actuales y vuestras metas futuras. Puedes ayudarles a tener éxito ofreciéndoles tu orientación y apoyo. Ahí es donde entra en juego este documento.
Crees que el trabajo debe tener sentido. Nosotros también. Gracias por confiar en nosotros para ayudarte a alcanzar el éxito.
El contenido de las próximas páginas se ha creado especialmente para ti, la persona responsable de liderar el uso de Workfront y de obtener valor de esa decisión. Encontrarás orientación y consejos concretos para empezar con buen pie en tu camino hacia la implantación de una gestión del trabajo eficaz.
Empecemos.
Comparte tu visión
Uno de los papeles más importantes en el éxito de la implantación de Adobe Workfront es comunicar el motivo.
¿Por qué decidiste adquirir Workfront? ¿Qué resultados esperas obtener?
Cuando el equipo conoce el objetivo principal, esto orienta muchas de sus decisiones de implementación y, posteriormente, su adopción y uso.
La comunicación debe ser sencilla y periódica. Asegúrate de que transmita a las personas usuarias, equipos y departamentos cuáles son los objetivos y los resultados esperados de la implementación de Workfront, cómo se beneficiarán las personas y por qué es importante no solo para ti, sino para toda la organización. Estas acciones de comunicación generan conciencia entre las personas usuarias y proporcionan el marco necesario para conectar el trabajo con la estrategia. Garantizar una comprensión compartida en el equipo sobre cómo Workfront apoya la visión y misión globales de la organización es fundamental para el éxito.
_______________________________
ACCIÓN: Crear de dos a cuatro frases sobre «Por qué Workfront» y comunicarlas en las reuniones de departamento y de equipo. Compártelas con tus compañeros y personas a tu cargo. Refuérzalo de forma periódica.
_______________________________
Ejemplos para empezar:
- «Nuestra organización ha invertido en Adobe Workfront para gestionar solicitudes empresariales mediante formularios de entrada y asignaciones de proyectos, además de validar los datos de las personas empleadas con el fin de aumentar la eficiencia operativa y minimizar redundancias entre equipos mediante automatizaciones inteligentes».
- «Nuestra organización planea transformar los procesos de marketing con la meta de acelerar la entrega creativa utilizando Adobe Workfront. Al redefinir la estrategia de interacción digital a través de nuestra colaboración con Adobe, podríamos aumentar los ingresos hasta en 1 000 millones de dólares».
- «Al adoptar metodologías Lean y utilizar Adobe Workfront para reducir el uso de papel y conectar equipos aislados, transformamos continuamente los procesos manuales en formas de trabajo más eficientes y productivas. Nuestra meta es reducir el tiempo del proceso de evaluación ergonómica de semanas a horas, mejorar la capacidad del área de compras para cumplir los acuerdos de nivel de servicio en un 500 % e incrementar la eficiencia del marketing entre un 15 y un 20 %».
Los recursos humanos adecuados
Los clientes más exitosos de Adobe Workfront cuentan con al menos una persona con sólida experiencia como administrador/a del sistema. Recomendamos que esta persona se dedique a tiempo completo a esta función. ¿Por qué? Ser administrador/a del sistema no solo implica el mantenimiento técnico continuo de la aplicación, sino también facilitar el ecosistema de personas, procesos y tecnología para lograr la excelencia operativa. Su función incluye, entre otras tareas:
- Optimización continua de la aplicación
- Participar o liderar el Comité de Gobernanza (ver la siguiente sección)
- Reiterar periódicamente el objetivo de utilizar una aplicación de gestión del trabajo
- Incorporar nuevos equipos o grupos en Workfront
- Fomentar (o exigir) la formación y el desarrollo de los usuarios finales
_______________________________
ACCIÓN: Identificar a una persona empleada actual para que sea el/la administrador/a del sistema Workfront a tiempo completo. Enviarla a la clase de formación Boot Camp para administradores/as del sistema Workfront para prepararla para el éxito en su nueva función.
CONSEJO: Las personas administradoras del sistema exitosas suelen tener curiosidad natural y ganas de aprender y conectar. La experiencia previa en gestión de proyectos o el conocimiento de flujos de procesos es muy útil, aunque no imprescindible. Asegúrate de comunicar tu estrategia a largo plazo a la persona administradora del sistema y mantenerla informada de cualquier cambio a medida que avance el tiempo.
