Configurar las opciones de notificación por correo electrónico en Workfront Proof
Las notificaciones por correo electrónico informan a los colaboradores sobre la actividad reciente en las pruebas, como comentarios, respuestas o decisiones.
Puede establecer notificaciones por correo electrónico para los revisores en las siguientes áreas:
Las notificaciones por correo electrónico para los revisores se pueden establecer en la página Nueva prueba, la página Nueva versión y se pueden administrar en la sección Flujo de trabajo de la página Detalles de la prueba. Para obtener más información, consulte Generar pruebas en Workfront Proof
- La página Nueva prueba
- La página Nueva versión
- La sección Flujo de trabajo de la página Detalles de la prueba.
Para obtener más información, consulte Generar pruebas en Workfront Proof
Cada usuario también puede definir su propia configuración de alertas por correo electrónico que se aplica automáticamente cuando se comparte una prueba con ellos si los colaboradores tienen sus preferencias o si los administradores de cuenta tienen su recomendación sobre la frecuencia de las alertas. Se puede establecer como valor predeterminado de una prueba en las páginas de detalles de los usuarios.
Cada usuario también puede establecer su propia configuración de alertas por correo electrónico que se aplicará automáticamente cuando se comparta una prueba con él.
Los usuarios con perfiles de Administrador o Administrador de facturación también pueden establecer los valores predeterminados de la prueba para otros usuarios de su cuenta desde Configuración de la cuenta.
Para obtener información sobre los perfiles, consulte Perfiles de permisos de prueba en Workfront Proof.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
| table 0-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Producto | Workfront Proof independiente |
Configurar valores predeterminados de prueba en la configuración personal (usuarios de Workfront Proof solamente)
Puede configurar las opciones de prueba para las pruebas que cree.
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Haz clic en la imagen de tu perfil en la esquina superior derecha y luego haz clic en Configuración personal.
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Haga clic en la pestaña Valores predeterminados de revisión.
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Haga clic en Configuración predeterminada de notificaciones por correo electrónico para expandirla.
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En la lista desplegable a la derecha de las dos configuraciones siguientes, seleccione una de las opciones que se explican en la tabla siguiente.
- Alerta de correo electrónico predeterminada: afecta a todas las revisiones compartidas con usted. Esta configuración se puede anular a nivel de prueba.
- Alerta de correo electrónico predeterminada para nuevos revisores invitados: afecta a los revisores que no existían anteriormente como contactos de su cuenta.
note note NOTE Si no elige una de las siguientes opciones, Workfront Proof le envía un resumen diario sobre la actividad de las pruebas. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header All activity Workfront envía un mensaje de correo electrónico al revisor cada vez que hay alguna actividad en la prueba, como un nuevo comentario, una respuesta o una decisión.
Es una buena opción para la persona que administra el proceso de revisión porque le permite ver la actividad a medida que ocurre.
Los usuarios no reciben una alerta por correo electrónico sobre su propia actividad.
Replies to my comments Se envía un correo electrónico al revisor únicamente si una persona responde explícitamente a su comentario (esto excluye sus propias respuestas a sus propios comentarios). Esto significa que si una persona en la prueba hace un nuevo comentario, no se le notifica al revisor.
Se recomienda esta configuración para los clientes de la prueba, para que no se les notifique ningún otro comentario en la prueba y solo se les notifique las respuestas a sus propios comentarios.
Aunque no se notifica a los revisores con esta configuración de alerta por correo electrónico de otros comentarios nuevos, pueden seguir viendo todos los comentarios de la prueba en el visor de corrección.
Para obtener información acerca de los comentarios, consulte Ver y responder a los comentarios de la prueba.
Decisions Workfront envía un correo electrónico al revisor únicamente cuando alguien toma una decisión.
Esto puede resultar útil para la persona que administra el proceso de aprobación (como un administrador de proyecto) y necesita supervisar el progreso de la prueba y ver qué usuarios han tomado su decisión.
No se le notificará su propia decisión a menos que seleccione una opción de confirmación por correo electrónico al enviar su decisión.
Final decision Workfront envía un correo electrónico cuando el último aprobador de la prueba ha tomado una decisión.
