Guía para alcanzar el éxito empresarial con Adobe Workfront
Transformar el trabajo en la era digital no es tarea fácil. Su equipo trabajará duro para personalizar su instancia de Workfront y alinearla con sus procesos actuales y sus próximos objetivos. Puede ayudarles a tener éxito ofreciéndoles su guía y apoyo. Ahí es donde entra en juego este documento.
Tiene claro que el trabajo es importante. Nosotros también. Gracias por confiar en nosotros para ayudarle a tener éxito.
El contenido de las siguientes páginas se ha creado especialmente para los líderes empresariales responsables de decidir si usar Workfront y de ver el valor de esa decisión. Encontrará orientación y consejos específicos para ayudarle a empezar con firmeza el proceso de creación de una práctica de gestión de trabajo.
¡Empecemos!
Comparta su visión
Una de las funciones más importantes que debe desempeñar para garantizar un despliegue correcto de Adobe Workfront es comunicar el por qué.
¿Por qué ha decidido adquirir Workfront? ¿Qué resultados prevé?
Cuando su equipo conozca el objetivo principal, le servirá como guía en muchas de sus decisiones de implementación y, más adelante, para su adopción y uso.
La mensajería debe ser sencilla y debe salir con un ritmo regular. Asegúrese de que comunica a los usuarios, equipos y departamentos cuáles son las metas y los resultados esperados de la implementación de Workfront, cómo se beneficiarán las personas, y por qué es importante no solo para usted sino para toda la organización. Estos esfuerzos de comunicación sensibilizan a los usuarios y permiten crear un plan para relacionar el trabajo con la estrategia, lo que garantiza un entendimiento compartido en el equipo sobre cómo el apoyo de Workfront a la visión general y la misión de la organización es clave para el éxito.
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ACCIÓN: cree de dos a cuatro frases sobre “Por qué elegir Workfront” y compártalas durante las reuniones departamentales y de personal. Coméntelas también con sus homólogos y sus subordinados directos. Refuércelas periódicamente.
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Ejemplos de cómo empezar:
- “Nuestra organización ha invertido en Adobe Workfront para administrar solicitudes basadas en empleadores a través de aceptaciones y asignaciones de proyectos, y validar los datos de los empleados para aumentar la eficiencia operativa y minimizar las redundancias entre equipos mediante automatizaciones inteligentes”.
- “Nuestra organización tiene previsto transformar nuestros procesos de marketing con el objetivo de acelerar la entrega creativa mediante Adobe Workfront. Al cambiar la estrategia de compromiso digital gracias a nuestra colaboración con Adobe, podremos aumentar los ingresos en hasta 1000 millones de dólares”.
- “La adopción de metodologías optimizadas y el uso de Adobe Workfront para reducir el papel y conectar equipos en silos nos permite transformar continuamente los procesos manuales en formas más eficientes y productivas de trabajar. Nuestro objetivo es reducir el tiempo del proceso de evaluación ergonómica de semanas a horas, mejorar la capacidad de las compras para cumplir los acuerdos de nivel de servicio en un 500 % y aumentar la eficiencia del marketing en un 15-20 %”.
Recursos adecuados para las personas
Los clientes de Adobe Workfront de mayor éxito tienen al menos un administrador del sistema de confianza. Recomendamos que esta persona se dedique a tiempo completo a esta función. ¿Por qué? Ser administrador del sistema no solo implica encargarse del mantenimiento técnico continuo de la aplicación, sino también facilitar el ecosistema de personas, procesos y tecnología para permitir la excelencia operativa. Su función incluye, entre otras responsabilidades:
- Optimizar la aplicación de manera continua
- Participar en el comité de gobernanza o encargarse de él (véase la sección siguiente)
- Reiterar periódicamente el objetivo de utilizar una aplicación de administración de trabajo
- Incorporar nuevos equipos o grupos en Workfront
- Fomentar (o exigir) la formación y capacitación de usuarios finales
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ACCIÓN: Elija a uno de sus empleados actuales para que sea el administrador del sistema de Workfront a tiempo completo. Envíelo a la clase de formación Workfront System Administrator Boot Camp para prepararlo para el éxito en su nueva función.