_______________________________
Excelencia operativa
Contar con un grupo de trabajo transversal, o «comité de gobernanza», para tu solución de gestión del trabajo Workfront de Adobe es fundamental para el éxito.
Cuando todos los equipos siguen el mismo conjunto de estándares, se logra la excelencia operativa y se obtienen informes de gestión del trabajo interdepartamentales realmente valiosos. Estos estándares los define el comité de gobernanza, en el que todas las personas tienen voz, comprenden las iniciativas estratégicas de la empresa y pueden contribuir al logro de objetivos comunes.
Normalmente, el comité está formado por:
- Administradores del sistema Workfront
- Administradores de grupo Workfront
- Personas usuarias avanzadas de Workfront
- ‘Champions’ departamentales responsables de ejecutar la estrategia
A cada miembro del comité se le debe asignar un rol y responsabilidades que ayuden a supervisar prácticas clave de infraestructura como la comunicación, la formación, la mejora de procesos o la elaboración de informes.
_______________________________
ACCIÓN: Pregunta a la persona responsable o ‘champion’ interna de Workfront por sus planes para crear y mantener un comité de gobernanza. Refuerza tu apoyo a este concepto y solicita asistir a una reunión del comité para compartir tu visión (el «por qué») del éxito en la gestión del trabajo en tu organización.
CONSEJO: Te animamos a elegir un nombre creativo para tu comité de gobernanza. Aquí tienes algunas ideas de nuestros clientes:
- Equipo central Workfront
- Champions de Workfront
- La guarida del león
_______________________________
Tu papel en el éxito
Una de las claves para obtener el máximo valor de tu inversión en Adobe Workfront depende de ti. El verdadero valor de cualquier sistema de gestión del trabajo está en los datos y los conocimientos que aporta. Cuando, como líder, empiezas a utilizar esos datos de forma habitual, tu equipo percibe el valor de usar Workfront de manera regular. Es entonces cuando el ciclo realmente se acelera: cuantas más aportaciones, más conocimientos se generan.
El uso que hagas de los datos de Workfront también fomenta la implicación y satisfacción del personal. Cuando los integrantes del equipo comprenden cómo su trabajo contribuye a las iniciativas estratégicas de la empresa, se sienten más comprometidos y conectados.
_______________________________
ACCIÓN: Destaca los datos generados por Workfront y celebra los logros en las reuniones de personal y de equipo. Anima a los responsables de tu equipo a hacer lo mismo en sus propias reuniones de equipo y en las reuniones individuales.
_______________________________
Estás en buena compañía
«Muchas organizaciones de marketing siguen trabajando en silos, como hacíamos antes, así que es fundamental contar con informes y visibilidad en un lugar centralizado. Workfront nos ofrece una única fuente de información veraz.»- Paul Tasker, VP Marketing Operations en Sage
«Workfront elimina las hojas de cálculo compartidas y el envío por correo electrónico de informes diarios sobre la disponibilidad de recursos, lo que suponía unas 20 horas semanales o 1 000 horas al año para varias oficinas.»
- Graham Johnson, EVP, Chief Product Officer en FCB Health
Tu papel en el éxito
Uno de los factores clave para obtener el máximo valor de tu inversión en Adobe es establecer una base técnica y organizativa común. Garantizar que todas las áreas de la organización trabajen con una estrategia y un propósito comunes es fundamental para el éxito.
También comprendemos que liderar en tiempos de cambio puede resultar desafiante para las personas líderes transformadoras. El proceso implica varios pasos críticos: comunicar la visión, lograr la adhesión, capacitar a las personas en nuevas tecnologías e incorporar nuevas formas de trabajo.
Si necesitas una orientación más detallada sobre cómo gestionar los aspectos humanos del cambio, consulta nuestra guía sobre aspectos esenciales de la administración de cambios para el éxito. Este recurso ofrece información valiosa, estrategias prácticas e incluso un kit de herramientas para el cambio que te ayudará a comprender el ámbito y la complejidad de la transformación organizativa.