Esta alerta la suele utilizar el diseñador, que no suele tener que participar en la discusión de revisión real. Cuando se toma la decisión final, se notifica al diseñador y, a continuación se pueden tomar medidas sobre los cambios necesarios.
Esta alerta también puede ser útil para un jefe de departamento al que solo se debe notificar cuando haya finalizado el proceso de revisión.
Hourly Summary Workfront envía un correo electrónico al revisor cada hora con un resumen de todos los comentarios, respuestas y decisiones que se han producido en la hora.
El correo electrónico se envía únicamente cuando se produce una actividad distinta de la suya en la última hora.
Esta alerta es una buena manera de ver una descripción general del proyecto.
Un ejemplo de uso de este resumen es un revisor sénior que necesita una visión general del proyecto, pero no necesita que se le notifique inmediatamente de toda la actividad de la prueba.
Daily Summary Workfront envía un correo electrónico con todos los comentarios, respuestas y decisiones enumerados solo los días en que hay actividad aparte de la suya propia.
Esta alerta es una buena manera de ver un resumen del proyecto sin verse abrumado por múltiples actualizaciones a lo largo del día.
Un ejemplo de uso de este resumen es un jefe de departamento que desea supervisar el progreso general del proyecto.
Para obtener más información, consulte Administrar notificaciones para comentarios y decisiones sobre pruebas.
No email Workfront no envía ninguna alerta por correo electrónico.
Esto es útil para una persona que se agrega a una prueba solamente con fines de referencia y no necesita ser notificada de ningún cambio.El valor predeterminado del sistema es Daily summary (también se ve como Not Set). Si usted o los revisores no realizan ningún otro cambio, todas las pruebas tienen esta configuración.
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Cambie cualquiera de las siguientes opciones:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Email confirmation when proofs are ready Especifique si desea recibir un correo electrónico Proof made al crear una prueba. Para obtener más información, consulte El correo electrónico de Proof Made Format of emails sent to me Elija entre correos electrónicos con estilo HTML y de texto sin formato.
NOTA
La configuración predeterminada de revisión se anula en el nivel de prueba. Sin embargo, si las notificaciones de prueba por correo electrónico están desactivadas para toda la cuenta en la configuración de Account, no se enviarán alertas por correo electrónico a los colaboradores, aunque la Disabled email alert no esté seleccionada en las pruebas.
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En Configuración del mensaje, cambie cualquiera de las siguientes opciones:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 Plantilla de prueba Descripción Plantilla de asunto de prueba Se muestra en las páginas Nueva prueba, Nueva versión, Mensaje y Recordatorio. Se puede editar antes de enviarlo. Plantilla de mensaje de prueba Se muestra en las páginas Nueva prueba, Nueva versión, Mensaje y Recordatorio. Se puede editar antes de enviarlo.
Cambiar las alertas de correo electrónico de un destinatario
Puede cambiar las alertas de correo electrónico de un destinatario determinado en una acción por lotes.
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Haga clic en Contactos en el panel de navegación izquierdo.
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Haga clic en el menú Más
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Abra la sección Elementos compartidos.
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Seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda de cada elemento para el que desee cambiar la alerta de correo electrónico.
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Haga clic en Más sobre la lista de elementos compartidos y luego haga clic en Cambiar alerta de correo electrónico en el menú desplegable.
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Cambie la alerta por correo electrónico y a continuación haga clic en Enviar.
Configuración de valores predeterminados de prueba para un usuario
Si es administrador de Workfront Proof, puede establecer valores predeterminados de prueba para los usuarios de su cuenta.
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Haga clic en Configuración de la cuenta en la parte superior de la pantalla.
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Abra la pestaña Usuarios.
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Abra el menú Más
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Haga clic en Ver detalles de los usuarios en el menú desplegable.
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En Configuración, haga clic en Configuración predeterminada de alertas de correo electrónico para expandirla.
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En la lista desplegable a la derecha de las dos configuraciones siguientes, seleccione una de las opciones explicadas en la tabla siguiente:
- Alerta de correo electrónico predeterminada: Afecta a todas las pruebas compartidas con usted. Esta configuración se puede anular a nivel de prueba.