SUGERENCIA: Los administradores de sistemas de más éxito tienden a tener una curiosidad natural y un deseo de aprender y conectarse. Tener experiencia previa en la administración de proyectos o en la comprensión de los flujos de procesos es muy útil, pero no necesario. Asegúrese de comunicar su estrategia a largo plazo al administrador del sistema y mantenerlo informado de cualquier cambio a medida que pase el tiempo.
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Excelencia operativa
Tener un grupo de trabajo interdisciplinario o un “comité de gobernanza” para la solución de Adobe Workfront es fundamental para garantizar el éxito.
Cuando todos los equipos siguen el mismo conjunto de estándares, se consigue la excelencia operativa y se crean informes de administración del trabajo interorganizacional impactantes. Estos estándares los define el comité de gobernanza, donde todos tienen representación, entienden las iniciativas estratégicas de la compañía y pueden participar para lograr metas comunes.
A menudo, el comité estará compuesto por:
- Administradores de sistemas de Workfront
- Administradores de grupos de Workfront
- Usuarios avanzados de Workfront
- “Campeones” de departamentos responsables de ejecutar la estrategia
A cada miembro del comité deben asignársele una función y responsabilidades que ayuden a supervisar las prácticas clave de infraestructura, como la comunicación, la educación, la mejora de los procesos o la creación de informes.
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ACCIÓN: Pregunte al encargado/campeón interno de Workfront sobre sus planes para crear y mantener un comité de gobernanza. Refuerce su apoyo a este concepto y solicite asistir a una reunión del comité para compartir su visión (el “por qué”) sobre el éxito de la administración del trabajo en su organización.
SUGERENCIA: Se recomienda elegir un nombre de creación para el comité de gobernanza. Estas son algunas ideas de nuestros clientes:
- Equipo principal de Workfront
- Campeones de Workfront
- La guarida del león
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Su papel para llegar al éxito
Su papel es una de las claves para obtener el máximo valor de su inversión en Adobe Workfront. El valor final de cualquier sistema de administración del trabajo radica en los datos y las conclusiones que extrae. Cuando, en su papel como líder, empiece a utilizar periódicamente esos datos, su equipo comprobará el valor de utilizar Workfront regularmente. Ahí es cuando el volante empieza a girar: más entradas generan más conclusiones.
El uso de los datos de Workfront también aumenta la participación y la satisfacción de los empleados. Cuando los integrantes del equipo entienden cómo su trabajo se concreta en iniciativas estratégicas de la compañía, están más implicados y conectados.
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ACCIÓN: Destaque los datos generados por Workfront y celebre los éxitos en las reuniones de personal y equipo. Anime a los administradores de su equipo a hacer lo mismo en sus propias reuniones de equipo, así como en reuniones individuales.
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Está en buena compañía
“Muchas organizaciones de marketing operan en los silos en los que solíamos trabajar, por lo que es fundamental tener informes y visibilidad en una ubicación central. Workfront nos proporciona esa única fuente de verdad”.- Paul Tasker, vicepresidente de Operaciones de Marketing de Sage
“Workfront elimina las hojas de cálculo compartidas y el envío de desgloses diarios de disponibilidad de recursos por correo electrónico, que ocupaba a varias oficinas unas 20 horas a la semana o 1000 horas al año”.
- Graham Johnson, EVP, director de Productos de FCB Health
Su papel para llegar al éxito
Una de las claves para obtener el máximo beneficio de su inversión en Adobe es crear una base técnica y organizativa común. Garantizar que todas las áreas de la organización funcionen con una estrategia y un propósito en común es fundamental para el éxito.
También somos conscientes de que liderar a través del cambio puede ser abrumador para los líderes transformacionales. El proceso implica varios pasos fundamentales: comunicar la visión, conseguir la aceptación, formar a las personas en nuevas tecnologías e instaurar nuevas formas de trabajo.
Para obtener instrucciones más detalladas sobre la administración de los aspectos humanos del cambio, consulte nuestra guía sobre Aspectos esenciales de la administración de cambios para el éxito. Este recurso proporciona información valiosa, estrategias prácticas e incluso un kit de herramientas de cambio para ayudarle a comprender el ámbito y las complejidades de la transformación organizativa.