- Alerta de correo electrónico predeterminada para nuevos revisores invitados: afecta a los revisores que no existían anteriormente como contactos de su cuenta.
note note NOTE Si no elige una de las siguientes opciones para un usuario, Workfront Proof envía a los usuarios un resumen diario de la actividad en sus pruebas. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header All activity Workfront envía un correo electrónico al revisor cada vez que se produce alguna actividad en la prueba, como un nuevo comentario, una respuesta o una decisión.
Es una buena opción para la persona que administra el proceso de revisión porque le permite ver la actividad a medida que ocurre.
Los usuarios no reciben una alerta por correo electrónico sobre su propia actividad.
Replies to my comments Se envía un correo electrónico al revisor únicamente si una persona responde explícitamente a su comentario (esto excluye sus propias respuestas a sus propios comentarios). Esto significa que si una persona en la prueba hace un nuevo comentario, no se le notifica al revisor.
Se recomienda esta configuración para los clientes de la prueba, para que no se les notifique ningún otro comentario en la prueba y solo se les notifique las respuestas a sus propios comentarios.
Aunque no se notifica a los revisores con esta configuración de alerta por correo electrónico de otros comentarios nuevos, pueden seguir viendo todos los comentarios de la prueba en el visor de corrección.
Para obtener información acerca de los comentarios, consulte Ver y responder a los comentarios de la prueba.
Decisions Workfront envía un correo electrónico al revisor únicamente cuando alguien toma una decisión.
Esto puede resultar útil para la persona que administra el proceso de aprobación (como un administrador de proyecto) y necesita supervisar el progreso de la prueba y ver qué usuarios han tomado su decisión.
No se le notificará su propia decisión a menos que seleccione una opción de confirmación por correo electrónico al enviar su decisión.
Final decision Workfront envía un correo electrónico cuando el último aprobador de la prueba ha tomado una decisión.
Esta alerta la suele utilizar el diseñador, que no suele tener que participar en la discusión de revisión real. Cuando se toma la decisión final, se notifica al diseñador y, a continuación se pueden tomar medidas sobre los cambios necesarios.
Esta alerta también puede ser útil para un jefe de departamento al que solo se debe notificar cuando haya finalizado el proceso de revisión.
Hourly Summary Workfront envía un correo electrónico al revisor cada hora con un resumen de todos los comentarios, respuestas y decisiones que se han producido en la hora.
El correo electrónico se envía únicamente cuando se produce una actividad distinta de la suya en la última hora.
Esta alerta es una buena manera de ver una descripción general del proyecto.
Un ejemplo de uso de este resumen es un revisor sénior que necesita una visión general del proyecto, pero no necesita que se le notifique inmediatamente de toda la actividad de la prueba.
Daily Summary Workfront envía un correo electrónico con todos los comentarios, respuestas y decisiones enumerados solo los días en que hay actividad aparte de la suya propia.
Esta alerta es una buena manera de ver un resumen del proyecto sin verse abrumado por múltiples actualizaciones a lo largo del día.
Un ejemplo de uso de este resumen es un jefe de departamento que desea supervisar el progreso general del proyecto.
Para obtener más información, consulte Administrar notificaciones para comentarios y decisiones sobre pruebas.
No email Workfront no envía ninguna alerta por correo electrónico.
Esto es útil para una persona que se agrega a una prueba solamente con fines de referencia y no necesita ser notificada de ningún cambio.El valor predeterminado del sistema es Daily summary (también se ve como Not Set). Si usted o los revisores no realizan ningún otro cambio, todas las pruebas tienen esta configuración.
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En los restantes Ajustes predeterminados de alertas de correo electrónico, cambie cualquiera de las siguientes opciones:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Email confirmation when proofs are ready Especifique si desea recibir un correo electrónico Proof made al crear una prueba. Para obtener más información, consulte El correo electrónico Proof Made. Format of emails sent to me Elija entre correos electrónicos con estilo HTML y de texto sin formato.
NOTA
La configuración predeterminada de revisión se anula en el nivel de prueba. Sin embargo, si las notificaciones de prueba por correo electrónico están desactivadas para toda la cuenta en la configuración de Account, no se enviarán alertas por correo electrónico a los colaboradores, aunque la Disabled email alert no esté seleccionada en las pruebas.